Зразки документів для закріплення автомобіля за водієм та ТО

Можна оформити окремий наказ (або розпорядження) про закріплення авто за водієм з умовами експлуатації, а детальні правила ТО і використання паливних карток — окремим внутрішнім Положенням про використання службового автотранспорту та/або Положенням про облік ПММ.

Обґрунтування

Закріплення авто за водієм доцільно оформити окремим наказом з основної діяльності. У ньому зазвичай зазначають марку і держномер автомобіля, ПІБ водія, факт закріплення, відповідальність за збереження і технічний стан, заборону використання в особистих цілях, посилання на внутрішнє Положення про використання автотранспорту. Такий підхід узгоджується з практикою, коли кадрові накази і накази про закріплення транспорту розділяють.

Періодичність та порядок техобслуговування логічно фіксувати в Положенні або інструкції щодо експлуатації автотранспорту. У ній можна: 1) відсилати до періодичності ТО і видів робіт, встановлених виробником і галузевими нормативами (на кшталт переліку ТО, поточного і капітального ремонту, що наводяться у від 30.03.1998 №102); 2) встановити обов’язки водія щодо щоденного огляду, дбайливого ставлення, повідомлення про несправності, участі в ТО. Це дозволяє формально закріпити «дбайливість» та відповідальність за збереження майна.

Правила використання паливних карток краще окремо врегулювати в Положенні про облік та використання ПММ. Там можна визначити: види карток (у літрах / у гривнях), порядок їх видачі водіям, заборону передачі іншим особам, порядок підтвердження заправок (чеки РРО, звіти АЗС), обов’язок відображати заправки і пробіг у подорожніх листах, а також прив’язку до субрахунку 203 «Паливо» згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків, затвердженого наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291.

Підтвердження поїздок і списання пального забезпечується власною формою подорожнього / маршрутного листа. Її затверджують наказом керівника з урахуванням обов’язкових реквізитів первинних документів за ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV та з урахуванням рекомендацій щодо фіксації маршруту, пробігу, витрат пального і цілі поїздки.

Алгоритм дій

1. Підготувати і видати наказ про закріплення авто.
   У тексті наказу: визначити авто, водія, факт закріплення, відповідальність за збереження і техстан, посилання на Положення про використання автотранспорту, заборону особистого використання.

2. Розробити та затвердити Положення про використання службового автотранспорту.
   Передбачити у ньому: порядок закріплення авто; коло осіб, яких обслуговує водій; правила зберігання авто; періодичність та порядок ТО з відсиланням до інструкцій виробника і норм від 30.03.1998 №102; обов’язки водія щодо дбайливості, оглядів, звітності; форму подорожнього листа та порядок його ведення.

3. Розробити окреме Положення про облік і використання ПММ / паливних карток.
   Визначити порядок придбання пального, руху карток, відповідальних осіб, необхідні первинні документи, порядок закріплення карток за авто/водіями, ув’язку з подорожніми листами та обліком на субрахунку 203 відповідно до Плану.

4. Затвердити форму подорожнього (маршрутного) листа наказом керівника.
   Забезпечити наявність обов’язкових реквізитів як первинного документа за ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 №996-XIV, а також блоків для маршруту, пробігу, залишків і витрат пального, підписів відповідальних осіб.

Приклад

Нижче — умовна структура документів, яку можна взяти за основу та адаптувати:

Ризики / нюанси

1. Недостатня деталізація службових поїздок створює податкові ризики. Загальні формулювання на кшталт «по місту» без конкретної мети можуть спричинити претензії щодо господарського характеру витрат на пальне.

2. Відсутність внутрішніх положень ускладнює захист облікових рішень. Чітко прописані Положення та форми документів допомагають обґрунтувати порядок використання авто, ПММ і ТО під час перевірок.