Фіксація ознайомлення працівника з наказом через електронну пошту

Щоб належним чином зафіксувати ознайомлення дистанційного працівника з наказом, недостатньо лише написати на наказі відмітку про email-підтвердження.

Відповідно до українського законодавства про дистанційну роботу, ознайомлення з документами можливе шляхом обміну електронними документами.

Для цього вам потрібно відправити працівнику скан-копію або електронну версію наказу з усіма додатками.
Попросити працівника надіслати у відповідь підписану ним копію наказу (наприклад, скан-копію).
Для більшої надійності можна використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП), якщо працівник його має.

В договорі про дистанційну роботу мають бути прописані умови обміну електронними документами. І цей спосіб може бути прийнятним, якщо його було заздалегідь узгоджено з працівником. Якщо ж це не зафіксованов документах, то пропишіть в трудовому договорі (або додатковій угоді), що обмін документами, в тому числі ознайомлення з наказами, може здійснюватись через email, месенжер,вайбер.

Частиною 3 ст. 29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175 передбачено, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП).

Саме у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника

Раді допомогти, звертайтесь ще!