Оформлення наказу на використання службового авто у вихідний день

У наказі потрібно прямо дозволити разове використання службового авто для особистих цілей у вихідний день, зафіксувати період, умови користування, порядок обліку пробігу та пального і підставити цей наказ під подальше оподаткування додаткового блага.

Обґрунтування

1. Таке користування є особистим і утворює дохід працівника. Поїздки у вихідний день, не пов’язані з госпдіяльністю, розцінюються як використання майна роботодавця в особистих цілях і формують дохід працівника у вигляді додаткового блага з оподаткуванням ПДФО, військовим збором та ЄСВ за правилами оподаткування додаткових благ (зокрема за пп. 164.2.17 Податкового кодексу України).

2. Наказ має визначати ключові умови використання авто. У наказі доцільно зазначити: прізвище, ім’я працівника, марку і держномер авто, дату (період) і мету «для особистих поїздок у вихідний день», заборону списання пального та інших витрат на госпдіяльність, обов’язкову фіксацію показників спідометра і залишку пального на момент передачі та повернення, обов’язок оформити подорожній (маршрутний) лист для відокремлення «особистого» пробігу.

3. Необхідні супровідні документи. Разом з наказом слід оформити: акт передачі авто працівнику із зазначенням дати, часу, пробігу та залишку пального; акт повернення; подорожній лист з окремим обліком поїздок у вихідний день; бухгалтерську довідку для розрахунку вартості користування авто та пального як бази для оподаткування додаткового блага.

4. Посилання на правила оформлення первинних документів. Підприємство має право затвердити власну форму подорожнього (маршрутного) листа наказом керівника, за умови наявності всіх обов’язкових реквізитів первинних документів, передбачених ст. 9 Закону № 996-XIV, зокрема дати, назви документа, даних про авто, маршруту та показників спідометра.

Зразок документа

Наказ № ___
«Про використання службового автомобіля в особистих цілях»

м. ________ «__» ______ 2026 р.

У зв’язку із зверненням працівника __________________ (ПІБ, посада) щодо разового використання службового автомобіля в особистих цілях у вихідний день,

НАКАЗУЮ:

1. Дозволити __________________ (ПІБ, посада) використання службового автомобіля марки ________, державний номер _______, для особистих поїздок «» _______ 2026 року з : до :.

2. Передачу та повернення автомобіля оформити актами з обов’язковою фіксацією показників спідометра та залишку пального на момент передачі і повернення.

3. __________________ (ПІБ працівника) оформити подорожній (маршрутний) лист для обліку пробігу автомобіля у вказаний період.

4. Бухгалтерії на підставі оформлених документів визначити вартість користування автомобілем та пального, використаних у особистих цілях, і віднести її до доходу працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на __________________ (посада, ПІБ).

Керівник ___________ /ПІБ/

Такий наказ дозволяє правомірно оформити особисте використання службового авто та забезпечити коректне оподаткування.