Необхідність затвердження посадової інструкції інспектора з кадрів

Якщо у чинній посадовій інструкції інспектора з кадрів з 2019 року вже визначено обов’язок «веде військовий облік в установі», спеціально затверджувати нову інструкцію «з 2022 року» не потрібно, але доцільно актуалізувати її зараз із посиланням на діючий Порядок №1487 та конкретизацією обов’язків.

Обґрунтування

Посадові інструкції затверджуються під посаду і діють доти, доки їх не змінено. У профільних матеріалах прямо зазначено, що посадові інструкції складаються для всіх посад зі штатного розпису і після затвердження доводяться до працівника під підпис; змінювати їх можна у разі потреби, а не «заднім числом» на певну дату. Це стосується як інспектора з кадрів, так і інспектора з військового обліку.

Обов’язок вести персональний військовий облік у списках з’явився саме з набрання чинності Порядку №1487. Порядок ведення військового обліку у роботодавців зараз регламентується Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487. До 05.01.2023 військовий облік вівся за іншими правилами і, зокрема, не у списках, а через картку П‑2. Тому немає юридичної потреби «перезатверджувати» інструкцію саме з 2022 року.

Для перевірок ТЦК важливо, щоб обов’язки з військового обліку були чітко закріплені в посадовій інструкції, а не коли саме її датовано. Зараз ведення списків персонального військового обліку та достовірність облікових даних роботодавець забезпечує відповідно до п. 33, 34 Порядку №1487, а форма списків встановлена у додатку 5 до Порядку №1487. Перевірки ТЦК охоплюють наявність посадової інструкції відповідальної особи як один із елементів контролю відповідно до додатка 31 до Порядку №1487.

Тому оптимальний варіант — оновити інструкцію «на сьогодні», а не «заднім числом». Ви можете:

1. підготувати нову редакцію посадової інструкції інспектора з кадрів, де окремим розділом детально прописати завдання з військового обліку (складання списків за додатком 5, ведення відомості, підготовка повідомлень за формами додатків 1, 4 тощо) із посиланням на Порядок №1487;
2. затвердити її наказом керівника з поточної дати та ознайомити інспектора під підпис.

Посилання на законодавчі акти всередині інструкції не є обов’язковою вимогою, але це добрий практичний тон. Достатньо вказати, що обов’язки виконуються відповідно до Порядку №1487 та інших актів з військового обліку. Детальний перелік усіх нормативних актів до інструкції вносити не потрібно.

Підсумок: ваша інструкція з 2019 року залишається чинною, але зараз її бажано оновити й конкретизувати обов’язки з урахуванням Порядку №1487, затвердивши зміни наказом «з поточної дати», а не датуючи їх минулими роками.