Як правильно оформити журнал при звірянні з ТЦК

Якщо ТЦК не повернув витяг зі списку, у першій графі Журналу фіксуєте дані про ваше відправлення, а в інших графах або нічого не заповнюєте, або ставите коротку примітку/прочерк, але без відомостей про посадову особу ТЦК, оскільки їх у вас немає.

Обґрунтування

1. Журнал потрібно вести за фактом проведених звірянь і відправлень. Підприємства зобов’язані вести Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних за формою додатка 9 до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (п. 34 Порядку №1487, додаток 9). Для зовнішнього звіряння з «чужими» ТЦК Порядок вимагає надіслати два примірники витягу зі списків та копії/роздруківки ВОД і передбачає повернення одного примірника з відміткою ТЦК, а результати звіряння внести до Журналу (п. 46 Порядку №1487).

2. Як діяти, якщо витяг не повернувся. У практичних рекомендаціях пропонується: одразу після направлення документів у графі 1 Журналу («Дата перевірки (звіряння)») зазначити реквізити поштового відправлення (дату, вихідний № листа), а в графі 3 («Результати…») олівцем зробити помітку «примірник витягу не повернувся» чи подібний запис, інші графи не заповнювати до отримання витягу. Такий підхід дозволяє підтвердити, що звіряння ініційовано, навіть якщо ТЦК не надіслав відповідь.

3. Запис у графах 2–5 без відомостей ТЦК не є обов’язковим. Оскільки у вас немає даних про посадову особу ТЦК, результати та недоліки, ви не можете коректно заповнити графи 2–5. Тому:

   • у графі 1 фіксуєте дату й вихідний № вашого листа (можна додати «поштове відправлення №…»);
   • у графі 3 олівцем зазначаєте, що примірник витягу не повернувся / результати звіряння не надійшли;
   • графи 2, 4, 5 залишаєте порожніми або ставите прочерк, доки немає результатів.
     Такий спосіб відповідає змісту форми додатка 9 та вимогам Порядку №1487.

4. Ключове — мати докази відправлення. Надсилання витягів рекомендованим листом з описом вкладення дає можливість підтвердити, що ви виконали обов’язок зі звіряння, навіть якщо ТЦК не повернув витяг; ці реквізити й мають бути зафіксовані у графі 1 Журналу як ваша дія, передбачена п. 46 Порядку №1487.

За відсутності відповіді ТЦК достатньо, щоб у Журналі був запис про ваше відправлення і коротка примітка, що витяг із відміткою не отримано.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?