Військовий облік: зберігання документів та порядок ведення обліку

Разом зі списками та відомістю за конкретний рік зберігаються копії ВОД саме тих працівників, які включені до цих списків станом на 1 січня відповідного року, а всі актуальні ВОД, що надходять протягом року, долучаються до поточної справи зі списками та відомістю цього року в міру їх отримання.

Обґрунтування

Списки персонального військового обліку та відомість формують одну справу. Списки персонального військового обліку формуються у справу та зберігаються разом із копіями військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів, а відомість оперативного обліку зберігають разом зі списками. Це прямо встановлено п. 37 та п. 33 Порядку № 1487.

За 2024 і 2025 роки у справі мають бути ВОД тих, хто є у списках на 1 січня відповідного року. Списки станом на 1 січня 2024 та 1 січня 2025 року фіксують склад призовників, військовозобов’язаних і резервістів на ці дати. Саме копії їх ВОД і повинні зберігатися разом із відповідними списками та відомістю за ці роки як підтвердження даних, внесених до списків Порядку №1487.

ВОД, з яким працівник приймався, але потім змінювався, не «прив’язують» до списків минулих років. Списки минулих років не «тягнуть» за собою всі попередні ВОД працівника. Вони зберігаються як окремі списки й відомості за 2023, 2024, 2025 роки, а копії актуальних на той момент ВОД, що підтверджували дані у списках, зберігались разом із відповідною «річною» справою. Наступні, оновлені ВОД відносяться вже до поточної справи наступних періодів.

Де зберігати ВОД, отримані протягом року. Згідно з п. 37 Порядку №1487, сформовані списки, відомість та копії військово-облікових документів працівників мають зберігатися в одній справі. Тому всі ВОД, які роботодавець отримує протягом року (через зміну облікових даних, продовження відстрочки, результати «внутрішнього» звіряння), долучаються до поточної справи року разом з актуальним електронним списком, у який вносяться зміни.

Звільнені та виключені з обліку мають окрему справу. Для копій ВОД осіб, виключених (знятих) з військового обліку до досягнення граничного віку, Порядком передбачено окрему справу, відокремлено від поточної справи зі списками та відомістю. Це випливає з п. 38 Порядку №1487.

Підсумок. Отже, за 2024 і 2025 роки у справах зі списками та відомістю мають лежати копії ВОД працівників, які включені до цих списків станом на 1 січня відповідного року, а всі нові й оновлені ВОД протягом року долучаються до поточної «річної» справи та (у разі виключення з обліку чи звільнення) переносяться до окремих архівних справ.