ЗВЕРТАЄМО УВАГУ! На момент підготовки даної статті думки редакції розходились у питанні обов’язковості отримання паперового ВОД при наявності електронного. У зв’язку з цим ми звернулись із запитом до Генштабу. Актуальну статтю «Паперовий військово-обліковий документ за наявності електронного ВОД не потрібен — Генштаб ЗСУ» із позицією редакції на основі роз’яснення Генштабу ми опублікували посиланням.
Ми вже розповідали про нові вимоги до військово-облікових документів (далі — ВОД), які мають бути у військовозобов’язаних осіб, призовників та резервістів. Адже з травня цього року Верховна Рада та Кабмін суттєво змінили законодавство, встановивши низку нових вимог до військово-облікових документів. Сьогодні поговоримо про останні зміни – про ВОД в електронній формі та вимоги щодо неї, які запровадив Кабмін.
З 18 червня 2024 р. запрацювали норми постанови КМУ «Про внесення змін до Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів» від 18.06.2024 р. № 721.
Цією постановою внесені зміни до Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 16.05.2024 № 559 (далі — Порядок № 559), яким у травні цього року було затверджено вимоги до ВОД нового зразка.
Нагадаємо, що до 18 травня цього року військово-обліковими документами вважалися:
- для призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці;
- для військовозобов'язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов'язаного;
- для резервістів — військовий квиток.
Однак з 18 травня усі перелічені особи отримують не військовий квиток чи посвідчення для підтвердження свого статусу, а військово-обліковий документ, який видають за єдиною формою.
ВОД може бути в електронній та паперовій формі. При цьому ВОД в електронній формі та ВОД у паперовій формі мають однакову юридичну силу. Про це вказано у п. 9 Порядку № 559.
Тож, які вимоги встановлені до ВОД в електронній формі та чи може він повноцінно замінити ВОД у паперовій формі?
Головна вимога передбачена у п. 81 Порядку № 559. ВОД в електронній формі є дійсним лише за наявності QR-коду та не може використовуватися без нього. Саме через QR-код можна перевірити відомості, які вказані у ВОД в електронній формі.
Чому це важливо?
Тому що ВОД в електронній формі може бути роздрукований. Про це вказано у новому п. 82 Порядку № 559.
Це має дещо спростити для роботодавців процедуру прийняття на роботу осіб, які є військовозобов’язаними або призовниками, але не мають ВОД ні старого, ні нового зразка в паперовій формі. Обов’язок роботодавця в частині перевірки таких документів наразі діє і його не скасовано. Нагадаємо, що це передбачено у п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487).
А у п. 20, який згадано у п. 34 Порядку № 1487, визначено, що військовий облік ведеться на підставі даних паспорта громадянина України та військово-облікових документів.
Отже, немає сумнівів, що роботодавець має перевірити наявність ВОД у кандидата при прийнятті його на роботу. І якщо у нього немає ВОД у паперовій формі, то він може надати для перевірки ВОД в електронній формі. При цьому він може завантажити копію цього документу у форматі PDF файлу. Це також передбачено у новому п. 82 Порядку № 559.
Але доцільно також і посадовій особі відділу кадрів при оформленні нового працівника перевірити ВОД в електронній формі через додаток Резерв+. Оскільки цей застосунок дозволяє сканувати QR-код е-ВОД і без авторизації у додатку, то працівник відділу кадрів при оформленні новоприйнятого працівника на роботу може перевіряти QR-код його е-ВОД, використовуючи свій смартфон. Працівник своєю чергою може особисто сформувати ВОД у форматі PDF файлу і передати посадовій особі відділу кадрів. Такий файл слід роздрукувати і можна додати до особової справи працівника.
Але чи достатньо такої роздруківки для повноцінного військового обліку працівника за місцем його роботи і чи є у цьому ризики з точки зору відповідальності за достовірність військового обліку?
Скоріш за все роздрукована копія PDF файлу — це варіант тимчасового розв'язання питання, щоб виконати вимоги п. 37 Порядку № 1487, де вказано, що до справи, яка має бути сформована до відповідних списків персонального військового обліку, додаються копії військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних та резервістів.
Зверніть увагу на те, що роздрукована копія е-ВОД може бути додана за умови, що у ній є вся інформація для заповнення всіх відповідних граф списку і така інформація є актуальною!
Але чи завжди це так? У п. 7 Порядку № 559 вказано, що ВОД в електронній формі формується на безоплатній основі за бажанням особи після проходження нею електронної ідентифікації та автентифікації.
І в ньому вказується інформація, яка вже «підтягнулася» в Єдиний держреєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів із інших держреєстрів. Можна навіть не сумніватися, що така інформація може бути частково недостовірна або неактуальна.
Саме тому важливо врахувати, яка дата і який час оновлення облікових даних та дата і час формування ВОД вказані у PDF-копії ВОД. Нагадаємо, що з 18 травня по 16 липня цього року всі військовозобов’язані, призовники та резервісти мають оновити свої військово-облікові дані. Тож логічно, що дата оновлення ВОД має відповідати цьому періоду.
Крім того, важливо врахувати п. 7 Порядку № 559, де вказано, що строк дії військово-облікового документа в електронній формі становить не більше одного року з дати його формування та не може перевищувати строк дії відстрочки від направлення для проходження базової військової служби для призовників або відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов’язаних та резервістів.
Зверніть увагу, що ВОД в електронній формі за певних умов може бути недійсним!
Про це також вказано у п. 7 Порядку № 559. Уточнімо, йдеться про такі відомості:
- прізвище, власне ім'я (усі власні імена); по батькові (за наявності);
- дата народження;
- Індивідуальний податковий номер;
- відомості про наявність відстрочки від направлення для проходження базової військової служби для призовників або відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації на особливий період (бронювання) для військовозобов'язаних та резервістів;
- відомості про виконання військового обов'язку (категорія обліку);
- відомості про військовий облік (вид обліку та територіальний центр комплектування та соціальної підтримки, в якому перебуває на обліку);
- відомості щодо звернення або надсилання до Нацполіції повідомлення про вчинення адміністративного або кримінального правопорушення.
Отже, ВОД в електронній формі вважається недійсним, якщо він містить вказані відомості, які на момент зчитування інформації не відповідають відомостям в ЄДРПВР.
Чи може посадова особа відділу кадрів перевірити достовірність всіх цих відомостей, маючи лише застосунок Резерв+?
Навряд чи.
Тож як бути?
Давайте виходити з того, що поява ВОД в електронній формі базується на тому, що особа має також ВОД у паперовій формі. Чи не за таким принципом сформовано такі електронні документи як паспорт громадянина України чи посвідчення водія у додатку Дія?
Тому доцільно все ж запропонувати працівнику звернутися до ТЦК і отримати ВОД у паперовій формі (тобто на бланку). Особливо це важливо у разі, якщо у його електронному ВОД відсутня дата оновлення даних, або відомості по окремих реквізитах взагалі відсутні. Для цього вручіть йому Повідомлення щодо отримання військово-облікового документа на бланку.
І також не забувайте, що відсутність паперового ВОД у працівника суттєво ускладнить, або й взагалі зробить неможливим його бронювання, якщо у підприємства є для цього підстави.
Нагадуємо, що відповідно до п. 3 Порядку бронювання військовозобов’язаних під час воєнного стану, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 р. № 76 керівники підприємств, установ та організацій відповідають за включення військовозобов’язаних працівників до списків, а також за відповідність облікових даних військовозобов’язаних, зазначених у списку, їх військово-обліковим документам.
Джерело: kadroland