Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Коли подавати повідомлення про прийняття працівника на роботу

Обов'язок подання до ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу передбачений у ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП).

Крім того, необхідно надіслати повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою і порядком відповідно до постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі — постанова № 413).

Для того, щоб дотриматися вимог постанови № 413 у разі прийняття працівника, роботодавець має діяти у такій послідовності:

1. Видати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
2. Подати повідомлення до податкової про прийняття працівника.
3. Проінформувати працівників перед початком роботи на вимогу ст. 29 КЗпП.
4. Допустити до роботи.

Нагадаємо, з особою, яка працевлаштовується, укладається трудовий договір – усний або письмовий. Втім, під час воєнного стану застосовуються спеціальні норми Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон № 2136), якими передбачено, що зараз трудовий договір може бути укладено усно навіть тоді, коли ст. 24 КЗпП вимагає наявність письмової форми.

Зміни у формі повідомлення про прийняття на роботу

24 серпня 2024 року запрацював Закон України від 25.04.2024 №3680-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо регулювання праці домашніх працівників», яким врегульоване поняття домашні працівники.

Відповідні зміни внесені до КЗпП, зокрема до ст. 173-3, визначають, що трудовий договір є підставою для допуску домашнього працівника до роботи. Допуск можливий після того, як роботодавець повідомить відповідний центральний орган виконавчої влади, який реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, про прийняття працівника на роботу у порядку, встановленому КМУ.

Уряд своєю постановою від 23.08.2024 №967 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 р. № 413» виклав у новій редакції додаток 1 до постанови № 413. Таким чином, було оновлено форму повідомлення про прийняття на роботу, до якої ми звикли.

Що змінилося?

Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подається фізособою – роботодавцем до ДПС за її податковою адресою (місцем проживання) та до початку виконання роботи таким працівником.

У графі 5 повідомлення проставляється відповідна категорія: «5 - домашні працівники».

Графа 9 повідомлення «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» не заповнюється. Оскільки при прийнятті на роботу домашніх працівників укладається лише письмовий трудовий договір, а наказ чи розпорядження не видається.

У графі 10 потрібно вказати дату укладення трудового договору з домашнім працівником.

Усі інші графи повідомлення заповнюються без особливостей.

Зауважимо, якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником, яка подається протягом трьох днів з дня звільнення, згідно з додатком 2 до постанови №413. 

В Реєстрі електронних форм податкових документів вже можна знайти:

1. Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту (проєкт для розробників) (постанова КМУ від 17.06.2015 №413). Ідентифікатор форми для юросіб - J3001004;
2. Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником (проєкт для розробників) (постанова КМУ від 17.06.2015 №413). Ідентифікатор форми для юросіб - J3001101.

Хто та куди подає повідомлення про прийняття працівника на роботу

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та/або резиденти Дія Сіті. Крім того, повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подається фізособою – роботодавцем.

Таке повідомлення подається до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Якщо фізособа – роботодавець подає повідомлення щодо домашнього працівника, вона має зробити це до ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання).

Спосіб подання повідомлення про прийняття працівника на роботу

Тепер повідомлення слід подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Якщо у роботодавця відсутня технічна можливість подати повідомлення (тимчасово не працює інтернет), у такому разі Держпраці у своєму листі від 28.03.2022 №1340/4/4.1-зв-22 пропонує подати повідомлення про прийняття працівника на роботу / укладення гіг-контракту у формі документа на папері разом з копією в електронній формі.

Отже, роботодавцю слід зафіксувати й підтвердити документально його спроби подати повідомлення і причини, які цьому завадили. Ця інформація про неможливість подати повідомлення може бути викладена в акті або довідці.

Коли подаємо повідомлення про прийняття працівника на роботу

Зауважимо, що КЗпП і постанова № 413 не встановлюють конкретних строків подання повідомлення про прийняття на роботу. Але важливо, щоб таке повідомлення роботодавець подав до початку роботи працівника.

Наприклад, працівник магазину стає до роботи о 10:00, в такому випадку повідомлення слід подати до 10:00. Тобто, подати повідомлення можна навіть у день, коли працівник починає працювати. Важливо, щоб це було зроблено до початку роботи/зміни.

Види повідомлення про прийняття працівника на роботу

Повідомлення буває двох видів:

1. Початкове – подається при укладенні трудового договору з новим працівником.
2. Скасовуюче – подається, якщо в початковому повідомлені були зроблені помилки або якщо працівник не став до роботи.

Порядок складання повідомлення за основним місцем роботи

У повідомленні необхідно вказати:

Рядок 1. Тип повідомлення (початкове/скасовуюче). Виберіть тип повідомлення:

1. «початкове» – для первинної інформації про прийняття на роботу;
2. «скасовуюче» використовується при помилках у повідомленні або якщо працівник не став до роботи.

Рядок 2. Вказуються дані роботодавця:

1. для юридичних осіб – код згідно з ЄДРПОУ;
2. для фізичних осіб – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта.

Рядок 3. Вказується найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) фізособи-роботодавця.

Далі заповнюємо табличну частину повідомлення, яка складається з граф, а саме:

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 «Категорія особи» потрібно вибрати одну з п'ятьох категорій:

1. наймані працівники за основним місцем роботи;
2. працівники за сумісництвом;
3. гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4. особи на підставі цивільно-правових договорів.
5. домашні працівники.

У графі 6 вказується податковий номер працівника.

У графі 7 зазначаємо унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, який вказується за наявності. Унікальний номер складається з 8 та 5 цифр, що розділені дефісом. Його вказують у біометричних документах – ID-картці або паспорті громадянина України для виїзду за кордон. Якщо у працівника немає такого номера, то графу 7 не заповнюємо.

У графі 8 вказується прізвище, ім'я та по батькові найманого працівника.

У графі 9 – номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. У разі повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника ця графа не заповнюється.

У графі 10 – дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу. При інформуванні про домашнього працівника необхідно вказати дату укладення трудового договору з цим працівником.

У графі 11 – дата початку роботи. 

У рядку 12 вказуємо дату формування повідомлення у роботодавця.

Крім того, у повідомленні вказуємо податкові номери та власне ім’я та прізвище керівника і головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку.

Чи потрібно подавати повідомлення при укладенні цивільно-правового договору на виконання робіт?

Мінекономіки у листі від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01 зазначає, що ні трудовим, ні цивільним законодавством не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.

Чи слід подавати повідомлення до податкової, якщо прийняли працівника на період декрету працівниці?

Звичайно. Важливо відмітити, що в цьому конкретному випадку ми говоримо про укладання строкового трудового договору. Вимога ч. 4 ст. 24 КЗпП про подання повідомлення поширюється на всі трудові договори (навіть і строкові), що укладаються з працівниками.

Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу сумісника

У разі, коли ви приймаєте на роботу сумісника, необхідно повідомити про це ДПС. Це обумовлено тим, що при прийнятті на роботу за сумісництвом з працівником укладається окремий трудовий договір. Цей договір не має жодного відношення до його основної роботи.

Підкажемо, як заповнюється повідомлення у разі прийняття на роботу сумісника. 

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 вибираємо категорію працівника «2». Таку категорію вказуємо як для внутрішнього, так і для зовнішнього сумісництва.

У графі 6 вказується податковий номер працівника, у графі 7 – унікальний номер (за наявності), у графі 8 – прізвище, ім'я та по батькові сумісника (за наявності).

У графах 9 і 10 вказуємо номер та дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу сумісника, а у графі 11 – дату початку роботи.

Чи треба повідомляти податкову про прийняття на роботу директора?

Наразі немає такої обов'язкової вимоги.

Постанова № 413 чітко визначає, що інформація про прийняття на роботу керівника підприємства (установи чи організації) отримується податковими органами з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Отже, відповідно до цього, не потрібно подавати окремого повідомлення про прийняття на роботу директора.

Підприємство запізнилося з поданням до ДПС повідомлення про прийняття працівника. Чи це порушення? Якими будуть наслідки?

Це буде порушенням ч. 4 ст. 24 КЗпП, яка передбачає вимогу повідомляти ДПС про прийняття працівника на роботу. Незалежно від часу, повідомлення треба подати до початку роботи такого працівника.

Інколи неповідомлення про прийняття нового працівника контролюючі органи розглядають як фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору та накладають на роботодавця штраф згідно з абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП. Штраф за таке порушення становить 10 МЗП (мінімальних заробітних плат) (з 1 квітня 2024 року – 80 000 грн).

Не підтримуємо таку думку органів контролю. З нами згоден і суд. Наприклад, у постанові Сьомого апеляційного адміністративного суду від 22 листопада 2022 року у справі № 240/41295/21 зазначено, що відсутність повідомлення про прийняття працівника на роботу не свідчить про те, що між працівником і роботодавцем не оформлено трудовий договір, оскільки законодавець не пов'язує чинність трудового договору із наявністю відповідного повідомлення.

Вважаємо, що за неповідомлення ДПС про прийняття працівника може бути застосовано штраф як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 МЗП (з 1 квітня 2024 року — 8 000 грн).

Але також зважайте що в період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ст. 16 Закону № 2136).

Очікуємо на зміну форми повідомлення

У травні ми повідомляли вам про те, що очікуються нововведення щодо подання повідомлень про прийняття на роботу. Утім й досі Урядом не ухвалено постанови, яка б внесла зміни до постанови № 413. Тож на зміну форми повідомлення, як і порядку його подання можна очікувати, але чи скоро це станеться невідомо. У будь-якому разі ми тримаємо руку на пульсі, і запевняємо, ви першими дізнаєтеся про зміни.

Висновки

1. Повідомлення про прийняття працівника подається до ДПС перед початком роботи працівника.
2. Повідомлення про прийняття на роботу подають всі роботодавці — як юридичні особи, так і фізичні особи-підприємці, а також резиденти Дія Сіті. Ці повідомлення направляються до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника єдиного внеску. У свою чергу, фізичні особи — роботодавці подають повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника за своєю податковою адресою (місцем проживання).
3. Повідомляти податкову про нового працівника слід за формою, встановленою постановою № 413.
4. Повідомлення необхідно подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису. У разі відсутності технічної можливості (тимчасово не працює інтернет), роботодавець може подати повідомлення у формі документа на папері разом з копією в електронній формі.
5.  Повідомлення буває двох видів: початкове (подається при укладенні трудового договору з новим працівником), скасовуюче (подається, якщо в початковому повідомлені були зроблені помилки або якщо працівник не став до роботи).
6. Обов'язок інформувати ДПС про укладення цивільно-правового договору не передбачений чинним законодавством.
7. Якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму повідомлення про припинення трудового договору з цим працівником, яка подається протягом трьох днів з дня звільнення.

Анастасія ШЕВЧЕНКО, редактор kadroland

Статті на тему:

Укладення трудового договору з директором: враховуємо особливості

Працевлаштовуємо іноземців та звітуємо про них до центру зайнятості