Відображення робочого часу директора та помилки в табелі обліку

Це робота директора на умовах неповного робочого часу з індивідуальним графіком, у табелі зазначайте фактичні години за відповідними датами як неповний робочий час, а за неправильний код у табелі сам по собі окремий штраф не встановлено, ризик — як за порушення ведення обліку робочого часу загалом.

Обґрунтування

1. Характер роботи директора в червні.
Директор фактично працював окремі дні по 2 години, тобто менше встановленої тривалості робочого дня. Це ознака неповного робочого часу. Неповний робочий час встановлюється за угодою між працівником і роботодавцем. Таку можливість прямо передбачає ст. 56 Кодексу законів про працю України ст. 56 Кодексу законів про працю України.

2. Неповний час vs індивідуальний графік.
Коли працівник (директор) виходить не за єдиним для всіх правилом, а за окремим розкладом, фактично застосовують неповний робочий час з індивідуальним графіком роботи. Індивідуальний графік описує, у які дні і скільки годин працює конкретний працівник. При цьому правова основа саме для «по 2 години в окремі дні» — все одно ст. 56 КЗпП ст. 56 Кодексу законів про працю України.

3. Як показати ці години в табелі.
Для неповного робочого часу рекомендують застосовувати код «РС» і проставляти фактичну кількість відпрацьованих годин у кожен день, коли директор працював. Тобто у зазначені дні (01.06, 02.06, 04.06, 15.06, 17.06, 19.06, 29.06, 30.06) ставите код «РС» (або відповідний цифровий код) та «2» години в клітинці дня. Такий підхід прямо описаний як варіант табелювання неповного робочого часу ст. 56 Кодексу законів про працю України.

4. Як оформити заяву директора.
Основні елементи заяви:

1. прохання встановити неповний робочий час;
2. період дії;
3. конкретний графік (дні та години) або відсилання до окремо затвердженого графіка.

Можливе формулювання:
«Прошу встановити мені з 01.06.2026 по 30.06.2026 неповний робочий час з індивідуальним графіком роботи: вихід на роботу по 2 години у дні, визначені щомісячним графіком роботи директора, з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу».
Якщо дати вже відомі наперед, їх можна зафіксувати прямо в заяві, але практичніше затвердити окремий графік, щоб не видавати новий наказ на кожну зміну.

5. Як оформити наказ.
Наказ має:

1. послатися на заяву директора;
2. вказати, що встановлюється неповний робочий час;
3. визначити режим (графік) і порядок оплати.

Наприклад:
«1. Встановити директору ПІБ, на підставі його заяви від 30.05.2026, неповний робочий час з 01.06.2026 по 30.06.2026.
2. Визначити індивідуальний графік роботи директора згідно з додатком 1 до цього наказу: робота по 2 години в дні, зазначені в графіку, з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу.
3. Бухгалтерії здійснювати нарахування заробітної плати виходячи з фактично відпрацьованого часу».
Якщо умови неповного робочого часу вписані у трудовий договір (контракт), до нього вносять зміни також на підставі ст. 56 КЗпП ст. 56 Кодексу законів про працю України.

6. Ситуація з кодами «Р» замість «РС».
Рекомендується для неповного робочого часу ставити окремий код («РС»), але умовні позначення мають рекомендаційний характер і роботодавець може встановити свої коди, якщо забезпечено достовірний облік годин. Важливо, що ви в табелі правильно показували кількість відпрацьованих годин.

7. Відповідальність за помилковий код.
Закон прямо не встановлює окремого штрафу саме за «не той код» у табелі. Ризик виникає, якщо контролюючий орган визнає, що облік робочого часу ведеться неналежно або недостовірно. Тоді можливий фінансовий штраф для підприємства у розмірі 1 мінімальної зарплати за порушення вимог щодо обліку робочого часу, а також адмінштраф для посадових осіб за порушення законодавства про працю ст. 265 КЗпП, ч. 1 ст. 41 КпАП. У вашій ситуації, коли години вказано вірно, доцільно просто виправити локальні документи і коди на майбутнє.

Алгоритм дій

1. Оформити заяву директора про встановлення неповного робочого часу з індивідуальним графіком на потрібний період із зазначенням принципу графіка або з додатком-графіком.
2. Підготувати та видати наказ про встановлення неповного робочого часу директору з посиланням на заяву і описом індивідуального графіка та оплати пропорційно часу.
3. Зафіксувати в локальному акті (ПВТР, Положення про облік робочого часу), що для неповного робочого часу застосовується код «РС» та порядок зазначення годин.
4. У табелі за червень у зазначені дні поставити фактично відпрацьовані години з кодом для неповного робочого часу.
5. На майбутнє застосовувати правильні коди й форми графіків, а за вже проставленими кодами «Р» за відсутності претензій контролю немає потреби робити перерахунок, достатньо врегулювати оформлення надалі.

Ризики / нюанси

Якщо Держпраці визнає облік недостовірним, можуть застосувати фінансовий штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати за порушення вимог до обліку робочого часу, а також адмінштраф до посадових осіб за порушення трудового законодавства ст. 265 КЗпП, ч. 1 ст. 41 КпАП. Підсумовуючи, у вашій ситуації доцільно зараз формально навести у відповідність накази, графіки та коди й надалі послідовно їх дотримуватися.