Чи обов’язковий підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань?
Відповідно до ст. 29 КЗпП, до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:
- місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
- визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
- права та обов’язки, умови праці;
- наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
- правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
- проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
- організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
- тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
- процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.
Відповідно до п.11 розділу 10 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, з розпорядчим документом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення.
На сьогодні, запровадженням кадрового електронного документообігу на підприємствах, організаціях, установах, є досить розповсюдженим і використання електронного підпису в кадрових документах часто застосовується, особливо при укладенні трудового договору про дистанційну роботу.
Відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», були встановлені загальні вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису.
Згідно з частиною третьої ст. 29 КЗпП, ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронних комунікацій з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису.
У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної п. 4 частини першої ст. 29 КЗпП, яка доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею.
Таким чином, підпис працівника на всіх розпорядчих документах з кадрових питань є обов’язковим.
У трудовому договорі за згодою сторін можуть бути узгоджені альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації щодо наявності на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору, яка доводиться до відома працівників під підпис.
Джерело: Федерація професійних спілок