Електронні лікарняні: покрокове оформлення з позиції кадровика

Електронний лікарняний: дії та функції кадровика

Насправді заочна підготовка до роботи з лікарняними в кадровика розпочинається ще на етапі прийняття працівника на роботу, оскільки він заповнює, зокрема в розділі 1 особової картки П-2, пункт 7, в якому йдеться про стаж роботи.

Нагадаю, згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати, окрім іншого:

1. трудову книжку (у разі наявності);
2. або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Саме з вищезазначеного, кадровик і рахує страховий стаж працівника.

Поговоримо про дії кадровика, коли на порталі ПФУ з’являється електронний лікарняний працівника. Умовно, можна сформувати такий алгоритм:

1. Перевірка наявності електронного лікарняного на порталі ПФУ

Е-лікарняні для перегляду роботодавцями доступні відразу після їх відкриття. Одразу звертайте увагу на категорію лікарняного:

1. вагітність та пологи;
2. всі інші…

Річ у тім, що листок непрацездатності з причиною непрацездатності «Вагітність та пологи» вважається виданим через сім днів з дати відкриття листка непрацездатності. Таким чином, після спливу семи днів з дати відкриття, його можна брати на опрацювання (п. 1 розд. ІІІ Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234, далі – Порядок № 1234). В той час, як усі інші лікарняні вважаються виданими через сім днів після дати закриття листка непрацездатності та набувають статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234).

2. Визначення, чи це первинний лікарняний, чи продовження

Щоб визначити чи це первинний листок непрацездатності, чи продовження, кадровику слід звертати увагу на номер листка непрацездатності. Унікальний номер листка непрацездатності має таку структуру:

1. номер випадку непрацездатності;
2. порядковий номер листка непрацездатності;
3. номер версії (позначається цифрою «1» при створенні нового листка, а при створенні листка як продовження номер збільшується («2», «3» та далі за порядком) при внесенні кожної наступної зміни до листка непрацездатності на підставі медичного висновку про тимчасову непрацездатність).

Номер складається з трьох частин та 19 або більше знаків, враховуючи дефіси: ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. Він генерується у такому форматі:

1. номер випадку непрацездатності;
2. порядковий номер листка непрацездатності;
3. номер його версії.

3. Табелювання відсутності працівника у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю

Сьогодні єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату від 05.12.2008 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» № 489 (далі – Наказ № 489). Цей документ затверджує типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Відповідно до запропонованих кодів, для відображення перебування на лікарняному застосовують:

1. ТН (або 26) – для відображення оплачуваної тимчасової непрацездатності;
2. НН (або 27) – для відображення неоплачуваної тимчасової непрацездатності у випадках, передбачених законодавством.

Табелювати може табельник (якщо є на підприємстві), керівник структурного підрозділу, де працює працівник, або ж кадровик підприємства.

4. Визначення страхового стажу працівника

Розмір допомоги з тимчасової втрати працездатності залежить від страхового стажу. Автор, під час роботи з лікарняними, поділяє стаж на два види:

1. загальний страховий стаж;
2. «спеціальний» страховий стаж (стаж за останні 12 місяців).

Нагадуємо, згідно зі ст. 17 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон № 1105), допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:

1) 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;

2) 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;

3) 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;

4) 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років.

І щодо так званого «спеціального» стажу. Якщо ж у працівника страховий стаж за попередні 12 місяців перед настанням страхового випадку нараховує менш ніж 6 місяців, він має право на страхові виплати відповідно до цього Закону в таких розмірах:

1) допомога по тимчасовій непрацездатності – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку;

2) допомога по вагітності та пологах – виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (ст. 12 Закону № 1105).

5. Уточнення відомостей про пільги у працівника

Кадровик має також звернути особливу увагу на пільги працівника, які надають право на допомогу з тимчасової втрати працездатності в розмірі 100% середньої зарплати незалежно від страхового стажу.

Право на допомогу в розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) мають право:

1. застраховані особи, віднесені до 1-3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
2. один з батьків або особа, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
3.  ветерани війни (в тому числі працівники, які мають статус УБД), постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
4. особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 № 1584-III «Про жертви нацистських переслідувань»;
5.  донори, які мають право на пільгу, передбачену статтею 20 Закону України від 30.09.2020 №931-IX «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»;
6. особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.1991 №962-XII «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу (ст. 17 Закону № 1105).

6. Обрахунок днів для оплати

Кадровик має підрахувати кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті.

Якщо мова йде про «загальне» захворювання, то згідно зі ст. 15 Закону № 1105, допомога по тимчасовій непрацездатності виплачується ПФУ з шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення медико-соціальною експертною комісією інвалідності.

Оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, здійснюється за рахунок коштів роботодавця згідно з нормами зазначеними в Порядку оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, за рахунок коштів роботодавця, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440 (далі – Порядок № 440).

Таким чином, якщо тривалість непрацездатності не перевищує 5 днів, то всі дні оплачують за рахунок роботодавця (за сумісництвом в тому числі). А якщо тривалість непрацездатності понад 5 днів, або ж непрацездатність у зв’язку з вагітністю та пологами, то оплата вже буде за рахунок ПФУ.

7. Визначення статусу е-лікарняного

Листок непрацездатності може мати такі статуси: «Закритий», «Готово до сплати», «Помилково сформований», «Недійсний» та «Оплачений». Щоб ефективно працювати з листком непрацездатності, потрібно розуміти, що означає кожен такий статус.

«Закритий» – це статус, якого електронний лікарняний набуває з дня свого формування (відкриття) в Електронному реєстрі листків непрацездатності. За електронними лікарняними з таким статусом ще не можна нараховувати кошти. Статус «закритий» змінюється на «готово до сплати» через сім днів після дати:

1. закриття (закінчення строку дії медичного висновку) – для лікарняних по тимчасовій непрацездатності;
2. відкриття (початок строку дії медичного висновку) – для лікарняних по вагітності та пологах. 

Навіть якщо статус зміниться раніше, варто зачекати, адже протягом семиденного періоду до лікарняного можуть вноситися зміни. 

«Готово до сплати» – статус, який вказує на те, що страхувальник може працювати з листком непрацездатності та нараховувати кошти. За електронними лікарняними з таким статусом, роботодавець має сформувати на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України заяву-розрахунок на фінансування відповідного виду допомоги та надіслати її до Фонду.

«Помилково сформований» – статус може отримати листок непрацездатності, якщо медичний висновок, на підставі якого його було сформовано, створено з помилками. У такому разі лікар протягом 7 днів створить коректний медичний висновок, на підставі якого буде створено новий е-лікарняний. А попередній, із неточними чи некоректними даними, отримає статус «Помилково сформований». Виплати за такими електронними лікарняними не проводяться.

«Недійсний» – такий статус має е-лікарняний, створений на підставі медичного висновку за іншою категорією, період непрацездатності за яким не виходить за межі періоду непрацездатності за раніше створеним лікарняним.

Як зрозуміло з уже вищезгаданої інформації, кадровик починає безпосередньо роботу з окремим лікарняним після того, як той набуває статусу – «Готово до сплати»

8. Перевірка причини непрацездатності

В електронному лікарняному зазначається причина тимчасової втрати працездатності, від якої залежить, зокрема, фінансування від ПФУ.

Категорії медичних висновків відповідають причинам непрацездатності. І ці причини непрацездатності мають свої «коди», згідно з Порядком № 1234.

Висновки

Отже, умовно роботу з лікарняним на підприємстві можна поділити на такі етапи:

1. працівник повідомив про відкриття е-лікарняного;
2. табельник (кадровик) зазначає в табелі обліку викристання робочого часу відсутність працівника;
3. кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи;
4. уповноважений із соціального страхування передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення;
5. бухгалтерія розраховує лікарняний і надає заяву-розрахунок до ПФУ .

Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці

Стаття на тему:

Оформлення лікарняних: що має знати кадровик

Відео на тему:

Оформлення лікарняних: строки & рішення про (не)оплату

Як заповнити заяву-розрахунок для лікарняних на веб-порталі ПФУ

Шаблони та зразки документів:

Протокол засідання комісії соцстраху щодо е-лікарняних

Наказ про призначення відповідальної особи за отримання інформації з електронного реєстру листків непрацездатності

Журнал обліку листків непрацездатності

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (суміснику)

Повідомлення про відмову у призначенні допомоги з тимчасовою втратою працездатності (вихід на роботу під час лікарняного)

Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати (вихід на роботу під час лікарняного)

Довідка для розрахунку лікарняних