Дії кадровика при поверненні листів та розпорядженні РТЦК

Потрібно виконати розпорядження ТЦК: видати наказ про оповіщення, направити працівнику повідомлення рекомендованим листом і письмово поінформувати ТЦК про здійснене оповіщення та про відсутність зв’язку з працівником.

Обґрунтування

Роботодавець зобов’язаний виконати розпорядження ТЦК незалежно від наявності/відсутності фактичного зв’язку з працівником. Порядок організації та ведення військового обліку передбачає, що оповіщення працівників здійснюється на підставі розпорядження ТЦК, а роботодавець повинен видати наказ про оповіщення, довести його до відома працівника та у триденний строк надіслати до ТЦК копію наказу і документи, що підтверджують оповіщення п. 32 Порядку № 1487, п. 34 Порядку № 1487, п. 45 Порядку № 1487.

Якщо працівник відсутній, у відпустці, працює дистанційно або фактично не з’являється, наказ про оповіщення надсилають поштою. Порядок вимагає у таких випадках надсилати наказ (витяг) рекомендованим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення, а потім надіслати до ТЦК копію наказу та підтвердні документи про оповіщення п. 32 Порядку № 1487, додатку 13 до Порядку № 1487.

Роботодавець повинен також письмово повідомити ТЦК про об’єктивну неможливість особистого вручення та відсутність зв’язку. Порядок покладає на підприємства обов’язок постійно інформувати ТЦК про осіб, які порушують правила військового обліку, та про обставини, що перешкоджають виконанню розпоряджень, через письмові листи з доданням витягів з наказів, поштових квитанцій та відміток про невручення п. 34 Порядку № 1487, Порядок №1487. Це дає змогу показати, що роботодавець свої обов’язки виконав, а відсутність працівника та неможливість зв’язку є обставинами, які від нього не залежать.

Відправлення листів за останньою відомою адресою і фіксація відсутності зв’язку вважаються належним виконанням обов’язку інформування працівника. У період воєнного стану закон вимагає від сторін трудового договору підтримувати можливість комунікації і повідомляти про зміну контактних даних, а якщо працівник цього не робить, роботодавець вважається таким, що належно повідомив, коли звертається за останніми відомими контактами ч. 3 ст. 7 Закону № 2136, ч. 4 ст. 7 Закону № 2136, від 15.03.2022 № 2136-IX. Це застосовно і до оповіщення про виклик до ТЦК, якщо працівник фактично недосяжний.

У підсумку, головне для кадровика – формально й документально виконати всі дії, покладені Порядком №1487, і належно зафіксувати неможливість встановити контакт з працівником.

Алгоритм дій

1. Зареєструвати розпорядження ТЦК.
   Внести до журналу вхідної кореспонденції дату і час отримання розпорядження, що підтвердить строковість подальших дій.

2. Підготувати та видати наказ про оповіщення.
   – Оформити наказ про оповіщення працівника щодо виклику до конкретного РТЦК та СП із зазначенням дати, часу, адреси явки та посилання на розпорядження.
   – У наказі зазначити спосіб оповіщення: поштове відправлення за останньою відомою адресою.

3. Оформити та надіслати працівнику письмове оповіщення.
   – Підготувати лист-повідомлення працівнику з посиланням на наказ про оповіщення і розпорядження ТЦК, із зазначенням реквізитів явки.
   – Надіслати лист разом з копією/витягом наказу рекомендованим поштовим відправленням з описом вкладення та повідомленням про вручення за останньою відомою адресою місця проживання чи реєстрації.
   – Зберегти чек, опис вкладення та, згодом, повідомлення/повернення листа з відміткою про невручення.

4. Зафіксувати відсутність зв’язку з працівником.
   – Скласти внутрішній акт (службову записку) про спроби зв’язку: дати телефонних дзвінків, повідомлень у месенджерах, повернення листів.
   – Долучити до акта копії поштових документів про повернення кореспонденції як неврученої.

5. Повідомити ТЦК про результати оповіщення.
   – Протягом 3 днів з дати видання наказу про оповіщення направити до РТЦК та СП:
   • копію наказу про оповіщення;
   • копії поштових документів (квитанція, опис вкладення, повідомлення або конверт із відміткою про невручення);
   • короткий лист-інформацію, що працівник за місцем проживання/реєстрації відсутній, зв’язок відсутній, листи повертаються (посилання на реквізити відправлень).
   – У листі можна зазначити, що трудовий договір був призупинений і вважався поновленим, але працівник на роботу не вийшов, на контакти не відповідає.

6. Надалі фіксувати відсутність працівника.
   – Табелювати відсутність як «НЗ» (відсутність з нез’ясованих причин) з дати фактичного відновлення дії трудового договору.
   – Продовжувати документально фіксувати спроби зв’язку і повернення кореспонденції.

7. За потреби – готувати підставу для можливого звільнення.
   Якщо відсутність на роботі та відсутність будь-якої інформації про працівника триватиме понад 4 місяці поспіль, за наявності належно оформлених актів та доказів відсутності зв’язку, роботодавець зможе розглянути звільнення за п. 8-3 ч. 1 ст. 36 КЗпП, але це окремий крок і окрема процедура.