Зберігання документів про звільнення: протоколи, заяви та архівні нюанси

Протокол підписання – в особовій справі, заяви про пересилання трудової книжки – у справі «Документи до наказів із кадрових питань».

Відповідно до п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), в особових справах мають зберігатися копії або витяги з кадрових наказів, у т. ч. і про звільнення. Протокол підписання є невід'ємною частиною наказу, оскільки без нього наказ вважається недійсним, тож його також потрібно зберігати в особовій справі разом із наказом та зазначати у внутрішньому описі особової справи.

Заяви ж працівників про пересилання трудової книжки поштою до особової справи не долучаються – їх зберігають у справі «Документи до наказів із кадрових питань (заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, копії довідок, обхідні листки та ін.)».

Раді допомогти, звертайтесь ще!