Що робити з трудовими книжками після 10 червня 2026 року

Після 10.06.2026 завершиться 5-річний перехідний період щодо обліку трудової діяльності в електронній формі відповідно до Закону України №1217-IX (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#Text).

Це не означає автоматичного припинення існування паперових трудових книжок, але змінюється порядок роботи з ними.

Трудові книжки, які вже зберігаються у роботодавця, якщо відомості про трудову діяльність передані до реєстру ПФУ — роботодавець видає паперові трудові книжки працівникам під підпис. Бажано оформити це організаційно: наказом, факт видачі підтверджують підписом працівника у книзі обліку руху трудових книжок. Якщо працівник не забирає книжку або недоступний — вона може залишатися у роботодавця до фактичної передачі. Надсилати її без звернення працівника не можна.Трудові книжки та їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі.Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігають в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку згідно п. 6.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text.

Трудові книжки не беремо на зберігання з 10.06.2021 року, тому що облік трудової діяльності електронний. При прийнятті на роботу кандидат подає або паперову трудову книжку або відомості з реєстру (Витяг з ЕТК). Але якщо нам кандидат надава паперову трудову книжку на зберігання її не беремо. А записи про прйняття, переведення, звільнення вносимо лише на вимогу згідно ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314

Тобто роботодавець може попросити показати трудову книжку як документ для підтвердження попередньої діяльності (якщо це потрібно), але приймати її на постійне зберігання не потрібно. Основним джерелом стають відомості з реєстру застрахованих осіб ПФУ.

Буде корисним мінкурс - https://kadroland.com/news/10080-shho-robiti-z-paperovoyu-trudovoyu-knizkoyu-pislya-10-cervnya-2026

Раді допомогти, звертайтесь ще!