Оформлення дистанційної роботи: заяви, накази та трудовий договір

Працівницю можна перевести на дистанційну роботу на підставі її заяви та наказу директора, письмовий трудовий договір про дистанційну роботу під час воєнного стану не є обов’язковим, але його бажано укласти, особливо якщо дистанційка планується надовго і з-за кордону.

Обґрунтування

1. Що таке дистанційна робота і чи можна працювати з-за кордону. Дистанційна робота — це виконання роботи поза приміщеннями роботодавця, у будь-якому місці за вибором працівника з використанням ІТ-засобів, зокрема за межами України, якщо це дозволяє функціонал посади і погоджено з роботодавцем, що випливає зі ст. 60-2 КЗпП України. Обмеження стосуються лише робіт із небезпечними/шкідливими факторами.

2. Чи обов’язковий письмовий трудовий договір зараз. За загальним правилом, при укладенні трудового договору про дистанційну роботу потрібна письмова форма (п. 6-1 ст. 24 КЗпП), але на час воєнного стану сторони за згодою самі визначають форму договору, тому письмова форма не є обов’язковою, що передбачено ст. 2 Закону №2136-IX. Разом з тим детальний письмовий договір або додаткова угода знімає більшість спірних питань.

3. Чи достатньо заяви і наказу про перехід на дистанційну. Ст. 60-2 КЗпП дозволяє на час загрози збройної агресії та в умовах воєнного стану запроваджувати дистанційну роботу наказом роботодавця без обов’язкового письмового договору, з обов’язковим ознайомленням працівника з наказом протягом двох днів до початку роботи. Якщо ініціатор — працівниця, вона подає заяву, а роботодавець видає наказ, у якому фіксує дистанційний формат, режим, засоби зв’язку, порядок звітності й можливість роботи з-за кордону.

4. Що варто додатково врегулювати. Навіть якщо не укладаєте окремий письмовий договір, в наказі доцільно прописати: строк дистанційної роботи (наприклад, «на період дії воєнного стану»), чи поширюються ПВТР, режим роботи та період відключення, засоби комунікації (email, месенджери), порядок звітування і, за потреби, забезпечення технікою й компенсації витрат. Ці умови можуть бути деталізовані в додатковій угоді до чинного трудового договору за домовленістю сторін відповідно до КЗпП.

Зразок документа

1. Заява працівниці

Директору ТОВ «ХХХ»
від ПІБ, посада

ЗАЯВА
Прошу з 01.11.2026 перевести мене на дистанційну роботу за займаною посадою із можливістю виконання роботи за межами України.
З умовами дистанційної роботи, режимом роботи, порядком комунікації та звітування згодна.
Дата, підпис.

2. Наказ про перехід на дистанційну роботу

ТОВ «ХХХ»
НАКАЗ
31.10.2026 № 45-к
м. Київ

Про запровадження дистанційної роботи

У зв’язку із заявою ПІБ від 31.10.2026:

1. Встановити ПІБ, посада, з 01.11.2026 дистанційну форму виконання роботи за займаною посадою.
2. Дозволити виконання роботи дистанційно з території іншої держави.
3. Визначити, що:
   – режим роботи: з 9:00 до 18:00, перерва з 13:00 до 14:00, пн–пт;
   – період відключення: з 18:00 до 9:00, у вихідні та святкові дні;
   – основні засоби зв’язку: корпоративна електронна пошта, месенджер … ;
   – звітування про виконану роботу здійснювати щоденно/щотижнево шляхом … ;
   – умови оплати праці, надання відпусток та інші гарантії залишаються без змін.
4. Відділу кадрів ознайомити ПІБ з цим наказом під підпис (у т. ч. засобами електронної комунікації).

Директор ______ /ПІБ/

3. Стисла структура додаткової угоди/договору

Якщо вирішите укласти письмовий договір або додаткову угоду до чинного трудового договору, доцільно передбачити в ньому щонайменше такі розділи:

• предмет (встановлення дистанційної форми роботи за конкретною посадою з правом працювати за кордоном);
• місце виконання роботи (будь-яке місце за вибором працівниці);
• режим роботи і період відключення;
• засоби зв’язку і порядок обміну документами;
• забезпечення обладнанням і (за наявності) компенсації витрат;
• поєднання дистанційної роботи з роботою в офісі (якщо планується);
• строк дії дистанційної роботи та порядок її припинення/зміни.

Для вашої ситуації юридично достатньо заяви працівниці та наказу, а письмову угоду варто розглядати як інструмент деталізації умов, якщо дистанційний формат буде тривалим.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?