Реєстрація наказів на стажування працівників: правила та нюанси

Накази про стажування працівників зі шкідливими умовами праці слід оформлювати як накази з кадрових питань, реєструвати в журналі реєстрації кадрових наказів із відповідним строком зберігання (зазвичай 75 років) і включати до номенклатури справ як справи з особового складу, а не як накази з основної діяльності.

Обґрунтування

1. Вид наказу: це наказ з кадрових питань, а не з основної діяльності. Накази з основної діяльності стосуються планування, звітності, фінансування, структури, повноважень, затвердження положень, інструкцій тощо, наприклад «Про затвердження інструкції з діловодства на підприємстві» чи «Про створення експертної комісії» згідно з описом у матеріалі про види наказів, тоді як накази, пов’язані з працівниками (прийняття, переведення, навчання, стажування, умови праці), належать до кадрових наказів, які у тому ж матеріалі прямо виділені в окрему групу.

2. Реєстрація в журналах саме кадрових наказів. Для наказів з кадрових питань передбачено ведення окремих журналів реєстрації залежно від строку їх зберігання, при цьому в одному журналі реєструють лише накази з однаковим строком зберігання (тривалий або тимчасовий), що випливає з вимоги вести «мінімум два Журнали реєстрації наказів: тривалого строку зберігання (75 років) і тимчасового (5 років)» та із застереження, що всі накази слід реєструвати залежно від видів і строків їх зберігання за Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту № 578/5.

3. Строк зберігання: переважно тривалий (75 років) як документи з особового складу. Для більшості кадрових наказів передбачено тривалий строк зберігання 75 років, а лише окремі кадрові накази мають тимчасовий строк 5 років, про що прямо сказано у матеріалі щодо строків зберігання наказів з кадрових питань із посиланням на Перелік № 578/5; додатково там же зазначено, що помилка у визначенні строку (наприклад, для наказів, пов’язаних з відпустками без збереження зарплати, умовами праці тощо) є ризиковою, тому безпечніше відносити такі накази до тривалого строку зберігання як документи з особового складу.

4. Включення до номенклатури справ як справи з особового складу. У матеріалах щодо видів наказів та журналів реєстрації підкреслено, що накази з кадрових питань групують у справи з кадрових питань і що журнали реєстрації наказів тривалого строку зберігання включають до описів справ з кадрових питань, тоді як накази з основної діяльності формують у справи з розпорядчими документами з ОД; з цього випливає, що накази про стажування працівників на шкідливих роботах слід включати до номенклатури саме як справи з особового складу (кадрові накази), а не у справи з наказами з основної діяльності підприємства.

Накази про стажування працівників зі шкідливими умовами праці доцільно перенести з журналу наказів з основної діяльності до журналу кадрових наказів тривалого строку зберігання і у номенклатурі відносити до справ з особового складу зі строком зберігання 75 років.