Спільний наказ з основної діяльності двох підприємств одного рівня (далі – спільний наказ) оформлюють на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм). Наведемо уніфіковану форму цього документа.
У спільному наказі максимально можуть бути оформлені такі реквізити згідно з Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020):
- найменування підприємств – авторів спільного наказу;
- коди підприємств згідно з Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (далі – ЄДРПОУ);
- назва виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- гриф обмеження доступу до документа (лише для наказів, що містять службову інформацію з обмеженим доступом);
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- підписи;
- відбитки печаток;
- візи документа;
- гриф погодження документа;
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Розглянемо детально вимоги до змісту та місця розташування кожного з цих реквізитів.
Найменування підприємств у спільному наказі зазначають повністю відповідно до найменувань, визначених у статутах цих підприємств. Найменування відповідних підприємств оформлюють у верхній частині наказу на одному рівні у два стовпчики.
Код ЄДРПОУ кожного підприємства проставляють під його найменуванням.
Назву виду документа – НАКАЗ – друкують великими літерами напівжирним шрифтом центровано стосовно тексту. Згідно з абз. 3 п. 7.2. ДСТУ 4163:2020 для друкування цього реквізиту можна використовувати розріджений шрифт розміром 14–16 друкарських пунктів.
У спільному наказі зазначають лише одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису керівника одного з підприємств. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом, наприклад, 16 вересня 2024 р. або 16.09.2024. Цей реквізит друкують нижче та ліворуч від назви виду документа без відступу від межі лівого поля аркуша.
Спільний реєстраційний індекс включає реєстраційні індекси, присвоєні наказу на кожному підприємстві, що їх проставляють через правобічну похилу риску в послідовності, в якій цей документ підписано керівниками відповідних підприємств – авторів наказу, наприклад, 123/324. Цей реквізит друкують нижче та праворуч від назви виду документа.
Місце складення спільного наказу має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було створено цей документ. Якщо підприємства здійснюють свою діяльність у різних населених пунктах, то у наказі через правобічну похилу риску дозволяється зазначити назви відповідних населених пунктів, наприклад, Київ / Дніпро. Цей реквізит оформлюють під реквізитом «Назва виду документа» центровано стосовно тексту.
Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно» тощо) за потреби оформлюють у спільному наказі відповідно до нормативно-правових актів, які регламентують порядок організації діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом згідно із законодавством. Цей реквізит розміщують у правій частині верхнього поля документа.
Зміст спільного наказу стисло викладають у заголовку до тексту документа, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження...», «Про створення...») або іменника (наприклад, «Про підсумки...», «Про результати...»). Наприклад: «Про затвердження програми спільної діяльності двох сільськогосподарських підприємств»; «Про затвердження порядку взаємодії двох будівельних компаній під час проведення монтажно-будівельних робіт на об'єкті». Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля й розташовувати центровано над текстом.
Текст складається з двох частин – констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання спільного наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЄМО», яке друкують великими літерами без абзацу і лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Розпорядча частина поділяється на пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад, «начальникам структурних підрозділів». При цьому не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Якщо цим спільним наказом скасовується попередній аналогічний наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …».
Якщо до спільного наказу додають інші документи (положення, інструкції, правила, порядки тощо), то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту робиться посилання: «що додається» або «(додається)». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту спільного наказу самостійно не оформлюють.
Додатки до спільного наказу повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті лицьового боку першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на цей наказ, його дату та реєстраційний індекс.
Спільний наказ підписують керівники відповідних підприємств. Підписи керівників розташовують на одному рівні у два стовпчики і скріплюють основними круглими печатками (за їх наявності) відповідних підприємств.
Візують спільний наказ на кожному з підприємств відповідальні виконавці та посадові особи, які зазначені у тексті наказу. Якщо у процесі візування до проєкту наказу вносять суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню. Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа.
Проєкт спільного наказу, що зачіпає інтереси інших підприємств, установ чи організацій, має попередньо погоджуватися з ними. У такому разі в спільному наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до цього наказу. За наявності розбіжностей до проєкту додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.
Також зазначимо, що цей розпорядчий документ може бути скасовано, змінено та / або доповнено лише новим спільним наказом.
Чи можна спільний наказ оформити на бланку наказу?
Ні, не можна.
Бланк наказу є одним із видів бланка конкретного підприємства. Натомість авторами спільного наказу є два чи більше підприємств. Відповідно не може бути застосовано бланк одного з цих підприємств. Також не можна жодним чином об’єднати в одному бланку бланки наказів кількох підприємств. До речі, це обумовлено і в нормативно-правовому акті, а саме: у п. 2 гл. 10 р. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 № 1000/5, визначено таке:
Будь-який розпорядчий документ, за винятком спільного, оформлюють на бланку із зазначенням його конкретного виду (постанова, рішення, наказ, розпорядження).
Висновки
- Склад, зміст та місце розташування реквізитів спільного наказу мають відповідати вимогам ДСТУ 4163:2020.
- Спільний наказ повинен мати одну спільну дату підписання цього документа, але два реєстраційні індекси, надані наказові на кожному з підприємств під час його реєстрації.
- Підписи керівників підприємств у спільному наказі скріплюють печатками відповідних підприємств (за наявності).
Маргарита Бачинська, експерт з питань документознавства і архівознавства
Статті та консультації на тему:
Види та класифікація наказів підприємства
Заяви та накази – 2024: оформлення реквізитів за ДСТУ 4163:2020
Всі кадрові накази реєстрували в одному журналі: коли та як виправляти ситуацію