Умови праці
31.12.2025
Працівник не вийшов на роботу: дії кадровика
Сьогодні на мінікурсі розберемо, як правильно зафіксувати відсутність працівника на робочому місці, які відмітки проставляти в табелі обліку робочого часу та чому звільнення за прогул є крайнім і доволі ризикованим заходом, особливо під час воєнного стану
- Працівник не виходить на зв’язок: зафіксуйте відсутність
- Дії під час відсутності працівника
- Коли відсутність – не прогул
- Звільнення за прогул
- Альтернативні варіанти оформлення відсутності на роботі
- Висновки
Працівник не виходить на зв’язок: зафіксуйте відсутність
На практиці доволі часто трапляються ситуації, коли працівник раптово перестає виходити на роботу. При цьому наявність зв’язку з працівником значно спрощує дії кадровика, адже алгоритм реагування у такому випадку є зрозумілим і прогнозованим.
Найбільші труднощі виникають, коли працівник не виходить на зв’язок, особливо в умовах воєнного стану, коли тривають мобілізаційні процеси, відбуваються вимушені переміщення та виникають перебої зі зв’язком, що потребує від роботодавця виважених і правомірних дій.
У разі неявки працівника особа, відповідальна за ведення кадрового обліку ( інспектор з кадрів), має розпочати офіційне документування відсутності. Оскільки законодавство не визначає чіткого порядку її фіксації, на практиці застосовують такий алгоритм:
- фіксують неявку доповідною запискою керівнику;
- складають акт про відсутність за кожен день із зазначенням дати, часу та місця;
- направляють працівнику вимогу надати письмові пояснення, отримують відповідь або фіксують відмову відповідним актом.
Дії під час відсутності працівника
До з’ясування причин відсутності за працівником зберігаються робоче місце та посада, трудові відносини не припиняються. Водночас цей період не оплачується та не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.
До моменту появи працівника на робочому місці у Табелі обліку використання робочого часу проставляють відмітки «НЗ» — відсутній з нез’ясованих причин (або цифровий код «28»).
Якщо згодом з’ясується, що причина відсутності була поважною, наприклад, тимчасова непрацездатність чи мобілізація, відповідні відмітки в табелі необхідно змінити: код «НЗ» –на «ЛН» у разі лікарняного або на «ІН» (інший невідпрацьований час) на підставі підтвердних документів про мобілізацію (повістки, довідки тощо).
Коли відсутність – не прогул
Але що робити, якщо працівник не виходить на зв’язок і з’ясувати причини його неявки неможливо? Чи можна в такій ситуації звільнити працівника за прогул?
Прогул — це відсутність на роботі понад три години без поважних причин, які мають бути встановлені (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Обставини війни — зокрема, перебування в укритті чи неможливість дістатися до роботи через обстріли — визнаються поважними причинами, що підтверджується практикою Верховного Суду.
Без пояснень працівника роботодавець не може оцінити поважність причин неявки. Оскільки звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, роботодавець зобов’язаний витребувати письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП), а їх ненадання — зафіксувати відмову актом.
Звільнення за прогул
У разі доказовості та при проведенні належної процедури звільнення за прогул не заборонено під час воєнного стану.
Разом із тим, в умовах воєнного стану законодавство передбачає спеціальну підставу для припинення трудових відносин — звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП у разі відсутності працівника на роботі та будь-якої інформації про причини такої неявки понад чотири місяці поспіль. Для застосування цієї норми одночасно мають бути виконані дві умови:
- фактична безперервна відсутність працівника понад 4 місяці;
- повна відсутність у роботодавця інформації про причини неявки протягом цього періоду.
За недотримання хоча б однієї з цих умов звільнення може бути визнане судом незаконним.
Альтернативні варіанти оформлення відсутності на роботі
Якщо працівник вийшов на зв’язок, але об’єктивно не може приступити до роботи, наприклад, через виїзд за кордон у зв’язку з бойовими діями, роботодавець має кілька законних варіантів оформлення його відсутності. Серед них: дистанційнаробота, простій, відпустка без збереження заробітної плати, щорічні або інші оплачувані відпустки, а також призупинення дії трудового договору.
Ще можлива ситуація, коли працівник, скажімо без належного оформлення не вийшов на роботу 1 та 2 січня. У такому разі роботодавець проводить усю процедуру щодо відсутності, затребує пояснення. Якщо, на думку роботодавця, викладені причини відсутності є поважними, то він може не притягувати працівника до дисциплінарної відповідальності, а протабелювати позначкою «І» як інші причини неявок.
Висновки
- Тривала неявка працівника на робочому місці не завжди є підставою для звільнення за прогул.
- Першочергове завдання кадровика — забезпечити належне документальне оформлення ситуації: зафіксувати неявку, витребувати письмові пояснення, встановити причини відсутності та здійснити відповідне табелювання.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про звільнення за прогул
Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі
Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності
Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі
Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною
Доповідна записка про відсутність на роботі
Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі
Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці
Акт про відсутність працівника на роботі
Статті та консультації на тему:
Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану
Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій
Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати
Акти в роботі кадровика: коли складати та як оформити
Соціальне страхування / Пенсії
20.08.2026
ПФУ готує нові правила для пенсій військових: що змінять у виплатах та документах
Порядок призначення та перерахунку пенсій військовим можуть змінити. ПФУ підготував відповідний проєкт постанови, який уже винесли на обговорення. Документ передбачає нові правила для тих, хто проживає за кордоном, на тимчасово окупованих територіях, а також уточнює порядок поновлення та перерахунку пенсій

Діловодство
20.08.2026
Як оформлювати додатки до наказів: практичні поради
Правильне оформлення додатків до документів підприємства, зокрема, наказів може у певних випадках убезпечити підприємство від додаткових витрат. Дізнавайтеся, як організувати нумерацію додатків, які вимоги висувають до посилань на додатки у тексті наказу, хто і як має погоджувати додатки до наказів.

Трудовий кодекс
20.08.2026
Новий Трудовий кодекс в Україні все ж планують ухвалити
Законопроєкт про новий Трудовий кодекс України №14386 відкликали у липні 2026 року, однак ідею масштабної реформи трудового законодавства не скасували. У Програмі діяльності Кабміну Мінекономіки отримало завдання забезпечити фундаментальну трансформацію ринку праці та ухвалення нового Трудового кодексу

Посадові інструкції
20.08.2026
Робоча інструкція кухонного робітника
Робоча інструкція кухонного робітника визначає основні трудові функції, обов’язки, права, відповідальність і кваліфікаційні вимоги до працівника з урахуванням положень ДКХП. Розглянемо зразок робочої інструкції кухонного робітника, який можна адаптувати до умов конкретного підприємства та погодити з представниками трудового колективу.

Відповідальність / Перевірки
20.08.2026
Навчання заради відстрочки: в Україні посилять контроль за студентами від 25 років
В Україні планують посилити контроль за студентами віком від 25 років, щоб виявляти випадки фіктивного навчання заради відстрочки від мобілізації. У МОН заявили, що навчання в університеті має бути реальним, а не способом уникнення призову

Лікарняні / Страховий стаж
20.08.2026
Працівник захворів наступного дня після працевлаштування: чи сформують е-лікарняний
Чи буде сформовано е-лікарняний, якщо працівник вийшов на роботу лише один день і одразу захворів? ПФУ пояснив, коли електронний листок непрацездатності сформується та чому важливо, щоб роботодавець вчасно подав повідомлення про прийняття працівника до податкової

Інше
20.08.2026
«Резерв+» для жінок: ЄС змінив правила для українців
У Європейському Союзі змінилися правила надання тимчасового захисту громадянам України. Відтепер під час оформлення статусу держави-члени можуть перевіряти, чи виконала особа свої військові зобов’язання в Україні. На практиці це вже призвело до ситуацій, коли українських жінок просять надати військово-обліковий документ із «Резерв+»

Відповідальність / Перевірки
20.08.2026
Коли Держпраці може перевірити роботодавця під час воєнного стану: повний перелік підстав
Позапланові перевірки з питань дотримання трудового законодавства під час війни можливі лише за визначених законом підстав. Які звернення та обставини можуть стати причиною контролю – розповіли у Держпраці

Лікарняні / Страховий стаж
20.08.2026
Лікарняні 2026: хто має право на 100% виплати незалежно від страхового стажу
Більше 8 років страхового стажу – не єдина умова для отримання лікарняних у розмірі 100% середньої зарплати. ПФУ назвав категорії працівників, яким повну виплату гарантує закон незалежно від стажу, та розповів про важливі зміни для донорів

Відповідальність / Перевірки
20.08.2026
Немає посадової інструкції — немає відповідальності?
Працівник відмовляється виконувати завдання, а посадової інструкції немає. Чи можна в такому випадку довести, що це завдання взагалі входило до обов’язків працівника, і притягнути його до дисциплінарної відповідальності? Наводимо реальні кейси, аналізуємо судову практику і розбираємося, коли відсутність посадової інструкції стає проблемою для роботодавця

Ранковий кадровик
20.08.2026
Про звільнених у Списку ВО з 13.08. Облік студентів в «Дії». Норматив 4% за філію. Наслідки обстрілу. Відпустку без ЗП частинами 🙋♀️ Ранковий кадровик від 20.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Звільнення
19.08.2026
Припинення трудових відносин через смерть працівника: особливості та кадрові документи
Сьогодні, на жаль, роботодавці частіше стикаються з такою ситуацією як смерть працівника. І потрібно знати: як оформити припинення трудового договору з померлим працівником, якою датою видавати наказ, якою буде дата припинення трудового договору, як внести запис до трудової книжки, особової картки тощо, кому виплатити належні померлому працівнику кошти. У статті відповідаємо на найпоширеніші питання з цієї теми

Мобілізовані / Добровольці ТРО
19.08.2026
Грошове забезпечення військових у 2026 році: скільки мають платити щомісяця та за бойові завдання
30, 50, 100, 170 тисяч гривень – які саме виплати належать військовослужбовцям і від чого залежить їхній розмір? Міноборони пояснило структуру грошового забезпечення та розповіло, скільки військовий може отримати за різні завдання

Військовий облік
19.08.2026
Встигнути до 1 жовтня: видаємо наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідального за військовий облік
Що потрібно зробити до 1 жовтня кожній юридичній особі, яка веде військовий облік? Правильно, видати наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації особи відповідальної за військовий облік. Який це може бути наказ, розповідаємо у статті









