Запис у трудовій книжці: підтвердження зміни прізвища та документи

Добрий день! В нашій працівниці не має запису у трудовій книжці про зміну прізвища. ПфУ нам відмовило у оцифруванні трудової книжки з цієї підстави. Прізвище вона змінила у 2009 році, але в трудовій не зробили запис. Потім у 2011 році вона розлучилась прізвище залишила, але свідоцтво про шлюб в неї забрали. Питання: чи можемо ми зробити їй запис у трудову книжку зараз ? якщо так, який документ вписати для підтвердження прізвища - свідоцтво про розлучення чи Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану щодо підтвердження дошлюбного прізвища?

ВК

Вячеслав, консультант

експерт

09.06.2025 | 20:44

Очікує відповідь

Так, ви можете внести запис у трудову книжку працівниці про зміну прізвища, навіть якщо не було запису раніше.

Для цього вам потрібно зробити запис на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки та на першій сторінці (титулці). Як підтвердження зміни прізвища можна використовувати свідоцтво про розлучення або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану ( п. 2.13. Інструкції про порядок ведення трудових книжок https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#o15 ).

Який документ краще використовувати:

Свідоцтво про розлучення:

Якщо працівниця розлучилася та взяла дошлюбне прізвище, можна використовувати свідоцтво про розлучення як підтвердження зміни.

Витяг з Державного реєстру:

Якщо працівниця змінила прізвище за іншими підставами (наприклад, заміна ім'я), то витяг з реєстру підтвердить зміну.

Що робити, якщо не має свідоцтва про розлучення:

В такому випадку, можна використовувати витяг з Державного реєстру актів цивільного стану, де буде зазначено зміну прізвища.

Загальні рекомендації:

Внесіть зміни, як зазначено в Інструкції №58.

Підтверджуйте зміни підписом керівника або печаткою відділу кадрів.

Вкажіть дату внесення змін.

Завдяки цим діям ви зможете оцифрувати трудову книжку та надати її до ПФУ.