Зберігання документів у особовій справі: правила і нюанси

Перелік документів які мають зберігатися в особовій справі працівника визначений Типовою інструкцією з діловодства в органах державної влади та місцевого самоврядування (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502).
В особовій справі обов’язково зберігають копії документів, що:

· підтверджують особу та освіту;

· підтверджують право на пільги, стаж, спеціальність;

· пов’язані з роботою (заяви, накази, контракти, характеристики тощо).

Але оригінали таких документів (свідоцтво про народження, шлюб, ОК-7, і т.п.) не підшивають. Їх працівник лише пред’являє для ознайомлення, а роботодавець робить копії (з відміткою «Згідно з оригіналом» та підписом кадровика).

При звільненні жодних вилучень чи позначок «вилучено» робити не треба. В особовій справі залишаються завірені копії документів, що були підставою для надання пільг чи інших кадрових дій. Якщо копії документів з часом втратять значення (наприклад, довідка ОК-7), їх все одно залишають у справі — вилучати заборонено, бо це офіційний архівний документ.
Більш детально про ведення особових справ та зберігання в них документів можете ознайомитися за посиланням https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!