Питання щодо ведення особової справи та документів працівників

Ось відповіді на ваші запитання щодо ведення особових справ працівників:

1. Ні, копії наказів про підвищення посадового окладу не потрібно долучати до особової справи працівника. Перелік документів особової справи регламентовано п. 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, ним не передбачено даного документа.

2. Ні, не передбачено діловодством такого формування особової справи. Підприємства, що запроваджують електронний документообіг, мають створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній згідно п. 4 розділу 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5. Роздрукований електронний документ не може бути оригіналом паперового документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги». Держархів планує доповненння щодо порядку організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту, як оголосили рішення про мобілізацію. До того як припинять чи скасують особливий період в Україні, запропонували дозволити не виготовляти на папері документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створені в електронній формі, але за умови, що дані збережені в безпечних місцях, чекаємо на офіційне оприлюднення.

3. Відсутність автобіографії та особового листка з обліку кадрів може стати підставою для притягнення до відповідальності за порушення законодавства про працю як посадових осіб, так і роботодавця як юридичної особи. Адже це обовʼязкові документи особової справи. Штраф за порушення: на посадових осіб роботодавця — 30—100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян згідно ч. 1 ст. 41 КпАП; на юридичну особу — мінімальна зарплата згідно абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП. На час воєнного стану не застосовуються штрафні санкції за ст. 265 КЗпП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!