Чи потрібно ставити відмітку "копія" на кадрових документах

Засвідчення копії документа, зокрема й кадрового, здійснюється шляхом проставлення на цій копії реквізиту «Відмітка про засвідчення копії документа», встановленого ДСТУ 4163:2020.

Ця відмітка складається з таких елементів:

• словосполуки «Згідно з оригіналом» (без лапок),
• назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища,
• дати засвідчення копії

та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Менеджер з персоналу Прокопенко Тетяна ПРОКОПЕНКО

19 липня 2025 р.

Якщо копія кадрового документа створюються для направлення її за межі юридичної особи, то відмітка про засвідчення копії скріплюється основною круглою печаткою юридичної особи (із зазначення найменування та коду юрособи за ЄДРПОУ). Якщо для підкладення в особову справу або інших службових потреб у межах юрособи, то простою печаткою служби кадрів або печаткою «Для копій».

Законодавством не передбачено проставлення штампу «Копія» на копіях службових документів, що створюються у поточному загальному або кадровому діловодстві.

Між тим, у п. 5 гл. 4 р. ХІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%9A%D0%BE%D0%BF%D1%96%D1%8F#n1258 визначена норма засвідчення архівних копій та витягів, в якій обумовлено застосування штампа «Копія», а саме:

«При виготовленні ксеро- та фотокопій бланк установи не використовують, а в правому верхньому куті копій проставляють штамп «Копія». Архівний шифр (пошукові дані) документа вказують на звороті кожного аркуша копії. Засвідчувальні написи та відбиток печатки (за наявності) проставляють на звороті останнього аркуша копії.

Усі аркуші архівної копії або архівного витягу повинні бути пронумеровані та прошиті, а місце з’єднання аркушів засвідчують підписом керівника архіву (особи, відповідальної за архів) та відбитком печатки установи (за наявності).

Архівні довідки, копії і витяги з архівних документів надсилають заявникам поштою із супровідними листами, підписаними керівником установи або структурного підрозділу, до складу якого входить архів.»

Отже, якщо на Вашому підприємстві є штамп «Копія», то не буде помилкою проставлення його на усіх копіях, що виготовляються з кадрових документів. Якщо такого штампу немає, то для засвідчення копії достатньо наявності на ній реквізиту «Відмітка про засвідчення копії».

Раді допомогти, звертайтесь ще!