Алгоритм оновлення відомостей про новоприйнятого працівника в Дії

Для новоприйнятого працівника спершу ще раз забезпечте коректність даних у ПФУ, а потім дійте через Дію: повторно сформуйте відомості, за потреби – подайте «Актуалізацію відомостей персонального обліку працівників» з дією «Додати працівника» і дочекайтеся опрацювання, після чого знову сформуйте список.

Обґрунтування

1. Перевірка даних у ПФУ.
   Щоб працівник зʼявився в «Оберіг» і в Дії, у ПФУ мають бути актуальні відомості про його прийняття (реєстр застрахованих осіб формується з поданої звітності та повідомлень про прийняття) за постановою КМУ від 22.11.2024 №1332. Якщо працівник не підтягнувся, подайте інформацію через особистий кабінет страхувальника в розділі «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини…» з додаванням скан-копії наказу про прийняття і надішліть запис до ПФУ, потім зачекайте кілька днів і перевірте, чи відобразився працівник у реєстрі.

2. Повторне формування відомостей у Дії.
   Коли в ПФУ вже є актуальні дані, авторизуйтесь на порталі Дія як юрособа, оберіть послугу «Отримання відомостей персонального обліку з Реєстру військовозобов’язаних», сформуйте запит і завантажте новий перелік працівників. Якщо трудові відносини вже підтверджені даними ПФУ, але дані були оновлені нещодавно, повторне формування відомостей дозволяє підтягнути працівника до списку.

3. Подання заяви «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників».
   Якщо після оновлення даних у ПФУ працівника все одно немає у переліку в Дії, скористайтесь послугою «Актуалізація відомостей персонального обліку працівників». Покроково:

   • авторизуйтесь як юрособа,
   • оберіть дію «Додати працівника»,
   • внесіть ПІБ, дату народження, РНОКПП або паспортні дані,
   • за потреби вкажіть посаду, номер і дату наказу,
   • якщо ви уповноважена особа, зазначте керівника / підписанта для другого підпису,
   • перевірте PDF-заяву та підпишіть її КЕП.
     Після цього система перевіряє, чи підтверджуються трудові відносини за даними ПФУ; якщо так – місце роботи оновлюється в реєстрі «Оберіг».

4. Очікування та повторна перевірка.
   За правилами, визначеними в додатку 28-1 до Порядку військового обліку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487, автоматична перевірка та оновлення даних триває до 72 годин, а за потреби ручного опрацювання ТЦК – до трьох робочих днів. Після цього знову сформуйте відомості персонального обліку в Дії й перевірте, чи працівник зʼявився в загальному списку.

5. Додаткові дії у разі відмови або «завислого» статусу.
   Якщо заява на актуалізацію довго «в обробці» або приходить відмова, перевірте: валідність КЕП, статус юрособи в ЄДР, правильність персональних даних працівника та підтвердження трудових відносин у ПФУ. У разі подальших проблем зверніться до підтримки ПФУ через портал і до техпідтримки Дії, описавши, що ПФУ вже містить актуальні відомості, але працівник не відображається у реєстрі для роботодавця.

За цією схемою ви забезпечите коректне оновлення працівника в ПФУ, а потім додасте його до списку працівників у Дії через «Оберіг».