Як правильно відобразити працівника у військовому обліку

Працівника не потрібно дублювати у Списках: ведіть його в одному рядку, оновивши записи про звільнення і повторне прийняття в цьому ж рядку.

Обґрунтування

1. Один рядок на особу протягом року є допустимим і зручнішим. У Примітці до форми за додатком 5 до Порядку №1487 передбачено, що при звільненні вносять відмітку «Звільнено з роботи, завершено навчання (відраховано)» у відповідних графах, але не вимагається створювати новий рядок для тієї ж особи протягом року; практично рекомендують при повторному прийнятті впродовж року продовжувати облік у тому самому рядку, а не створювати новий запис.

2. Звільнених не вилучають до кінця року. Відповідно до п. 42 Порядку №1487 відомості про осіб, звільнених з роботи, вносяться до Списків і залишаються там до кінця поточного року, але це стосується збереження інформації, а не обов’язку дублювати працівника кількома рядками.

3. Алгоритм при повторному прийнятті в тому самому році. Рекомендовано: 1) залишити існуючий рядок; 2) у графі 17 спочатку був запис про звільнення (реквізити наказу від 01.06.2026), а після повторного прийняття у 2026 році додаєте нижче реквізити наказу про нове прийняття; 3) у графі 18 відповідно зазначаєте реквізити повідомлень за додатком 4 про звільнення і про нове прийняття.

4. Подвійний запис не є грубою помилкою, але менш зручний. З формальних норм Порядку №1487 не випливає прямої заборони зробити другий рядок, однак це ускладнює підрахунок чисельності і підвищує ризик помилково врахувати працівника двічі у відомості оперативного обліку за додатком 12, тому доцільніше обмежитися одним рядком.

Оптимальний варіант у вашій ситуації у 2026 році — залишити працівника в одному рядку Списку і в цьому ж рядку послідовно відобразити звільнення 01.06.2026 та повторне прийняття 02.09.2026.