🚀 Відео, документи та AI-Консультант — усе для вашої зручності в одному місці
Штатний розпис для 2024 року: ТОП-10 важливих правил
У кадровиків постійно виникають запитання: чи потрібен штатний розпис, чи треба його оновлювати щороку, чи є затверджена форма штатного розпису, якими є правила його складання, як затвердити та скільки його зберігати?.. І ще безліч запитань…10 правил складання штатного розпису на 2024 рік – далі в публікації
Правило 1. Штатний розпис – це обов’язковий документ на підприємстві
Трудове законодавство не містить визначення штатного розпису або норми щодо його обов’язкового складання. Проте згадка про цей документ є в ст. 64 ГКУ: підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Як зазначало Мінпраці (лист від 27.06.2007 № 162/06/187-07) ще у 2007 році, штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників. Тобто, у штатному розписі містяться назви посад, чисельність персоналу й оклади за кожною посадою.
Правило 2. Форма штатного розпису
У загальному випадку не існує типової форми штатного розпису для звичайних підприємств.
Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних установ Наказом № 57.
Водночас за основу можна взяти форму штатного розпису для бюджетних установ, доповнивши її іншими графами на власний розсуд. За таких умов штатний розпис будь-якої форми вважатиметься правильним для звичайних підприємств.
Правило 3. Період дії штатного розпису
Затверджувати штатний розпис на календарний рік є обов’язком для бюджетних установ. Звичайні підприємства це питання вирішують самостійно, тобто на підприємствах приватного сектору штатний розпис можна затвердити на календарний рік, півріччя, квартал тощо. Можна взагалі не зазначати період дії штатного розпису, і тоді він буде діяти впродовж всього періоду діяльності підприємства до внесення до нього змін і доповнень.
Проте практика склалася таким чином, що штатний розпис як бюджетні установи, так і звичайні підприємства затверджують на календарний рік.
Отже, на 2024 рік можна затвердити новий штатний розпис, особливо враховуючи те, що з 1 січня збільшуються розміри мінімальної зарплати та прожиткового мінімуму. Тож у 2024 році, скоріш за все, діятимуть нові розміри окладів, тому й затвердити новий штатний розпис все ж таки буде потрібно.
Правило 4. Назви посад і документи, які враховуються при складанні штатного розпису
У штатному розписі наводяться назви посад, сформовані відповідно до Класифікатора професій.
Крім того, при його складанні враховуються локальні документи роботодавця — колективний договір, структура і чисельність, положення про оплату праці тощо.
Правило 5. Диференціація розмірів місячних окладів
У штатному розписі не можна визначити однакові місячні оклади для всіх працівників підприємства.
Підприємство має дотримуватися диференціації розмірів місячних окладів. Для цього на підприємстві мають бути розроблені міжпосадові співвідношення розмірів посадових окладів. Вони можуть наводитися у додатку до колективного договору або бути затверджені як окремий внутрішній документ.
Правило 6. Відображення погодинної тарифної ставки в штатному розписі
На жаль, чинним законодавством питання відображення погодинної тарифної ставки в штатному розписі не врегульовано. На практиці застосовують два варіанти:
- У штатному розписі зазначається місячний оклад. Зі свого боку він визначається множенням годинної тарифної ставки на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році.
- У самому штатному розписі можна додати графу «годинна тарифна ставка» поряд із графою «посадовий оклад».
Правило 7. Штатний розпис – знеособлений документ
У штатному розписі не зазначають прізвища й ім’я працівників. Штатний розпис – це знеособлений документ, тому і прізвища конкретних працівників, які обіймають відповідну посаду, у штатному розписі не вказують.
Правило 8. Затвердження штатного розпису
На нормативному рівні процес затвердження штатного розпису не визначений.
В Правилах № 1000/5 лише вказано, що штатні розписи затверджуються посадовою особою. Отже, на штатному розписі здійснюється напис «Затверджую» і зазначається посада керівника – директор ТОВ, його ініціали й прізвище, підпис і дата затвердження.
Також необхідно звернути увагу, що штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності, причому заднім числом вводити в дію штатний розпис не можна.
Правило 9. Строки зберігання штатного розпису
Строки зберігання штатного розпису прописані в Переліку № 578/5. Так, наприклад, на державних і комунальних підприємствах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, штатні розписи та переліки змін до них за місцем складання і затвердження підлягають постійному зберіганню.
На державних і комунальних підприємствах, на яких не створюються документи Національного архівного фонду, термін зберігання цих документів становить 75 років. Для всіх інших роботодавців такий термін становить три роки.
Правило 10. У ФОПів із найманими працівниками має бути штатний розпис
На нормативному рівні обов’язок складати штатний розпис для ФОПів із найманими працівниками не визначено. Мінсоцполітики у цьому питанні неодноразово змінювало свою точку зору, проте на практиці контролюючі органи все ж вимагають наявність штатного розпису у ФОПів із найманими працівниками.
Висновки
- Штатний розпис – це обов’язковий документ роботодавця.
- Форма штатного розпису затверджена для бюджетних установ.
- Звичайні підприємства розроблюють і затверджують форму штатного розпису на власний розсуд.
- Назви посад у штатному розписі мають відповідати Класифікатору професій.
- Штатний розпис затверджується наказом з основної діяльності.
- Штатний розпис, як правило, складається на календарний рік. Наприклад, наприкінці 2023 року має бути затверджений штатний розпис на 2024 рік.
Нормативно-правове забезпечення
ГКУ – Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.
Наказ № 57 – Наказ Мінфіну від 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».
Класифікатор професій – Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 № 327.
Правила № 1000/5 – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Перелік № 578/5 – Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Джерело: kadroland.com
Як звітувати щодо нормативу 4% за 2 квартал, якщо форми немає
До 10.08.2026 треба подати Звіт про внесок за невиконання нормативу працівників з інвалідністю. Водночас форми досі немає. Що ж робити? Чекати, звітувати за проєктною формою чи за довільною? Розберемося на мінікурсі
Як подавати сканкопії трудової книжки в серпні 2026: працюючі пенсіонери, штраф за подання після 10.06.2026
Дедлайн подання сканкопій трудових книжок на портал ПФУ давно минув. Водночас ПФУ продовжує приймати сканкопії і зараз. Коли можна подати звернення повторно, чи передбачено штраф за прострочку подання сканів? Актуальна інформація – в роз’ясненні ПФУ
Актуальні контакти та адреси ТЦК та СП: перевірте, куди звертатися
Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки – ключові установи, які відповідають за мобілізацію, військовий облік і соціальну підтримку військовослужбовців. Останнім часом бачимо що ви постійно запитуєте та шукаєте адреси різних ТЦК, що й не дивно, адже потрібно провести звіряння. Підказуємо де ви можете перевірити актуальні адреси та контакти ТЦК
Багатодітні батьки можуть втратити право на відстрочку: суть змін
Право на відстрочку від мобілізації для батьків трьох і більше дітей може зазнати змін. Ініціатори пропозиції вважають, що чинний механізм потребує перегляду, адже в окремих випадках не враховує фактичну участь батька в утриманні та вихованні дітей
Відстрочка зберігається під час її переоформлення: нові правила
Військовозобов'язаним більше не доведеться хвилюватися, що під час переоформлення відстрочки вони втратять право на неї. Уряд змінив порядок, гарантувавши збереження чинної відстрочки до ухвалення рішення за новою підставою
Як порахувати середньоденну зарплату працівниці з погодинною оплатою праці
Працівниця працює з 04.06.2026, звільняється 30.06.2026. Працює з погодинною оплатою праці 59 грн/год. В червні відпрацьовано 19 годин. Чи вірно розрахована середньоденна: 59 грн/год *19(год за місяць)*12 місяців : 365 днів = 36,85 грн
Про нові дані в «Оберіг». Критичність до 10.08. Шрифт в Списках ВО. Скани роздруківок е-ВОД. Відпустку по вихідних 🙋♀️ Ранковий кадровик від 05.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору
ДПС передасть до Реєстру «Оберіг» дані про чоловіків віком від 18 до 60 років
Кабінет Міністрів України постановою від 29.07.2026 № 981 затвердив новий Порядок ведення Єдиного державного реєстру призовників, військовозобов'язаних та резервістів. Однією з найбільш помітних новел постанови є обов'язок Державної податкової служби провести масштабну актуалізацію даних Реєстру.
Приймаємо сумісника: чи перевіряти наявність основного місця роботи
При працевлаштуванні за сумісництвом працівник не зобов’язаний надавати, а роботодавець не зобов’язаний вимагати документи, що підтверджують наявність основного місця роботи. Однак в сучасних умовах це має важливе значення, зокрема, для бронювання. Про те, як перевірити наявність основного місця роботи і які документи для цього підходять — далі
РНОКПП у записі про шлюб впливає на продовження відстрочки в «Резерв+»: практична ситуація
Відстрочка через інвалідність дружини може автоматично не продовжитися, якщо державні реєстри не підтвердять факт шлюбу. На практиці причиною стає відсутність РНОКПП одного з подружжя в актовому записі ДРАЦС або розбіжність після зміни прізвища
Новий працівник на виробництві: інструктаж, навчання, стажування
Навчання та інструктажі з питань охорони праці є важливою складовою ефективної системи управління охороною праці. І це особливо актуально коли до роботи стає новий працівник. Як зробити так щоб не сталося біди розповідаємо у нашій статті
Чи надається додаткова відпустка за роботу на комп’ютері працівникам ОМС
Чи надається щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (за роботу на електронно-обчислювальних та обчислювальних машинах / ПК тривалістю до 4 к. дн. згідно з п. 2 ч. 1 ст. 8 Закону України «Про відпустки») посадовим особам місцевого самоврядування понад щорічну основну відпустку тривалістю 30 календарних днів, встановлену ст. 21 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»?
Як оформити пенсію онлайн в серпні 2026: покрокова інструкція від ПФУ
Українці можуть подати заяву на призначення пенсії дистанційно – без черг і відвідування сервісних центрів. Для цього достатньо скористатися вебпорталом Пенсійного фонду України та завантажити скановані копії необхідних документів. У ПФУ надали покроковий алгоритм та пояснили, які документи потрібні для оформлення пенсії онлайн
«Пакунок школяра»: все про виплату 5000 грн першокласникам у 2026 році
Кабмін ухвалив постанову №809, якою запроваджено програму одноразової грошової допомоги «Пакунок школяра» для учнів перших класів. Батьки або законні представники зможуть отримати 5 000 грн на придбання шкільного приладдя, одягу та взуття. У матеріалі: хто має право на виплату, як подати заяву через Дію, куди зараховуються кошти, на що їх можна витратити та які вимоги встановлено для закладів торгівлі. А також розкажемо коли можна буде подати заяву на отримання допомоги для купівлі товарів для першачка 2026 – 2027 навчального року
