Оформлення електронного наказу на відпустку з виїздом за кордон

Так, наказ про відпустку з виїздом за кордон можна оформити й підписати в електронній формі через сервіс «Вчасно», якщо на підприємстві запроваджено електронний документообіг і визначено використання КЕП/УЕП для таких документів.

Обґрунтування

1. Електронний документ прирівнюється до паперового. Електронний документ, що містить обов’язкові реквізити та підписаний електронним підписом, має ту саму юридичну силу, що й паперовий документ з власноручним підписом, а його допустимість як доказу не може заперечуватися лише через електронну форму, що випливає зі Закону № 851-IV.

2. Електронний підпис у кадрових документах є повноцінною заміною власноручного. Підписання наказу про відпустку кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом у сервісі «Вчасно» відповідає вимогам законодавства щодо електронного підпису як засобу ідентифікації автора електронного документа та завершення його створення за Законом № 851-IV.

3. Потрібне внутрішнє врегулювання електронного документообігу. Для законного використання «Вчасно» роботодавець має прийняти рішення про впровадження електронного документообігу та затвердити порядок створення, підписання, зберігання й обміну такими документами, у якому прямо передбачити, що накази про відпустки оформлюються та підписуються в електронній формі з використанням КЕП/УЕП.

4. Працівники також можуть підписуватися електронно. Якщо порядок роботи передбачає ознайомлення працівників з наказами в електронній формі, працівник може ставити свій електронний підпис у «Вчасно», і це буде вважатися належним ознайомленням з наказом про відпустку.

Якщо порядок електронного документообігу та використання КЕП/УЕП прописані в локальних актах чи трудових договорах, електронний наказ про відпустку через «Вчасно» буде повністю коректним.