Дії кадровика при поверненні листів та розпорядженні РТЦК

Вітаю! На підприємстві є працівник з яким з 01.04.22 було призупинено трудовий договір, кадровик написав рекоменлований лист. що договір поновлюється після 11.06.26, у зв'язку зі вступом в дію закону 2336 в новій редакції. Лист рекомендований повернувся, як неотриманий (Райгородок Донецької обл.) Тепер отримали розпорядження на цього працівника від Краматорського РТЦК та СП про необхідність з'явитись до них, для уточнення облікових даних. Підкажіть дії кадровика, бо листи від працівника повертаються і телефонний звязок вайбер та телеграм не підтримує працівник. Дякую.

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Потрібно виконати розпорядження ТЦК: видати наказ про оповіщення, направити працівнику повідомлення рекомендованим листом і письмово поінформувати ТЦК про здійснене оповіщення та про відсутність зв’язку з працівником.

Обґрунтування

Роботодавець зобов’язаний виконати розпорядження ТЦК незалежно від наявності/відсутності фактичного зв’язку з працівником. Порядок організації та ведення військового обліку передбачає, що оповіщення працівників здійснюється на підставі розпорядження ТЦК, а роботодавець повинен видати наказ про оповіщення, довести його до відома працівника та у триденний строк надіслати до ТЦК копію наказу і документи, що підтверджують оповіщення п. 32 Порядку № 1487, п. 34 Порядку № 1487, п. 45 Порядку № 1487.

Якщо працівник відсутній, у відпустці, працює дистанційно або фактично не з’являється, наказ про оповіщення надсилають поштою. Порядок вимагає у таких випадках надсилати наказ (витяг) рекомендованим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення, а потім надіслати до ТЦК копію наказу та підтвердні документи про оповіщення п. 32 Порядку № 1487, додатку 13 до Порядку № 1487.

Роботодавець повинен також письмово повідомити ТЦК про об’єктивну неможливість особистого вручення та відсутність зв’язку. Порядок покладає на підприємства обов’язок постійно інформувати ТЦК про осіб, які порушують правила військового обліку, та про обставини, що перешкоджають виконанню розпоряджень, через письмові листи з доданням витягів з наказів, поштових квитанцій та відміток про невручення п. 34 Порядку № 1487, Порядок №1487. Це дає змогу показати, що роботодавець свої обов’язки виконав, а відсутність працівника та неможливість зв’язку є обставинами, які від нього не залежать.

Відправлення листів за останньою відомою адресою і фіксація відсутності зв’язку вважаються належним виконанням обов’язку інформування працівника. У період воєнного стану закон вимагає від сторін трудового договору підтримувати можливість комунікації і повідомляти про зміну контактних даних, а якщо працівник цього не робить, роботодавець вважається таким, що належно повідомив, коли звертається за останніми відомими контактами ч. 3 ст. 7 Закону № 2136, ч. 4 ст. 7 Закону № 2136, від 15.03.2022 № 2136-IX. Це застосовно і до оповіщення про виклик до ТЦК, якщо працівник фактично недосяжний.

У підсумку, головне для кадровика – формально й документально виконати всі дії, покладені Порядком №1487, і належно зафіксувати неможливість встановити контакт з працівником.

Алгоритм дій

Зареєструвати розпорядження ТЦК.
Внести до журналу вхідної кореспонденції дату і час отримання розпорядження, що підтвердить строковість подальших дій.
Підготувати та видати наказ про оповіщення.
– Оформити наказ про оповіщення працівника щодо виклику до конкретного РТЦК та СП із зазначенням дати, часу, адреси явки та посилання на розпорядження.
– У наказі зазначити спосіб оповіщення: поштове відправлення за останньою відомою адресою.
Оформити та надіслати працівнику письмове оповіщення.
– Підготувати лист-повідомлення працівнику з посиланням на наказ про оповіщення і розпорядження ТЦК, із зазначенням реквізитів явки.
– Надіслати лист разом з копією/витягом наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення за останньою відомою адресою місця проживання чи реєстрації.
– Зберегти чек, опис вкладення та, згодом, повідомлення/повернення листа з відміткою про невручення.
Зафіксувати відсутність зв’язку з працівником.
– Скласти внутрішній акт (службову записку) про спроби зв’язку: дати телефонних дзвінків, повідомлень у месенджерах, повернення листів.
– Долучити до акта копії поштових документів про повернення кореспонденції як неврученої.
Повідомити ТЦК про результати оповіщення.
– Протягом 3 днів з дати видання наказу про оповіщення направити до РТЦК та СП:
• копію наказу про оповіщення;
• копії поштових документів (квитанція, опис вкладення, повідомлення або конверт із відміткою про невручення);
• короткий лист-інформацію, що працівник за місцем проживання/реєстрації відсутній, зв’язок відсутній, листи повертаються (посилання на реквізити відправлень).
– У листі можна зазначити, що трудовий договір був призупинений і вважався поновленим, але працівник на роботу не вийшов, на контакти не відповідає.
Надалі фіксувати відсутність працівника.
– Табелювати відсутність як «НЗ» (відсутність з нез’ясованих причин) з дати фактичного відновлення дії трудового договору.
– Продовжувати документально фіксувати спроби зв’язку і повернення кореспонденції.
За потреби – готувати підставу для можливого звільнення.
Якщо відсутність на роботі та відсутність будь-якої інформації про працівника триватиме понад 4 місяці поспіль, за наявності належно оформлених актів та доказів відсутності зв’язку, роботодавець зможе розглянути звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, але це окремий крок і окрема процедура.

СК

Світлана, консультант

експерт

06.07.2026 | 15:54

Очікує відповідь

У наведеній ситуації маєте виконати вимоги пункту 47 Порядку № 1487.

Алгоритм дій роботодавця у разі отриманні розпорядження ТЦК та СП (Додаток 13 Порядку № 1487):
1. Потрібно зареєструвати розпорядження. Якщо отримали розпорядження, зареєструйте його в Журналі реєстрації вхідних документів у службі діловодства.
2. На підставі отриманого розпорядження видайте наказ про оповіщення працівників щодо їх виклику до ТЦК та СП.
3. Доведіть наказ до відома призовників/військовозобов`язаних/резервістів, вручіть повістки.Наказ про оповіщення призовників/військовозобов`язаних/резервістів щодо їх виклику до ТЦК та СП слід довести до їх відома під особистий підпис.
Довести наказ до відома працівників, які перебувають на лікарняному/відпустці/відрядженні, шляхом надсилання витягу з наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення у частині, що стосується їх прибуття до відповідного ТЦК та СП у визначені строки.
Якщо разом із розпорядженням надійшли повістки — вручіть їх призовникам/військовозобов`язаним/резервістам, коли ознайомлюватимете їх із наказом.
У ситуації, коли призовник/військовозобов`язаний/ резервіст відмовляється ставити відмітку про ознайомлення, зачитайте йому наказ у присутності свідків та складіть акт.
4. Копію наказу про оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК та СП надсилаємо до ТЦК та СП у триденний строк. Триденний строк відлічуйте з дня, наступного за днем, коли отримали розпорядження.Складіть супровідний лист щодо результатів оповіщення про виклик призовників/військовозобов`язаних/резервістів до ТЦК та СП.
5. Видати наказ про увільнення працівника від виконання обов’язків на час, необхідний відвідування ТЦК та СП. При цьому зберігайте за працівником місце роботи, посаду, а також виплачувати середній заробіток відповідно до частини першої статті 119 КЗпП України.Звертаємо увагу, що військовозобов`язані можуть відвідати ТЦК та СП раніше дати, визначеної у розпорядженні у зв`язку із відрядженням.Поважними причинами неприбуття в строк, визначений у повістці, є:

перешкода стихійного характеру (повінь, пожежа);

смерть близького родича (батьків, дружини (чоловіка), дитини, рідних брата, сестри, діда, баби) або

близького родича дружини (чоловіка);

хвороба;

воєнні дії на відповідній території та їх наслідки;

інші обставини.

Причини неявки мають бути підтверджені документами. Це можуть бути:

медичні довідки;

свідоцтво про смерть;

довідки з поліції або інших служб.

Повідомити про причину неявки за повісткою маєте впродовж 3 діб від зазначеної у повістці дати.

6. Проконтролюйте результати оповіщення та явку призовників/військовозобов`язаних/резервістів за викликом до ТЦК та СП.
Функцію контролю Порядок № 1487 покладає на керівника підприємства. Проте це не означає, що потрібні спеціальні заходи контролю чи звітність за кожним випадком оповіщення. Результати оповіщення керівник підприємства контролює на етапі, коли підписує лист до ТЦК та СП щодо результатів оповіщення про виклик призовників/військовозобов`язаних/резервістів.

Варто зазначити, що Закон України від 01.05.2025 №4412-IX «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» (далі – Закон №4412), який вніс зміни до Закону України від 24.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), передбачає обов’язок з обміну контактними даними поширюється на всіх без винятку працівників і роботодавців. Зокрема, працівник повинен повідомити про зміну своїх контактних даних одним із двох способів:

поштовим листом на адресу місцезнаходження роботодавця, вказану в ЄДР;

електронним листом на e-mail роботодавця, також зазначений у ЄДР.

Використання інших адрес чи неофіційних засобів зв’язку не допускається.

Коли працівник не має доступу до поштового чи електронного зв’язку, допускається повідомлення через телефонний дзвінок або SMS на офіційний номер телефону, вказаний у ЄДР. Це винятковий варіант, що застосовується лише за повної відсутності інших каналів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ВІ

Вікторія

27.08.2026 | 16:57

Загальні документи кадровика

Відповідь надано

Є відповідь АІ