Трудовий договір з працівником
Трудові договори з найманими працівниками ФОП повинен укладати у письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі — КЗпП).
При оформленні письмового трудового договору слід використовувати форму, затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 № 260 «Про затвердження Форми трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю, та Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою». Ця форма трудового договору є зразком, тому сторони, що укладають трудові договори, можуть вносити в зазначену форму зміни та доповнення за умови, що зазначені зміни та доповнення не будуть погіршувати умови робітників порівняно з законодавством України (див., наприклад, роз’яснення Держкомпідприємництва у листі від 25.04.2002 № 1-311/2337).
У ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.
Отже, якщо трудові відносини між працівником та роботодавцем будуть оформлені без дотримання письмової форми (шляхом написання заяви працівника та видання наказу про прийняття на роботу), це не буде порушенням під час воєнного стану. Проте ми радимо підприємцям все ж таки укладати трудовий договір у письмовій формі, це мінімізує трудові спори між роботодавцем та працівником.
Чи потрібно десь реєструвати укладений між ФОП та працівником договір?
Ні, зараз такої потреби немає.
Раніше, дійсно, ФОП повинні були реєструвати трудові договори у службі зайнятості. Порядок такої реєстрації був затверджений наказом № 260 (він і дотепер є у цьому наказі), але, норма КЗпП, яка передбачала обов’язок реєстрації трудового договору (ст. 241), була виключена з Кодексу, тому зараз реєстрація трудових договорів не провадиться. З цього приводу є роз’яснення Державного центру зайнятості: https://www.dcz.gov.ua/novyna/5-nyuansiv-trudovyh-vidnosyn-mizh-pracivnykom-ta-fizychnoyu-osoboyu-pidpryyemcem.
Кадрові накази
ФОП-роботодавець повинен оформлювати необхідні кадрові накази, зокрема, про прийняття на роботу, звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення та інші. Роз’яснення Держпраці відносно цього питання наведено тут: https://kr.dsp.gov.ua/index.php/7207-kd24-11-2023.
Накази оформлюються або за типовими формами, затвердженими наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (далі — наказ № 489), або у довільній формі із зазначенням всіх необхідних реквізитів.
Також, слід оформлювати заяви працівників, на підставі яких видаються накази.
Чи повинен ФОП видавати накази про прийняття на роботу працівників, якщо він укладає трудовий договір у письмовій формі?
Так, повинен.
Пояснимо чому:
По-перше, це передбачено ст. 24 КЗпП, де вказано, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення органу ДПС про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ.
По-друге, для подання повідомлення в орган ДПС необхідно заповнити форму, затверджену постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту» (далі — постанова № 413). Одна з граф цієї форми (графа 9) – це «Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу». Тому, без видання наказу про прийняття на роботу ФОП не зможе заповнити повідомлення та подати його. На це звертає увагу ДПС: https://kyivobl.tax.gov.ua/media-ark/local-news/print-510401.html.
Повідомлення до ДПС про приймання працівників
Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається ФОП на підставі ст. 24 КЗпП за формою та в порядку, затвердженими постановою № 413.
Повідомлення подається до органу ДПС за місцем обліку ФОП як платника ЄСВ. Подати таке повідомлення необхідно до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.
Повідомлення подається засобами електронного зв’язку з використанням електронного підпису. Але, за відсутності технічної можливості подання повідомлення засобами електронного зв’язку, таке повідомлення може бути подане у формі документа на папері разом з копією в електронній формі.
Трудові книжки
Трудові книжки працівників в паперовому вигляді зараз ведуться за бажанням працівника (ст. 48 КЗпП).
Отже, якщо працівник має таке бажання, то ФОП зобов’язаний вносити в паперову трудову книжку працівника записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Також ФОП зобов’язаний на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, оформити паперову трудову книжку.
Оформлення трудової книжки здійснюється підприємцем відповідно до правил, встановлених Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58).
Оформлення інших кадрових документів
Підприємці ведуть кадровий облік своїх працівників, але, в спрощеному вигляді. Тому, у ФОПів дуже часто виникає питання щодо мінімального переліку кадрових документів, які необхідно оформлювати.
Роз’яснення та позицію держорганів відносно переліку обов’язкових кадрових документів для ФОПа можна знайти:
- у листі Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06;
- на сайті органу Держпраці за посиланням.
Узагальнюючи роз’яснення держорганів та враховуючи вимоги трудового законодавства, вказуємо основні кадрові документи, які повинні бути у ФОП-роботодавця, крім тих, що ми розглянули вище.
1. Штатний розпис.
Законодавство не передбачає обов’язку підприємця мати штатний розпис. Стаття 64 Господарського кодексу України, яка передбачає затвердження штатного розпису, стосується тільки підприємств, а роботодавці-підприємці у цій статті не вказані. На необов’язковість затвердження штатного розпису ФОП також вказує Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133.
Однак практика склалася іншим чином — Держпраці вимагає у ФОП-роботодавців наявність штатного розпису.
2. Графік відпусток.
Цей документ є обов’язковим для ФОПа, який використовує працю найманих працівників. Цей обов’язок закріплений у ч. 4 ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки», які передбачають, що черговість надання відпусток визначається графіками відпусток, з якими працівники мають бути ознайомлені. Ніяких виключень для ФОПів в цих нормах немає. Позиція Мінсоцполітики відносно обов’язковості затвердження графіку відпусток наведена у листі від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06.
3. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
Цей документ підприємець повинен затвердити, виходячи з приписів ст. 29 КЗпП, де вказано, що до початку роботи роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР). Про обов’язок ФОПів затверджувати ПВТР вказує і Мінсоцполітики у листах від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13 та від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134.
Проте, у листі Мінсоцполітики від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 зазначено, що підприємець може розробляти ПВТР.
Але, вважаємо, що ФОП повинен затверджувати ПВТР, виходячи з вимог ст. 29 КЗпП. При цьому, на нашу думку, ПВТР слід затвердити, якщо у ФОП-роботодавця є 3 й більше працівників.
4. Табель обліку робочого часу.
Підприємець повинен вести облік робочого часу для правильного нарахування заробітної плати працівникам. Такий облік ведеться в табелі обліку використання робочого часу типової форми № П-5, затвердженої Наказом № 489. Варто відзначити, що роботодавці, у тому числі й ФОП, можуть застосовувати власно розроблену форму для точного обліку робочого часу.
Норми Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкції № 286) підтверджують обов'язковість оформлення табеля робочого часу ФОПом. Відповідно до п. 1.6 Інструкції № 286 табель віднесено до первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників, а сама Інструкція № 286 розповсюджується не тільки на юросіб, а й на фізосіб-підприємців, які використовують найману працю (п. 1.1).
5. Особові картки працівників.
Форма особової картки працівника № П-2 затверджена Наказом № 495/656. У цьому наказі не визначено, чи розповсюджується він на ФОПів. Але, особова картка, як і табель, віднесена п. 1.6 Інструкції № 286 до первинної облікової документації, а, як ми зазначили вище, вимоги Інструкції № 286 розповсюджуються на підприємців.
Крім того, згідно з п. 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці № П-2. Тому, підприємці повинні оформлювати особові картки працівників. Це підтверджується і позицією Мінсоцполітики, зазначеною у листі від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06.
6. Посадові (робочі) інструкції.
Обов’язковість наявності у ФОПа цього документу законодавством не передбачена. Але, відповідно п. 1 і 3 ч. 1 ст. 29 КЗпП роботодавець повинен до початку роботи, зокрема, роз’яснити працівникові його права та обов’язки, проінформувати про трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків). Найзручніше це зробити, ознайомивши працівника з затвердженою посадовою (робочою) інструкцією. Хоча, якщо укладається письмовий трудовий договір, то всі права та обов’язки працівника можуть бути детально прописані у цьому договорі.
При розробці інструкцій слід керуватися Класифікатором професій ДК 003:2010 та Довідниками кваліфікаційних характеристик професій працівників.
7. Колективний договір.
Вимоги законодавства щодо укладення колективного договору розповсюджуються на підприємців, які мають статус роботодавців: колдоговір укладається на підприємствах, в установах та організаціях, а також із фізособою, яка використовує найману працю (ст. 11 КЗпП, ст. 2 Закону України від 01.07.1993 № 3356-XII «Про колективні договори і угоди»).
Але, за відсутність у ФОПа колдоговору відповідальності немає, адже колдоговір укладається між роботодавцем та працівниками на добровільних засадах. Цей момент зазначений у листі Мінпраці від 07.04.2006 № 2411/0/14-06/18. Тому, якщо зі сторони працівників не було виявлено бажань укласти колдоговір, то і відповідальності не буде.
Військовий облік
Виходячи з приписів норм законодавства, ФОПи не зобов’язані вести військовий облік працівників.
Так, обов’язок роботодавців вести військовий облік закріплено в ч. 5 ст. 34 Закону України від 25.03.1992 № 2232-XII «Про військовий обов'язок і військову службу». Але, у цій нормі чітко зазначено, що обов’язок вести персональний військовий облік покладається на керівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і закладів освіти незалежно від підпорядкування і форми власності. А от про ФОПів у цій нормі мова не йдеться.
Така ж сама ситуація і з Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487), яким встановлені правила ведення військового обліку. Відповідно п. 1 Порядку № 1487, цей документ розповсюджується тільки на юридичних осіб, а на фізосіб-підриємців – ні. Тому, ведення військового обліку ФОПом – справа добровільна.
Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю
ФОПи, у яких працює 8 та більше найманих працівників, зобов’язані виконувати норматив працевлаштування осіб з інвалідністю. Це передбачено ст. 19 Закон України від 21.03.1991 № 875-XII «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» (далі — Закон № 875), у якій зокрема, зазначається, що норматив повинні виконувати фізичні особи, які використовують найману працю.
Нагадаємо, що підприємець повинен створити для осіб з інвалідністю:
- одне робоче місце, якщо в нього працює від 8 до 25 працівників;
- робочі місця в кількості, що становить 4 % середньооблікової чисельності штатних працівників за рік, якщо у нього в штаті 25 і більше працівників.
У разі невиконання нормативу, ФОП повинен сплатити адміністративно-господарські санкції, передбачені ст. 20 Закону № 875.
Висновки
- На ФОПів, які використовують працю найманих працівників, розповсюджуються вимоги трудового законодавства, тому, вони зобов’язані оформлювати певні кадрові документи.
- Серед обов’язкових для оформлення ФОПом кадрових документів є письмовий трудовий договір, кадрові накази, трудові книжки, графік відпусток, правила внутрішнього трудового розпорядку, табелі обліку робочого часу, особові картки працівників.
- Ведення військового обліку ФОП здійснює у добровільному порядку, а норматив працевлаштування осіб з інвалідністю він зобов’язаний виконувати.
Оксана КОВАЛЬЧУК, редактор kadroland
Шаблони та зразки документів:
Безстроковий трудовий договір між працівником і ФОП
Трудовий договір про роботу за сумісництвом між працівником і ФОП
Трудовий договір з водієм (у ФОП)
Повідомлення про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту