Умови праці
31.12.2025
Працівник не вийшов на роботу: дії кадровика
Сьогодні на мінікурсі розберемо, як правильно зафіксувати відсутність працівника на робочому місці, які відмітки проставляти в табелі обліку робочого часу та чому звільнення за прогул є крайнім і доволі ризикованим заходом, особливо під час воєнного стану
- Працівник не виходить на зв’язок: зафіксуйте відсутність
- Дії під час відсутності працівника
- Коли відсутність – не прогул
- Звільнення за прогул
- Альтернативні варіанти оформлення відсутності на роботі
- Висновки
Працівник не виходить на зв’язок: зафіксуйте відсутність
На практиці доволі часто трапляються ситуації, коли працівник раптово перестає виходити на роботу. При цьому наявність зв’язку з працівником значно спрощує дії кадровика, адже алгоритм реагування у такому випадку є зрозумілим і прогнозованим.
Найбільші труднощі виникають, коли працівник не виходить на зв’язок, особливо в умовах воєнного стану, коли тривають мобілізаційні процеси, відбуваються вимушені переміщення та виникають перебої зі зв’язком, що потребує від роботодавця виважених і правомірних дій.
У разі неявки працівника особа, відповідальна за ведення кадрового обліку ( інспектор з кадрів), має розпочати офіційне документування відсутності. Оскільки законодавство не визначає чіткого порядку її фіксації, на практиці застосовують такий алгоритм:
- фіксують неявку доповідною запискою керівнику;
- складають акт про відсутність за кожен день із зазначенням дати, часу та місця;
- направляють працівнику вимогу надати письмові пояснення, отримують відповідь або фіксують відмову відповідним актом.
Дії під час відсутності працівника
До з’ясування причин відсутності за працівником зберігаються робоче місце та посада, трудові відносини не припиняються. Водночас цей період не оплачується та не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку.
До моменту появи працівника на робочому місці у Табелі обліку використання робочого часу проставляють відмітки «НЗ» — відсутній з нез’ясованих причин (або цифровий код «28»).
Якщо згодом з’ясується, що причина відсутності була поважною, наприклад, тимчасова непрацездатність чи мобілізація, відповідні відмітки в табелі необхідно змінити: код «НЗ» –на «ЛН» у разі лікарняного або на «ІН» (інший невідпрацьований час) на підставі підтвердних документів про мобілізацію (повістки, довідки тощо).
Коли відсутність – не прогул
Але що робити, якщо працівник не виходить на зв’язок і з’ясувати причини його неявки неможливо? Чи можна в такій ситуації звільнити працівника за прогул?
Прогул — це відсутність на роботі понад три години без поважних причин, які мають бути встановлені (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП).
Обставини війни — зокрема, перебування в укритті чи неможливість дістатися до роботи через обстріли — визнаються поважними причинами, що підтверджується практикою Верховного Суду.
Без пояснень працівника роботодавець не може оцінити поважність причин неявки. Оскільки звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням, роботодавець зобов’язаний витребувати письмові пояснення (ч. 1 ст. 149 КЗпП), а їх ненадання — зафіксувати відмову актом.
Звільнення за прогул
У разі доказовості та при проведенні належної процедури звільнення за прогул не заборонено під час воєнного стану.
Разом із тим, в умовах воєнного стану законодавство передбачає спеціальну підставу для припинення трудових відносин — звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП у разі відсутності працівника на роботі та будь-якої інформації про причини такої неявки понад чотири місяці поспіль. Для застосування цієї норми одночасно мають бути виконані дві умови:
- фактична безперервна відсутність працівника понад 4 місяці;
- повна відсутність у роботодавця інформації про причини неявки протягом цього періоду.
За недотримання хоча б однієї з цих умов звільнення може бути визнане судом незаконним.
Альтернативні варіанти оформлення відсутності на роботі
Якщо працівник вийшов на зв’язок, але об’єктивно не може приступити до роботи, наприклад, через виїзд за кордон у зв’язку з бойовими діями, роботодавець має кілька законних варіантів оформлення його відсутності. Серед них: дистанційнаробота, простій, відпустка без збереження заробітної плати, щорічні або інші оплачувані відпустки, а також призупинення дії трудового договору.
Ще можлива ситуація, коли працівник, скажімо без належного оформлення не вийшов на роботу 1 та 2 січня. У такому разі роботодавець проводить усю процедуру щодо відсутності, затребує пояснення. Якщо, на думку роботодавця, викладені причини відсутності є поважними, то він може не притягувати працівника до дисциплінарної відповідальності, а протабелювати позначкою «І» як інші причини неявок.
Висновки
- Тривала неявка працівника на робочому місці не завжди є підставою для звільнення за прогул.
- Першочергове завдання кадровика — забезпечити належне документальне оформлення ситуації: зафіксувати неявку, витребувати письмові пояснення, встановити причини відсутності та здійснити відповідне табелювання.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Наказ про звільнення за прогул
Доповідна записка про підтвердження відсутності працівника на роботі
Акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності
Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі
Наказ про визнання причини відсутності працівника поважною
Доповідна записка про відсутність на роботі
Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі
Пояснювальна записка про відсутність на робочому місці
Акт про відсутність працівника на роботі
Статті та консультації на тему:
Звільнення за прогул: коли допустиме під час воєнного стану
Звільнення працівників: ТОП-5 (не)стандартних ситуацій
Звільнення відсутнього працівника: яку підставу краще вибрати
Акти в роботі кадровика: коли складати та як оформити
Особливі працівники
04.10.2026
Документи про інвалідність уже подані: чи потрібна від працівника окрема заява
Працівник працює на підприємстві тривалий час. У червні 2026 року йому встановлена група інвалідності. Документи про встановлення групи подав у відділ кадрів та бухгалтерію у кінці вересня 2026 року. Якого змісту заяву повинен працівник надати роботодавцю?

Військовий облік
04.10.2026
Директор звільняється, працівників немає: що повідомити ТЦК та СП
У новоствореному підприємстві директора призначили відповідальним за ведення військового обліку. До ТЦК та СП надіслали додаток 1, у якому зазначили два накази: про вступ директора на посаду та про призначення його відповідальним за військовий облік. Наразі директор звільняється. В останній робочий день плануємо надіслати додаток 1 із зазначенням наказу про звільнення директора. Інших працівників на підприємстві немає. Функції директора поки що виконуватиме засновник без укладення трудового договору. Чи потрібно інформувати ТЦК та СП про відсутність директора та працівників на підприємстві?

Військовий облік
03.10.2026
Звіряння з ТЦК, якщо працівник зник і не виходить на зв’язок: як діяти роботодавцю
Прошу поради стосовно того як пройти звірку з ТЦК з працівником, що зник у невідомому напрямку більше року тому. На сьогодні дана особа є корисною для врахування квоти/бронювання. З даною особою зв`язку нема, нам не відомо де вона перебуває.

Військовий облік
02.10.2026
Змінили адресу, роботу чи одружилися: про що чоловік має сам повідомити ТЦК
Ви змінили роботу, посаду чи адресу проживання? Одружилися або отримали диплом про освіту? А чи знаєте ви, що про такі зміни потрібно повідомляти орган, де ви перебуваєте на військовому обліку, особисто – навіть якщо роботодавець уже передав відповідну інформацію? Сьогодні у нашій постійній рубриці «Три хвилини з адвокатом» розбираємо ці та інші запитання

Особливі працівники
02.10.2026
Тижневий зріз знань з кадрового обліку №4: норматив 4% та Звіт
Повертаємо одну з улюблених рубрик. Впевнені, що ви готові до самоперевірки. Буквально відучора ми почали подавати звітність щодо працівників з інвалідністю. Тож сьогодні для вас – тематичний тест. Інколи тести здаватимуться вам простими, а інколи – змусять розмірковувати. У будь-якому разі не зайве надати відповідь на кілька цікавих запитань та упевнитися, що у знаннях немає прогалин. А через тиждень обов’язково підіб’ємо підсумки

Військовий облік
02.10.2026
«Сесія ключа завершилася»: чому в «Дії» не вдається отримати відомості персонального обліку
Користувачі повідомляють про проблеми з поданням заявки на отримання відомостей персонального обліку через портал «Дія». У сервісі вже відреагували на проблему – розповідаємо, що відомо

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Звіт за І та ІІ квартали 2026 року: до 09.11 без штрафів і пені, але є умови
9 листопада 2026 року – граничний строк подання Звітів за І та/або ІІ квартали 2026 року. ДПС пояснила, коли потрібно сплатити нарахований внесок та за яких умов за цими звітами не застосовуватимуть штрафні санкції і пеню

Звільнення
02.10.2026
Немає наказу про звільнення: чи означає це, що працівник досі працює
Працівниця не виходила на роботу з 2020 року, не отримувала зарплату, а наказу про звільнення не було. Через кілька років вона вимагала визнати трудові відносини та виплатити понад 273 тис. грн. Верховний Суд пояснив, чому сама відсутність наказу про звільнення ще не доводить, що трудові відносини тривали весь цей час

Відповідальність / Перевірки
02.10.2026
Повістка прийшла після дати виклику: що робити та чи оштрафують за неявку до ТЦК
Дата явки у повістці вже минула, а лист людина отримала лише після неї. У Сумському обласному ТЦК та СП пояснили, як визначається дата вручення поштової повістки, що робити після її отримання та чи означає запізніла доставка автоматичний штраф

Соціальне страхування / Пенсії
02.10.2026
Пенсійні доплати у жовтні 2026 року: кому додадуть 156 грн, а кому – до 570 грн
У жовтні 2026 року частині пенсіонерів призначать або збільшать вікові доплати до пенсії. Пояснюємо, кому належить доплата, як змінюється її розмір із віком і чи потрібно подавати заяву до Пенсійного фонду

Мобілізовані / Добровольці ТРО
02.10.2026
Не подано заяву на компенсацію соцвідпустки на дітей: Держпраці пояснила, чи згорає право
Заяву на компенсацію за невикористану додаткову відпустку на дітей працівниця мала подати до кінця місяця, в якому її увільнили від роботи через прийняття на військову службу за контрактом. Строк пропущено – але чи зникає саме право на відпустку? Держпраці надала роз’яснення для такої ситуації

Прийняття
02.10.2026
Нові правила для молодих працівників: що зміниться у КЗпП
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16114, який передбачає зміни до КЗпП щодо працевлаштування молоді та неповнолітніх. Серед пропозицій – електронний трудовий договір, випробування для осіб до 18 років, нові норми робочого часу та скасування заборони на роботу неповнолітніх у вихідні

Військовий облік
02.10.2026
З 2 жовтня «Резерв+» не оформлятиме окремі відстрочки: коли відновлять послугу
З 2 жовтня о 14:30 через планові технічні роботи тимчасово буде недоступне оформлення відстрочок, пов’язаних з інвалідністю. У Міноборони повідомили, коли орієнтовно відновиться робота сервісу та що робити користувачам під час технічних робіт

Звільнення
02.10.2026
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Порядок припинення трудових відносин у разі смерті працівника передбачає оформлення наказу на підставі свідоцтва про смерть із посиланням на п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗпП. Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, а не дата видання наказу. Це зумовлює особливості складання такого наказу









