Дистанційна робота: як запровадити і припинити

Дистанційна робота, «дистанційка» - це «рятівне коло» для багатьох роботодавців та працівників. Активно ми познайомилися з цим поняттям ще під час карантину, а зараз – в період дії воєнного стану – «на дистанційку» перейшли, мабуть, всі, хто міг. Ні? Тоді знайомтеся з правилами, як запровадити і припинити дистанційну роботу


Дистанційна робота: визначення, дозволи, обов’язки та обмеження


Дистанційна робота - це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 602 КЗпП).


Дуже часто дистанційна робота виконується вдома у працівника, але суворої вимоги до цього немає, тобто «дистанційник» може працювати у будь-якому місці. Причому роботодавець не зобов’язаний контролювати місце виконання роботи працівником. Зауважте, що виконання роботи виключно вдома – це характерна риса надомної роботи (ст. 601 КЗпП).

Дистанційна робота доступна не всім

Забороняється укладення трудового договору про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів. Також з об’єктивних причин деякі роботи просто не можуть виконуватися здально.

Наприклад, лікарі, перукарі, водії, кухарі тощо.

Зверніть увагу, що навіть держслужбовцям та працівникам ОМС дозволено працювати дистанційно, хоч і з певними нюансами (п. 1 постанови КМУ від 12.04.2022 № 440 «Деякі питання організації роботи державних службовців та працівників державних органів у період воєнного стану»). Також працювати дистанційно можуть вчителі.

Є випадки, коли роботодавець може або зобов’язаний запровадити дистанційку.

Зокрема, можуть працювати на умовах дистанційної роботи, якщо це можливо, зважаючи на виконувану роботу, та роботодавець має для цього відповідні ресурси та засоби (абз. 12 ст. 602 КЗпП):


  1. вагітні жінки,
  2. працівники, які мають дитину віком до трьох років;
  3. працівники, які здійснюють догляд за дитиною до 6 років (за медвисновком);
  4. працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
  5. батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
  6. особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.
Це категорії працівників, яким за їх бажанням та можливості виконувати дистанційну роботу роботодавець не може відмовити. В інших випадках роботодавець може відмовити у встановленні дистанційної роботи.

Запровадження дистанційної роботи


Найголовніше, що слід пам’ятати, дистанційна робота не обмежує трудові права працівника. Це означає, що:


  1. дистанційна робота оплачується на загальних підставах;
  2. працівник має право працювати за основним місцем роботи чи за сумісництвом;
  3. на дистанційці може встановлюватися повна та неповна зайнятість;
  4. працівнику гарантовані перерва, відпустка та лікарняні тощо.
Працівнику «на дистанційці» у загальному випадку може бути встановлено простій та/або прогул

Зверніть увагу, що дистанційна робота може запроваджуватися одразу при прийнятті або ж згодом.

Наприклад, якщо виникли певні обставини, як-от карантин, оголошення воєнного стану.

Причому, щоб запровадити дистанційку працівнику, який вже працює, звільняти чи переводити його не треба.


Якщо запровадження дистанційної роботи – це ініціатива працівника, то потрібна відповідна заява.


За загальним правилом, трудовий договір про дистанційну роботу в обов’язковому порядку укладається у письмовій формі (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП).


Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-211.

Типовий договір не можна «скорочувати»

Водночас із загального правила є винятки (ч. 11 ст. 602 КЗпП).


Так, дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця на час:


  1. загрози поширення епідемії, пандемії;
  2. необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;
  3. у разі виникнення загрози збройної агресії;
  4. у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.
За визначених обставин наказ може виконувати роль договору і у випадку, якщо дистанційка – це ініціатива працівника, і у випадку, якщо це ініціатива роботодавця

Як зазначено в ст. 602 КЗпП, з таким наказом (розпорядженням) працівника слід ознайомити протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.


У такому разі повідомна процедура, передбачена ч. 3 ст. 32 КЗпП, (попередження за 2 місяці) не застосовується. Однак вважаємо, що на прохання працівника та за згоди керівника запровадити дистанційну роботу можна навіть з наступного дня після звернення.


До речі, зараз дистанційна робота може бути запроваджена саме наказом керівника (без укладання письмового трудового договору), адже офіційно воєнний стан оголошено по 05:30 14 травня 2024 року. Однак ми радимо, за можливості, і зараз укладати договори про дистанційку у письмовій формі. Справа в тому, що після припинення чи скасування воєнного стану законодавчий «дозвіл» на встановлення дистанційної роботи за наказом анулюється і все рівно доведеться укладати письмові договори про дистанційку з працівниками. А це, як показує практика, джерело помилок у кадровому та бухгалтерському обліку.


Що стосується ознайомлення з наказом, то і в таких умовах воно має відбутися – це обов’язкова умова, яку воєнний стан не скасовує. Однак, вважаємо, що в умовах воєнного стану ознайомлення з наказом може відбуватися за допомогою альтернативних способів зв’язку, визначених роботодавцем у відповідному наказі та/або Правилах внутрішнього трудового розпорядку.


Зауважимо, що ст. 602 КЗпП визначає певні положення, які мають бути передбачені у письмовому договорі, укладеному за типовою формою. Ці ж положення мають бути передбачені і в наказі про запровадження дистанційної роботи.


Увага! Запровадження дистанційної роботи:


  1. не зобов’язує подавати Повідомлення до податкової, якщо запроваджується для вже працюючого працівника;
  2. не відображається в Об’єднаному звіті (зокрема, в додатку Д5), в Особовій картці за формою № П-2 та в трудовій книжці працівника;
  3. не змінює робочий рік працівника;
  4. не впливає на порядок надання відпусток.


Припинення дистанційної роботи


Запровадження дистанційної роботи має зворотну силу.


Якщо обставини, що призвели до встановлення дистанційки, не актуальні або ж виникла потреба в роботі «офф-лайн», то дистанційну роботу можна припинити.


В типовій формі трудового договору передбачено, що дистанційна робота може встановлюватися, зокрема, на визначений строк, установлений за погодженням сторін, або ж на час виконання певної роботи.


Якщо строк договору завершено та/або робота, на час виконання якої запроваджувалася дистанційна робота, виконана, то дистанційна робота припиняється автоматично.


Якщо ж договір (в тому числі у вигляді наказу!) укладався безстроково, то припинити дистанційну роботу можна:


  1. за ініціативою роботодавця;
  2. за ініціативою працівника. В цьому випадку працівник має написати заяву, а роботодавець – видати наказ (розпорядження) про припинення дистанційної роботи та відновлення звичайного режиму роботи.


За роз’ясненнями Держпраці в наказі має бути зазначено:


  1. причину зміни режиму роботи;
  2. дату припинення дистанційної роботи;
  3. дату виходу працівників на роботу;
  4. перелік працівників із зазначенням їхніх посад;
  5. порядок ознайомлення працівників із наказом та зміною режиму роботи.


Законодавство не вимагає ознайомлювати працівників з таким наказом у дводенний строк (про це «мовчать» і фахівці Держпраці). Але ми б радили орієнтуватися хоча б на такий мінімальний строк для оповіщення працівників і їх повернення до звичайного режиму роботи. Адже, як ми з’ясували на початку, що дистанційна робота може виконуватися навіть закордоном, тож працівникам слід дати час повернутися.


Висновки


  1. Дистанційна робота передбачає, що працівник може виконувати роботу будь-де поза межами територій роботодавця (не тільки вдома!).
  2. Дистанційна робота не обмежує трудові права та гарантії працівників.
  3. За загальним правилом укладається письмовий договір про дистанційну роботу. Затверджена його типова форма.
  4. Зокрема, у період дії воєнного стану дозволено запроваджувати дистанційну роботу наказом (розпорядженням) керівника.
  5. Щоб припинити дистанційну роботу слід видати наказ.


Яна ЯРОШЕНКО, редактор kadroland


Шаблони та зразки документів:


Заява про прийняття на дистанційну роботу за основним місцем

Наказ про прийняття на дистанційну роботу за основним місцем (довільна форма)

Наказ про запровадження дистанційної роботи на період воєнного стану

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

Трудовий договір про дистанційну роботу за сумісництвом

Заява працівника про припинення дистанційної роботи

Наказ про припинення дистанційної роботи