Чи потрібно видати якийсь наказ про визначення відповідального за внесення оперативних відомостей до ПФУ (державна служба)? І загалом кого ми маємо визначити такою відповідальною особою?
Вам потрібно самостійно визначити працівника, який відповідатиме за подання відомостей у функціоналі «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)» / «Повідомлення про зміни в трудових відносинах» порталу ПФУ. Зробити це можна шляхом видання відповідного наказу.
Звісно, у більшості випадків із порталом ПФУ працюють фахівці бухгалтерії, які подають Об’єднану звітність. І тому одразу може виникати бажання доручити цю роботу саме їм. Утім ми радимо не поспішати. Адже актуальною інформацією, необхідною для заповнення «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)», володіють саме працівники кадрової служби. А, як відомо, інформація має бути подана не пізніше ніж протягом наступного дня після відповідної події. З огляду саме на це й варто визначати відповідальних осіб.
Отже, для подання таких відомостей доцільно призначити саме співробітника кадрової служби, який відповідає за оформлення наказів про прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, тимчасового припинення / відновлення дії трудового договору.
При цьому потрібно враховувати що для подання інформації такому працівникові знадобиться доступ до порталу від імені страхувальника та електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Як повідомляють фахівці ПФУ, для цього страхувальник (роботодавець) в особистому кабінеті за допомогою пункту меню «Користувачі кабінету страхувальника» має можливість підтримувати в актуальному стані дані про уповноважених спеціалістів, яким надано право перегляду та вводити відомості про трудові відносини працівників. Для доповнення списку таких спеціалістів призначено кнопку «Додати». Уповноважений спеціаліст, який має КЕП службової особи юридичної особи (керівник, головний бухгалтер, спеціаліст кадрової служби), де прописано його РНОКПП та код ЄДРПОУ роботодавця, зможе увійти в кабінет страхувальника, переглянути відомості про трудові відносини працівників та ввести нові.
Далі до вашої уваги приклад формулювання наказу, яким на підприємстві може бути уповноважено інспектора з кадрів на подання оперативних відомостей до ПФУ.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Статті та консультації на тему:
Відомості про працівників до ПФУ для цілей бронювання: хто подає і як це зробити
Хто має подавати до ПФУ «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)»
Порядковий номер місця трудових відносин для оперативних відомостей до ПФУ — визначити легко