Як правильно оформити звільнення під час основної відпустки

Звільнити працівника 04.09 можна, але ці 14 днів відпустки треба «перерахувати»: частину днів вважати невикористаними і компенсувати, а зайві дні — утримати з працівника за рахунок остаточного розрахунку.

Обґрунтування

1. Звільнення у відпустці за угодою сторін допустиме. Заборона на звільнення під час відпустки стосується лише звільнення з ініціативи роботодавця, а припинення за угодою сторін є правомірним. Працівник подає заяву про звільнення за угодою сторін, роботодавець видає окремий наказ про звільнення із датою 04.09, незалежно від того, що відпустка тривала до 14.09.

2. Потрібно визначити, скільки днів відпустки працівник «заробив» на дату 04.09. Щорічна відпустка надається за робочий рік, і у разі звільнення до завершення робочого року дні відпустки визначають розрахунковим шляхом пропорційно відпрацьованому часу, з використанням механізму, який базується на Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженому постановою КМУ № 100 (Порядок № 100) та нормами ст. 5, 6 Закону України «Про відпустки» (статті 5–6 Закону про відпустки).

3. Якщо 14 днів більше, ніж зароблено на 04.09, «зайві» дні вважаються відпусткою авансом і підлягають утриманню. У разі звільнення до закінчення робочого року, за який працівник уже одержав відпустку, роботодавець відраховує із зарплати суму за дні відпустки, використані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, згідно зі ст. 22 Закону про відпустки. У наказі про звільнення доцільно окремим пунктом доручити бухгалтерії утримати суму відпускних за кількість днів, які визнані «перегуляними».

4. Якщо на 04.09 працівник ще має невикористані «зароблені» дні, їх слід компенсувати, зарахувавши вже виплачені відпускні. Кількість належних днів відпустки на дату звільнення порівнюють з фактично оплаченими 14 днями. Якщо, наприклад, належить 20 днів, а оплачено 14, то вважаємо, що 14 уже оплачені (їх сума зараховується до компенсації), а ще за 6 днів нараховуємо додаткову грошову компенсацію, як радиться робити при звільненні працівника, який ішов у відпустку й звільняється раніше її завершення.

5. Технічно в наказах: дві події окремо, у розрахунку — або утримання, або залік. Наказ про відпустку залишається чинним до 14.09, але з 05.09 відпустка фактично припиняється через припинення трудового договору. Оформлюєте:
   • наказ про звільнення на 04.09;
   • у ньому пункт «Бухгалтерії утримати суму відпускних за … календарні дні щорічної відпустки, наданої з 01.09 по 14.09, у рахунок невідпрацьованої частини робочого року» або «зарахувати суму відпускних за … календарних днів до суми грошової компенсації за невикористані дні щорічної відпустки».
   Остаточний розрахунок проводите за правилами ст. 47, 116 КЗпП (виплата всіх належних сум у день звільнення).

У підсумку вам потрібно не «відмінусувати» 14 днів повністю, а перерахувати їх: частину зарахувати до компенсації, а за зайві дні — утримати відпускні при остаточному розрахунку.