Як правильно оформити наказ заднім числом у кадровому обліку

Наказ заднім числом не можна робити ні в якому разі.

Реєстрація «заднім числом» це порушення вимог нормативних документів. Та й використання номера (не плутайте із формуванням індексу документа) через дріб — неправомірне, хіба що у разі виникнення питань, вказати, що це механічна помилка.

Реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою (п. 5.11 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 р. № 144).

Якщо з певних причин підписаний наказ не зареєстрували вчасно, його необхідно перевидати, перевізувати у посадових осіб, подати знову керівникові на підпис, а потім зареєструвати у день підписання.

На практиці, якщо наказом необхідно чітко визначити дату певного юридичного факту чи події, яка вже відбулась, але наказ не зареєстрували, то у наказі, що видають пізніше дати цього факту чи події, необхідно зафіксувати ту попередню дату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!