Сканування трудової книжки: необхідність та штрафи за відсутність відомостей

Якщо інспектор праці виявить цей факт, роботодавцю можуть загрожувати фінансові санкції в розмірі мінімальної зарплати, як за інші порушення у сфері праці (ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n1422).

При працевлаштуванні обов’язково надається або трудова книжка, або Відомості про трудову діяльність. Тому формально працевлаштування без зазначених документів – це порушення трудового законодавства.

Утім, оскільки роботодавець не зберігає трудові книжки працівників і відповідно не реєструє їх в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також не зобов’язаний зберігати Відомості про трудові діяльність, то виявити такий факт можна тільки у випадку працевлаштування: на основне місце роботи працівника, який на дату прийняття на роботу вже мав інше основне робоче місце; за сумісництвом без основного місця роботи.

Обов’язку сканувати трудову книжку саме під час прийняття працівника на роботу немає. Якщо працівник приніс паперову трудову книжку, кадровик не повинен автоматично сканувати всі її сторінки лише через факт прийняття.

Після переходу на електронний облік трудової діяльності нові відомості про прийняття, переведення, звільнення тощо надходять до Реєстру електронно. Саме тому відсутність записів у паперовій трудовій книжці після 2024 року сама по собі не є проблемою. Водночас сканування паперової трудової книжки може мати сенс, якщо потрібно оцифрувати періоди трудової діяльності, яких немає в Реєстрі, насамперед попередні періоди, але такі відомості може подати як працівник так і роботодавець.

Раді допомогти, звертайтесь ще!