Пропозиція щодо покладення обов’язків військового обліку на директора

Ні, краще не закріплювати «автоматичну» заміну директором без окремих рішень і доплати, і не ігнорувати доплату, навіть якщо на практиці під час відпустки майже нічого не робиться.

Обґрунтування

1. Механізм призначення відповідального та «дублера». У п. 8 Порядку № 1487 передбачено, що обов’язки з ведення військового обліку покладаються на працівників служби персоналу, а за їх відсутності — на особу, яка веде облік працівників. Призначення конкретної відповідальної особи оформлюється наказом, а про її призначення/звільнення роботодавець повідомляє ТЦК за формою додатка 1 протягом 7 днів (п. 13 Порядку № 1487). Норма не зобов’язує одразу прописувати постійну «автоматичну» заміну, але й не забороняє визначити дублера в окремому наказі або в наказі про призначення відповідальної особи.

2. Тимчасова заміна на час відпустки без повідомлення ТЦК. Для нетривалої відсутності (щорічна відпустка, коротка хвороба) достатньо внутрішнього наказу про тимчасове покладення обов’язків з ведення військового обліку на іншу особу. П. 13 Порядку № 1487 вимагає повідомляти ТЦК лише про призначення, увільнення, звільнення відповідальних осіб, а обов’язку інформувати про тимчасову заміну немає. Тому повідомляти ТЦК про щорічну відпустку відповідального не потрібно, навіть якщо на цей час його замінює директор.

3. Чи можна «раз і назавжди» записати, що директор автоматично підміняє. Закон прямо не забороняє в наказі про призначення відповідального одразу визначити дублера, який тимчасово виконує обов’язки у разі відсутності основної особи. Такий підхід відповідає практиці, описаній для «дублера» відповідального за військовий облік, і дозволяє не видавати окремий наказ щоразу. Водночас слід чітко обмежити, що директор виконує ці обов’язки лише на період тимчасової відсутності основного відповідального (відпустка, хвороба), а не постійно, щоб не виникла підстава для повідомлення про зміну відповідальної особи.

4. Доплата директору за ведення військового обліку. За п. 10 Порядку № 1487 особі, на яку покладено обов’язки з ведення військового обліку при наявності менше 500 облікових осіб, встановлюється доплата до 50 % посадового окладу. Мінсоцполітики і Держпраці вважають, що доплата обов’язкова лише за додаткові обов’язки, яких немає в посадовій інструкції, але ТЦК сприймають відсутність будь-якої доплати як порушення. Якщо директор фактично виконує функції з військового обліку (навіть тимчасово), без жодної доплати доцільно не залишати, щоб не створювати ризик претензій з боку ТЦК.

5. Чи можна не платити, бо «нічого не робиться». Норми Порядку № 1487 не залежать від фактичного навантаження в конкретні дні чи періоди. Якщо на директора покладено обов’язки з ведення військового обліку, вважається, що він несе відповідальність і має бути матеріально стимульований. Обсяг роботи (3 військовозобов’язаних, 24 дні відпустки) не є підставою відмовитися від доплати. Щоб мінімізувати витрати, можна встановити символічний розмір доплати у відсотках до окладу директора, але не «0».

У вашій ситуації безпечний варіант — у наказі про призначення відповідального одразу визначити директора як дублера на час тимчасової відсутності з окремою, навіть мінімальною, доплатою за цей період.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?