Зміна прізвища працівниці: дії роботодавця та документи для ПФ

Потрібно внести зміни до кадрових та облікових документів.

Працівниця повинна надати паспорт громадянки України, виданий на нове ім’я та прізвище, та документ, що підтверджує зміну - свідоцтво про шлюб, тобто зазначте два документа. Отримайте від працівниці заяву про зміну імені та прізвища у трудовій книжці (якщо зберігається у працівниці, доцільно, щоб принесла для внесення змін, робтодавець наразі немає прямого обовʼязку вносити такий запис, бо трудові зберігаються на руках )в усіх облікових та офіційних документах, зразок заяви для прикладу - Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища). Далі підготуйте проєкт наказу про зміну Прізвища та імені в трудовій книжці, облікових і офіційних документах, зразок для прикладу - Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища).

Додайте копію наказу до особової справи та надані документи. За необхідності можна зробити копію наказу для передачі в бухгалтерську службу для внесення змін в бухгалтерські документи, форми обліку. Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу.
Кадровик на підставі наказу вносить зміни до трудової книжки працівникці (якщо вона надасть свою трудову книжку) згідно з п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text та особової картки П-2, слід закреслити колишнє ім’я, поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» картки П-2 вкажіть, що ім‘я та прізвище змінено на підставі паспорта та вкажіть номер нового паспорта та реквізити наказу про зміну імені та прізвища. Якщо трудова зберігається на підприємстві, то запис про зміну прізвища потрібно обовʼязково внести, нове ім’я та прізвище слід змінити на титульній сторінці особової справи, журналі обліку особових справ та в книзі обліку руху трудових книжок, якщо працівницю прийнято до 10.06.2021 і її трудова зареєстрована.

Щодо повідомлення ПФУ, то роботодавець не повідомляє про зміну прізвища, не передбачено. Бухгалтер в об’єднаній звітності в Додатку 1 зазначить нове прізвище працівника. ПФУ бере дані про фізичну особу з останнього поданого Звіту. Тому бухгалтер зазначить працівника з новим прізвищем у в Д1, сформованій за той звітний період, в якому працівник надав Вам відомості про зміну прізвища. Якщо мова про оперативні відомості, то їх також не подають.

Працівниця також має можливість самостійно оновити особисті дані на вебпорталі ПФУ, докладніше - https://www.pfu.gov.ua/zk/722246-yak-onovyty-osobysti-dani-v-elektronnomu-kabineti-na-vebportali-pfu/

Раді допомогти, звертайтесь ще!