Звільнялась працівниця, видали наказ, працівниця наказ підписала, запис внесли до трудової книжки. Але згодом виявили, що наказ було видано не з тим номером і він взагалі відрізняється нумерацією з наказами тривалого зберігання. Тобто наказ переплутано із тимчасовими. Та ще й не в той журнал записали. Як діяти у такій ситуації?
Якщо помилково зареєстрували наказ не в тому журналі, є два способи виправити ситуацію, залежно від того коли її виявлено.
Як відомо, накази підписують до реєстрації. Ба більше: наказ слід реєструвати один раз — у день його підписання (п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 № 1000/5).
1. Помилку помітили одразу.
У такому разі у журналі потрібно закреслити помилкові дані тонкою лінією, а у графі «Примітка» зазначити, що запис зроблено помилково. Далі оформлюйте реєстраційний запис у потрібному журналі.
З огляду на те, що наказ все підписано, то подальші дії залежать від того чи встигли ви внести реєстраційний індекс до наказу.
Якщо ні, то просто вкажіть вірний індекс.
Якщо так, то у наказі неправильний індекс закресліть тонкою лінією, а поруч зазначте правильний.
2. Помилку виявили згодом (це саме ваш варіант), коли зареєстрували наступні документи та видали копію наказу працівниці.
Не робіть виправлення в журналі. У графі «Примітка» опишіть помилку. Наприклад: документ має інший строк зберігання. Зазначте, що підшили його до відповідної справи, вкажіть індекс справи. Документ підшийте до потрібної справи за хронологією.
Не потрібно робити жодних виправлень і в трудовій книжці працівниці, це не вплине на її страховий стаж.
Наприкінці року зробіть у журналі реєстрації підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів та особливості їх реєстрації.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» — це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів: