Заповнюємо Табель: ТОП-7 нестандартних ситуацій

1. Відкликання з відпустки
2. Уточнення кількості відпрацьованого часу у зв’язку з хворобою
3. На частину робочого дня припав медичний огляд ВЛК
4. Неповна зайнятість
5. Внутрішнє сумісництво в Табелі
6. Перехідна (не)оплачувана відпустка в Табелі
7. Залучення до роботи у вихідний день
8. Висновки

Насамперед нагадаємо, що типову форму № П-5 Табеля обліку використання робочого часу (далі – Табель) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489. Стандартні відмітки у Табелі ви можете знайти за посиланням. Правилам коригування Табеля присвячено матеріал за посиланням.

Відкликання з відпустки

Ситуація 1. Працівнику бюджетної установи надали щорічну основну відпустку з 4 по 27 серпня 2025 (24 к. дн.). Відпускні виплатили перед відпусткою (01.08.2025). У серпні установа формує Табель 14.08.2025 (станом на 15.08.2025 для виплати зарплати за першу половину місяця) та 28.08.2025 (станом на 31.08.2025 для виплати зарплати за другу половину місяця). Однак 19.08.2025 (1 к. дн.) з метою ліквідації наслідків обстрілу працівника відкликали зі щорічної основної відпустки. У зв’язку з цим відпустка буде продовжена на 1 к. дн. – 28.08.2025.

На момент формування Табеля для виплати зарплати за першу половину місяця (авансу) ще немає відомостей про майбутнє відкликання працівника зі щорічної основної відпустки. Тож 14.08.2025 можна діяти одним із двох варіантів:

1. проставити інформацію про тривалість щорічної основної відпустки станом на момент формування Табеля (тобто, тільки по 15.08.2025). У такому випадку у разі відкликання з відпустки можна буде відразу поставити в Табелі правильну інформацію з урахуванням появи нового робочого дня та перенесення відпустки на 28.08.2025. Отже, в Табелі за серпень періоди, в яких працівник перебував у щорічній основній відпустці (з 4 по 18 серпня та з 20 по 28 серпня), будуть позначені кодом «В» (08), а робочі дні (1, 19 та 29 серпня) – кодом «Р» (01);
2. проставляти одразу всю інформацію про тривалість щорічної основної відпустки. Тобто, заповнюючи Табель для виплати зарплати за першу половину місяця, періоди, в яких працівник перебував у щорічній основній відпустці (з 4 по 27 серпня), відразу позначити кодом «В» (08). Не можна сказати, що цей шлях є неправильним, однак він може викликати незручності. З одного боку, на момент формування Табеля уже видано наказ про надання щорічної основної відпустки. Тобто, цілком правомірно відразу зазначати всю тривалість відпустки, орієнтуючись на дати, зазначені у наказі про надання відпустки. З іншого боку, у разі виникнення обставин, що впливають на тривалість відпустки (відкликання, хвороба тощо), уже не можна буде виправити інформацію в поточному Табелі. Адже виправлення у Табелі не допускаються. Тож відкоригувати інформацію можна буде тільки шляхом формування коригуючого Табеля. Для цього на підставі наказу про відкликання зі щорічної основної відпустки складають бухгалтерську довідку, в якій уточнюють дані про використання працівником робочого часу і роблять відповідну позначку в коригуючому Табелі.

Увага! У коригуючому Табелі не потрібно дублювати правильні рядки Табеля, який склали раніше. Слід заповнити один рядок з уточненими даними. До речі, в одному коригуючому Табелі можна відобразити одразу декілька уточнень стосовно кількох працівників (за потреби). Не потрібно формувати коригуючий Табель щодо кожного працівника окремо

Уточнення кількості відпрацьованого часу у зв’язку з хворобою

Ситуація 2. 31.07.2025 установа нарахувала зарплату працівнику за повністю відпрацьований липень 2025 року. Але виявилося, що 30 та 31 липня працівник хворів, про що свідчить електронний листок непрацездатності, який отримав статус «Готовий до сплати (виданий)» у серпні 2025 року.

Оскільки Табель у бюджетних установах формується заздалегідь, щоб працівники в кінці місяця отримали зарплату, на цей момент може бути відсутня інформація про хворобу працівника. У такому випадку вже у серпні 2025 року потрібно сформувати коригуючий Табель за липень 2025 року. У ньому потрібно відобразити рядок щодо даного працівника, в якому 30 та 31 липня будуть протабельовані днями хвороби «ТН» (26). Решта днів за графіком роботи працівника залишаться робочими.

Більше про ведення табеля обліку робочого часу, його заповнення та складання положення про табельний облік дивіться у нашому курсі «Робочий час – 2026: норми, табель, підсумований облік, графіки змінності» – урок 3 «Інструменти для обліку робочого часу у роботодавця: табель, Положення про табелювання». Цей курс доступний за передплатою

На частину робочого дня припав медичний огляд ВЛК

Ситуація 3. 12.08.2025 працівника за його заявою увільнено від роботи на кілька годин (у зв’язку з проходженням медогляду військово-лікарською комісією, далі – ВЛК). Час, витрачений на огляд ВЛК, зайняв 6 годин. Фактично 12.08.2025 працівник відпрацював лише 2 години.

По-перше, час проходження медогляду ВЛК та час роботи в Табелі позначають різними кодами:

1. відсутність працівника у зв’язку з проходженням медогляду позначаємо як «ІН» (22);
2. робочі дні позначаються кодом «Р» (01).

По-друге, частину дня 12.08.2025 працівник перебував на медогляді ВЛК, а частину – на роботі. Тобто, виникає потреба один день табелювати відразу двома кодами. Звісно, форма Табеля, затверджена наказом № 489, передбачає наявність тільки одного коду за один день, але ця форма має рекомендаційний характер (примітка 2 до Табеля). Тож Ви можете передбачити в Табелі додаткову клітинку для 12.08.2025, або в одній клітинці через похилу риску зазначити два коди та години, витрачені на медогляд ВЛК і на роботу (Р/ІН та 2/6 відповідно).

Увага! 12.08.2025 буде враховано в Табелі як один день відразу у трьох випадках: при заповненні графи «Відпрацьовано за місяць днів/год», графи «Всього неявок дні/год» (зазначається загальна кількість днів/годин неявок, які припали на робочі дні за графіком працівника) та графи «Всього неявок з інших причин за місяць дні/год» (зазначається кількість робочих днів / годин, на які припав медогляд ВЛК).

Своєю чергою, оплачувати такий день потрібно таким чином:

1. за 6 годин, витрачених на медогляд ВЛК, буде нараховано середній заробіток;
2. за 2 години роботи буде нараховано зарплату пропорційно до відпрацьованих годин.

Неповна зайнятість

Ситуація 4. Працівник працює в установі за основною посадою бухгалтером на умовах неповного робочого часу (0,5 ставки) за графіком роботи з понеділка по п’ятницю по 4 год.

Табель формуємо і на працівників, прийнятих на умовах неповного робочого часу. Для відображення годин роботи таких працівників застосовують код «РС» (02). Важливо: в графі «Оклад, тарифна ставка, грн» потрібно зазначити повний оклад, передбачений штатним розписом для посади, яку обіймає працівник.

Внутрішнє сумісництво в Табелі

Ситуація 5. Працівник працює в установі за основним місцем роботи прибиральником службових приміщень (1 ставка) та за внутрішнім сумісництвом на умовах неповного робочого часу на посаді двірника (0,25 ставки).

Коли працівник працює в одній установі на декількох посадах, то на кожну посаду потрібно сформувати в Табелі окремий рядок. Зауважте, що зовнішні сумісники також потрапляють до Табеля.

Перехідна (не)оплачувана відпустка в Табелі

Ситуація 6. Працівнику надали відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з воєнним станом з 07.08.2025 по 04.11.2025. Чи потрібно табелювати працівника у місяцях, коли він не працює жодного дня (вересні та жовтні)?

Перебуваючи у відпустці без збереження зарплати, працівник продовжує бути в трудових відносинах. Тож він повинен потрапляти до Табеля, незважаючи на те, що цілий місяць може бути у відпустці будь-якого виду (як оплачуваних, так і неоплачуваних).

Залучення до роботи у вихідний день

Ситуація 7. Працівника залучено до роботи у вихідний день 10.08.2025, що компенсується додатковим днем відпочинку 20.08.2025.

Спочатку зауважимо, що згідно зі ст. 72 Кодексу законів про працю України робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін одним із двох способів: у грошовій формі у подвійному розмірі за правилами оплати відповідно до ст. 107 КЗпП або наданням іншого дня відпочинку. Якщо працівник обрав як компенсацію додатковий день відпочинку, то діяти під час табелювання потрібно так:

1. фактична кількість годин, відпрацьованих у вихідний день, позначається кодом «РВ» (06);
2. додатковий день відпочинку табелюєте так, як передбачено у Вашій установі, адже окремого коду для вихідного дня Табелем не передбачено.

Висновки

1. Для виправлення раніше зазначених даних потрібно формувати коригуючий Табель.
2. Робочий день, на який припав медогляд ВЛК, табелюють одразу двома кодами «Р» (01) та «ІН» (22) із зазначенням кількості годин, витрачених на медогляд та на роботу.
3. Години роботи працівників, прийнятих на умовах неповного робочого часу, табелюють кодом «РС» (02).
4. Роботу за внутрішнім сумісництвом табелюємо окремим рядком.
5. Перехідну (не)оплачувану відпустку табелюйте в кожному місяці, на який вона припадає.
6. Залучення до роботи у вихідний день повинно потрапити до Табеля.

Людмила БАЛЛА, PhD in Economics

Шаблони та зразки документів:

Табель обліку використання робочого часу

Положення про табельний облік

Реєстр табельних номерів, присвоєних працівникам

Статті на тему:

Табель обліку використання робочого часу: важливі акценти для 2025 року

Коригування Табеля обліку робочого часу: ТОП 5 ситуацій

Дні огляду МСЕК: табелювання та оплата

Відпустки без збереження зарплати: табелюємо правильно

Як табелювати неповну зайнятість за основним місцем роботи

Як табелювати вихідні та вільні від роботи дні