Перелік документів та осіб, які можуть використовувати факсимільний підпис

Законодавством визначено перелік документів, на яких забороняється застосування факсимільного підпису.

Так, у п. 12 глави 8 розділу IІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n15 зазначається, що

«Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається».

Згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf до організаційно-розпорядчих документів належать:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо)

Таким чином, виходить, що ставити факсиміле неможна на жодному управлінському документі. Адже унормованого переліку документів, на яких би дозволялося застосування факсимільного підпису, не існує.

Як варіант, можна проставляти факсиміле на деяких видах договорів з діловими партнерами, у разі, якщо сторони письмово домовляться про використання факсиміле і нададуть зразки підписів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!