Зберігання списків, відомості, ВОД: порядок, строки, актуальні питання

1. Штрафи за документи військового обліку до 59500 грн – що перевіряє ТЦК
2. Номенклатура справ для військового обліку – чому без неї виникають проблеми
3. Списки, відомість і ВОД – як правильно організувати зберігання
4. Документи звільнених і виключених з обліку – де їх потрібно зберігати
5. Електронний ВОД – який строк дії та коли його потрібно оновлювати
6. Неактуальні військово-облікові документи – чому їх не можна знищувати
7. Списки та відомість за 2025 рік – скільки років їх потрібно зберігати
8. Висновки

Штрафи за документи військового обліку до 59500 грн – що перевіряє ТЦК

За порушення правил ведення військового обліку, зокрема відсутність документів або їх передчасне знищення, посадові особи можуть отримати штраф до 59500 грн. Хоча це прямо не прописано в статті 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КпАП), однак відсутність документів, передбачених Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487), може стати підставою для застосування штрафу. Тому так само важливо, як і у кадровій документації, щоб документи були в порядку і на своєму місці.

Номенклатура справ для військового обліку – чому без неї виникають проблеми

У цьому допомагає номенклатура справ підприємства. Якщо на підприємстві працює хоча б один військовозобов’язаний, номенклатура справ обов’язково має передбачати справи для документів з військового обліку із зазначенням строків їх зберігання.

Списки, відомість і ВОД – як правильно організувати зберігання

Незалежно від кількості номенклатурних справ є деякі, які не можуть існувати самі по собі. Так, відповідно до пунктів 33 та 37 Порядку №1487 Списки персонального обліку, Відомість оперативного обліку та копії (або роздруківки) військово-облікових документів формуються та зберігаються разом в одній справі. При цьому систематизація списків за групами зберігається. Традиційно Списки поділяються на чотири групи:

1. офіцери;
2. рядовий, сержантський та старшинський склад;
3. жінки;
4. призовники.

До 31 липня 2025 року діяло правило «чотири групи – чотири справи», але сьогодні всі групи об’єднуються в одну номенклатурну справу. Однак, це не означає, що всі документи треба складати в одну папку: якщо штат великий, можна вести окремі справи за групами, але під одним номенклатурним індексом. Наприклад, для зручності можна сформувати кілька папок або тек під спільною назвою «Списки персонального військового обліку та копії військово-облікових документів за групами» з одним номенклатурним індексом 01-12.

Зважайте: номенклатурна справа зберігається у вертикальному положенні в робочих шафах, що закриваються, саме так передбачено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Поточна справа за 2026 рік містить Списки та Відомість, підписані й зареєстровані станом на 1 січня 2026 року. Копії або роздруківки ВОД зберігають у цій справі лише для чинних військовозобов’язаних.

Документи звільнених і виключених з обліку – де їх потрібно зберігати

Відповідно до п. 38 Порядку №1487 окрему справу також потрібно завести для документів працівників, яких виключено з військового обліку, знято з обліку, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі. Для заброньованих працівників окрема справа не створюється — їх просто виокремлюють у загальних списках.

Електронний ВОД – який строк дії та коли його потрібно оновлювати

Якщо зі Списками та Відомістю все більш-менш зрозуміло і їх ведуть протягом календарного року, то виникає інше питання: що робити з військово-обліковими документами, які протягом року втрачають актуальність і потребують оновлення?

Строк дії електронного військово-облікового документа не перевищує одного року з моменту його формування і водночас не може бути довшим, ніж строк відстрочки або бронювання. Тож, якщо працівник сформував електронний ВОД у січні на 12 місяців, але його бронювання закінчується у червні, то вже у червні документ втрачає чинність. У такому разі потрібно отримати від працівника нову роздруківку з актуальними даними з реєстру «Оберіг». Оновлювати документ також потрібно у разі зміни персональних даних: місця проживання, сімейного стану чи освіти.

А ще, останнім часом, у військово-облікових документах з’являється ВОС 999. Якщо це сталося помилково, працівник має звернутися до ТЦК для виправлення даних у реєстрі «Оберіг» та, знову ж таки, надати оновлений ВОД. Тобто випадки оновлення ВОД протягом року трапляються часто, але позбуватися старого паперового квитка чи попередньої роздруківки категорично заборонено.

Неактуальні військово-облікові документи – чому їх не можна знищувати

Навіть якщо паперовий документ визнано недійсним через розбіжності з даними реєстру «Оберіг», його копію слід зберігати ще 3 роки. Це підтвердження того, що на момент заповнення Списків були законні підстави для внесення саме таких даних. Нечинні роздруківки варто відокремити від поточних справ і зберігати в окремій папці.

Це стосується поточних документів військового обліку за 2026 рік. А що робити зі списками та Відомістю за 2025 рік?

Строки їх зберігання визначені номенклатурою справ і регламентовані Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5). Тож навіть минулорічні документи потрібно зберігати до закінчення встановленого строку.

З 2025 року Списки та Відомості зберігаються три роки, як і копії військово-облікових документів тих, хто ще не досяг граничного віку перебування в запасі і був виключений з обліку. До речі, строки зберігання документів можуть бути й іншими, за рішенням експертної комісії установи. Наприклад, копії ВОД працівників, які звільнені або зняті з обліку через вік, можуть зберігатися «доки є потреба», але не менше одного року.

Списки та відомість за 2025 рік – скільки років їх потрібно зберігати

Завершені списки та Відомості формують у справу за номенклатурою підприємства та зберігають три роки у відділі кадрів або там, де її формували. Після закінчення цього строку справу можна передати до архіву або знищити за актом.

Згідно з Правилами №1000/5, відлік строків зберігання починається з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Наприклад, якщо справа закінчена у 2025 році, трирічний термін почнеться з 1 січня 26-го і завершиться лише наприкінці 2028 року. А отже тільки на початку 2029 року такі документи можна буде включити до Акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.

Висновки

1. Списки та Відомість за 2026 рік формують в одну справу і зберігають разом із військово-обліковими документами. Для працівників, які були виключені або звільнені, створюють окрему справу, крім тих, хто досяг граничного віку перебування в запасі.
2. Строки та порядок зберігання визначені Порядком №1487 та Переліком №578/5. Зазвичай це три роки для списків, Відомості та копій військово-облікових документів тих, хто не досяг граничного віку.
3. Навіть якщо копія ВОД стала неактуальною, її не викидають. Такі документи зберігають окремо протягом трьох років, щоб підтвердити правильність внесених даних.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

Номенклатура справ з військового обліку (від 31.07.2025)

Брошури та чеклісти

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

Мінікурс на тему:

Які документи з військового обліку може вимагати ТЦК під час перевірки у 2026 році

Статті та консультації на тему:

Що робити з копіями військових квитків, якщо вже є роздруківки з «Резерв+

Зміни до Переліку № 578/5: визначено строки зберігання документів з військового обліку

Шпаргалка з військового обліку: строки і документи

«Військові» справи: копії ВОД, формування, архівування

Стенд з військового обліку: коли (не)обов’язково і що там має бути на думку ТЦК

Переходимо на е-ВОД: усі варіанти дій роботодавця

В якому журналі реєструвати Списки ВО та Відомість

Зберігання копій військово-облікових документів

Одна справа з військового обліку: що робити з номенклатурою справ із 31.07

Де зберігати витяг зі Списків ВО після звіряння