Документи для військового обліку: уникнення штрафів та строки їх подання

Щоб уникнути штрафів, у відповідального за військовий облік мають бути в наявності та в актуальному стані основні документи з військового обліку, а також потрібно дотримуватись установлених строків їх оформлення, подання до ТЦК та строків зберігання.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи з військового обліку на підприємстві. На підприємстві повинні бути:

   • списки персонального військового обліку за групами (форма додаток 5 до Порядку №1487);
   • відомість оперативного обліку (додаток 12 до Порядку №1487);
   • наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку і, за потреби, наказ про заміну відповідальної особи на час її відсутності;
   • посадова інструкція, де закріплені обов’язки з ведення військового обліку;
   • наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідальної особи (щороку, дата наказу – до 1 жовтня);
   • графік звіряння облікових даних списків з військово-обліковими документами працівників і документальні підтвердження проведених звірянь;
   • журнал (або аркуші) ознайомлення працівників-призовників, військовозобов’язаних, резервістів з Правилами військового обліку;
   • журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння з ТЦК (додаток 9 до Порядку №1487);
   • копії (або роздруківки електронних) військово-облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів;
   • накази про стан військового обліку за попередній рік і завдання на наступний рік;
   • Правила військового обліку (додаток 2 до Порядку №1487), розміщені в загальнодоступному місці, а також витяги / нормативні акти щодо ВО і відповідальності;
   • номенклатура справ з військового обліку, блокнот розписок (якщо підприємство вилучає оригінали ВОД), листування з ТЦК, документи з бронювання (якщо є бронювання). Неналежне ведення або відсутність цих документів розглядають як порушення законодавства про оборону та мобілізаційну підготовку, за що передбачений штраф за ст. 210-1 Кодексу про адміністративні правопорушення.

2. Повідомлення до ТЦК та строки їх подання. Відповідальний повинен контролювати своєчасне направлення до ТЦК таких документів за Порядком №1487:

   • повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб, відповідальних за ведення військового обліку (додаток 1) – протягом 7 днів з дати наказу;
   • повідомлення про прийняття на роботу і звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 4) – протягом 7 днів з дати відповідного наказу;
   • повідомлення про зміну облікових даних (ПІБ, адреса, посада тощо) за додатком 4 – до 5 числа наступного місяця після подання підтвердних документів або виявлення розбіжностей;
   • повідомлення про порушення правил військового обліку працівниками – одразу після виявлення порушення;
   • щорічні витяги зі списків і копії ВОД для звіряння з ТЦК – у строки, визначені графіками звіряння та п. 34, 46 Порядку №1487. Несвоєчасне подання або неподання цих документів також відноситься до порушень, за які можуть накласти штраф на керівника або відповідальну особу за ст. 210-1 КУпАП.

3. Щорічні та періодичні строки для основних документів. Для частини документів установлені чіткі дати:

   • щороку до 25 січня списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 1 січня підписуються керівником і відповідальною особою та реєструються в службі діловодства (п. 40 Порядку №1487);
   • щороку до 1 жовтня – наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації відповідальної особи;
   • щороку до 1 лютого – наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний;
   • не рідше одного разу на рік – звіряння списків з «своїм» ТЦК і з ТЦК за місцем військового обліку працівників (у строк, погоджений з ТЦК, але для «чужих» ТЦК – не пізніше 1 грудня), з відображенням результатів у журналі за додатком 9;
   • двічі на рік (до 20 червня і до 20 грудня) – Відомість про наявність і технічний стан транспортних засобів і техніки та працівників, що на них працюють, за Положенням про військово‑транспортний обов’язок, затвердженим постановою КМУ від 28.12.2000 №1921.

4. Строки зберігання основних документів з військового обліку. Строки зберігання встановлені Переліком типових документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, у редакції після змін, узгоджених з Порядком №1487:

   • списки персонального військового обліку за всіма групами (додаток 5) – 3 роки;
   • копії військово-облікових документів призовників і військовозобов’язаних (крім окремих випадків виключення з обліку) – 3 роки;
   • журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9) – 7 років;
   • блокнот розписок про вилучення військово-облікових документів – 1 рік;
   • інші документи з організації та ведення військового обліку (копії наказів, плани, акти, службові записки) – як правило 5 років. Неведення або ведення з порушеннями цих документів розцінюють як порушення законодавства про оборону і мобілізацію, що прямо віднесено до підстав відповідальності в п. 87 Порядку №1487 і підпадає під штрафи за ст. 210-1 КУпАП.

5. Хто несе відповідальність і коли виникають штрафні ризики. Організація військового обліку покладається на керівника, а ведення – на призначену відповідальну особу, про що прямо говорить Порядок №1487. За неведення військового обліку штраф накладають переважно на керівника, а за неналежне ведення – на особу, відповідальну за ведення військового обліку. Згідно зі ст. 38 КУпАП адмінстягнення можуть накласти протягом 3 місяців із дня виявлення, але не пізніше 1 року з дня вчинення порушення, однак під час перевірки за один комплекс порушень зазвичай накладають один штраф у межах ст. 210-1 КУпАП.

Наявність повного комплекту документів, дотримання строків їх оформлення, подання та зберігання істотно знижує ризик штрафу від ТЦК та СП.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?