Працівник заперечує підпис у заяві: як діяти роботодавцю

1. Заперечення працівником підпису на документі: фіксуємо подію
2. Які рішення може бути ухвалено керівником
3. Що зробити щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому
4. Висновки

Заперечення працівником підпису на документі: фіксуємо подію

Заперечення працівника щодо підпису може виникнути не тільки щодо заяви про щорічну відпустку, а й щодо інших кадрових документів (наприклад, щодо підпису на заяві про звільнення).

Підпис працівника на заяві або іншому документі підтверджує його власне волевиявлення щодо певної події. Тому заперечення справжності підпису може мати негативні наслідки для роботодавця.

Як діяти в подібних ситуаціях в трудовому законодавстві чітко не прописано. Виходячи із загальних норм законодавства та практики радимо роботодавцю в подібних ситуаціях діяти за таким алгоритмом.

1. Зафіксуйте заперечення працівника щодо його власного підпису на заяві документально. Для цього запропонуйте працівникові написати відповідну заяву або пояснення, де він має зазначити всі обставини цієї ситуації.

2. Проведіть службове розслідування щодо цього випадку.

Законодавством прямо не передбачено проведення службового розслідування, але це бажано зробити в нашій ситуації.

Для проведення службового розслідування створіть комісію з кількох осіб. До складу комісії можна включити керівника кадрової служби (особу яка відповідає за ведення кадрового обліку), керівника працівника, щодо якого виник конфлікт, юриста, тощо.

Про створення комісії та проведення службового розслідування видайте відповідний наказ (розпорядження). У наказі зазначте причину проведення службового розслідування, склад комісії, строки проведення розслідування.

Під час проведення службового розслідування:

1. отримайте письмові пояснення від працівників, причетних до ситуації що виникла. В першу чергу – від працівника кадрової служби, який отримував документ, підпис на якому заперечується працівником;
2. перевірте інші документи, які стосуються випадку, що розслідується;
3. зіставте підпис справжність якого заперечується, з підписами працівника на інших документах (в журналах обліку, особової картці П-2, тощо).

Якщо розслідується питання про заяву щодо надання відпустки, перевірте також графік відпусток та наявність повідомлення працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

3. За результатами проведеного службового розслідування складіть акт.

В акті зазначте обставини ситуації, документи та інші матеріали, які дослідила комісія, пояснення працівників, а також висновки щодо встановлених обставин, а також рекомендації за результатами розслідування.

Але, слід розуміти, що внутрішня комісія підприємства не є експертною установою, тому остаточний висновок щодо справжності підпису на документі, можливо, доведеться отримувати шляхом проведення почеркознавчої експертизи. Наприклад, якщо врегулювати конфлікт шляхом перемовин не вдалося, а працівник вирішив з цього питання звернутися до суду.

Акт службового розслідування складається довільної форми. При його оформленні можна скористатися примірною формою акта, затвердженою наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5 (додаток 30). Усі примірні форми, затверджені цим наказом, ви можете знайти на нашому сайті за посиланням.

4. На підставі складеного акта службового розслідування ухваліть управлінські рішення та оформіть їх відповідними наказами.

Які рішення може бути ухвалено керівником

Рішення керівника будуть залежати від конкретної ситуації та встановлених при службовому розслідуванні фактів. Тут можливі такі варіанти, в залежності від того:

1. чи передбачена відпустка працівника графіком відпусток;
2. чи «відгуляв» фактично цю відпустку працівник.

Варіант 1. Щорічну відпустку передбачено графіком відпусток, відпустку було надано у період, передбачений графіком.

Якщо відпустка передбачена графіком відпусток та надається у строки, передбачені графіком, заява працівника взагалі не потрібна. Докладніше про це ми писали тут.

В цьому випадку не важливо, чи є заява працівника на отримання відпустки, чи ні. Отже, якщо щорічну відпустку надано відповідно до графіка та роботодавець виконав обов’язок щодо повідомлення працівника про дату її початку, відсутність заяви працівника сама по собі не є підставою для скасування наданої відпустки. Тому в цій ситуації нічого скасовувати відносно відпустки не потрібно.

Варіант 2. Відпустку надали поза графіком на підставі заяви, підпис якої працівник заперечує, або працівнику надавалася не щорічна, а інша відпустка (щодо якої графік не складається). Працівник відпусткою не скористався.

В цьому випадку потрібно буде скасувати наказ про надання відпустки. Скасування здійснюється шляхом видання нового наказу, про скасування попереднього. Також якщо на підставі скасованого наказу була нарахована сума відпускних, бухгалтерії необхідно буде зробити перерахунок.

Варіант 3. Працівник скористався відпусткою, наданою йому на підставі заяви, справжність підпису на якої заперечується.

Якщо працівник фактично скористався відпусткою, не варто автоматично скасовувати наказ лише через заперечення ним підпису. Насамперед потрібно з’ясувати обставини надання відпустки та з’ясувати, чи заперечує працівник саме факт надання йому відпустки. Якщо працівник підтверджує, що фактично погоджувався на відпустку та скористався нею, доцільно зафіксувати це письмово (шляхом складання працівником відповідної заяви).

Що зробити щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому

Керівнику підприємства варто звернути увагу на причини виникнення подібної ситуації (наявність на заяві підпису, що заперечується працівником). Якщо за результатами перевірки буде встановлено, що працівник кадрової служби або інший працівник умисно вчинив дії, пов’язані з підробленням підпису, роботодавець може розглянути питання про притягнення винної особи до дисциплінарної відповідальності. При цьому необхідно дотримуватися порядку та строків застосування дисциплінарних стягнень, установлених главою Х КЗпП. Докладніше про порядок накладання дисциплінарних стягнень можете дізнатися з нашої статті.

Крім того, за результатами розгляду проведеного службового розслідування доцільно видати наказ, яким запобігти аналогічним випадкам у майбутньому, а саме: за можливості забезпечити подання заяв та інших кадрових документів безпосередньо працівниками, а в разі сумнівів щодо особи, яка подає документ, – здійснювати її ідентифікацію за допомогою документів, що посвідчують особу. Якщо ж на підприємстві введено електронний документообіг щодо особистих заяв працівників, то необхідно здійснювати перевірку чинності електронного підпису працівника на документі.

Нагадаємо, що перевірити дійсність електронного підпису на документі можна за допомогою сервісів:

1. центрального засвідчувального органу;
2. порталу Дія.

Висновки

1. Якщо працівник заперечує підпис на заяві, або іншому документі, зафіксуйте цей факт документально та за потреби проведіть службове розслідування цього факту.
2. За результатами службового розслідування складіть відповідний акт та прийміть відповідні кадрові рішення в залежності від конкретної ситуації та виявлених фактів.
3. Щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому, організуйте подання кадрових документів таким чином, щоб можна було підтвердити особу працівника та факт подання ним документа. Для електронних документів перевіряйте чинність електронного підпису.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про скасування наказу про відпустку без збереження заробітної плати

Наказ про скасування пункту зведеного наказу про прийняття

Наказ про скасування наказу про відпустку (звільнення до початку відпустки)

Читайте більше:

Реєстрація заяв працівників та інших внутрішніх документів: форми та порядок їх заповнення

Зміни до реквізитів наказу на підставі іншого наказу