Грошова компенсація відпусток: новації та усталені правила

Базові випадки, коли відпустку можна або треба замінити грошима, визначено у ч. 1 та 3 ст. 83 КЗпП та ч. 1 та 3 ст. 24 Закону про відпустку. Нагадаємо, що грошова компенсація виплачується:

1. У разі звільнення працівника – за всі не використані ним дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей. Увага: у разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону про відпустки (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136). Тож навіть у період дії воєнного стану роботодавець зобов’язаний виплачувати компенсацію при звільненні, жодних скасувань немає;
2. Без припинення трудових відносин – виключно за невикористані дні щорічної відпустки й тільки у випадку, якщо тривалість щорічної (основної та додаткової) відпусток перевищить 24 календарні дні за відповідний робочий рік. Уточнюємо, що дивитися слідна тривалість щорічної відпустки саме за робочий рік працівника: вона має перевищувати 24 календарні дні. Тоді 24 календарні дні обов’язково надаємо днями відпочинку, а різницю за бажанням працівника можна компенсувати. Якщо ж тривалість щорічної основної відпустки працівника 24 календарні дні й він не має права на жодну щорічну додаткову відпустку, то компенсувати нема чого.

Приклад 1. Тривалість щорічної основної відпустки працівника – 24 календарні дні. Працівник накопичив 34 календарні дні щорічної основної відпустки: 10 календарних днів – за робочий рік 01.09.2022 – 31.08.2023 та 24 календарні дні за робочий рік 01.09.2023 – 31.08.2024.

Працівник не має права на компенсацію, адже за кожен робочий рік тривалість відпустки складає 24 календарні дні. Отже, за кожен робочий рік слід надати 24 календарні дні днями відпочинку.

Приклад 2. Працівнику встановлено інвалідність – 3 група. Тривалість щорічної основної відпустки – 26 календарних днів. Працівник накопичив 52 календарні дні щорічної основної відпустки за 2 робочі роки.

За кожен робочий рік працівнику має бути надано по 24 календарні дні відпочинку. А от «надлишки» за кожен робочий рік можна компенсувати за його бажанням. Тобто 2 календарні дні за один робочий рік (26 календарних днів – 24 календарні дні) та 2 календарні дні за другий робочий рік (26 календарних днів – 24 календарні дні).

Новинка: компенсація відпусток захисникам

Новим Законом № 3494 передбачено нову підставу для виплати грошової компенсації – призов на військову службу. Норма звучить так: «Працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом, за їхнім бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Відповідна заява подається не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу».

Розберемо новинку «по молекулах».

Отже, компенсація виплачується:

1. працівникам, яким зберігаються гарантії, визначені ч. 3 ст. 119 КЗпП;
2. з дати набрання чинності Законом № 3494. Наприклад, якщо працівника мобілізовано у листопаді 2023 року, то зараз у терміновому порядку нічого компенсувати йому не треба – норма не має зворотної сили. Тож новація стосується тільки тих, хто піде служити після набрання чинності Закону № 3494. Однак нагадуємо, що тим працівникам, які вже служать, в разі їх звільнення у майбутньому виплачуємо компенсацію за всі накопичені дні щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей по дату звільнення. Водночас період військової служби до відпускного стажу не зараховується;
3. за невикористані дні щорічної (основної та додаткових) відпустки та соцвідпустки на дітей;
4. за всі дні невикористаних відпусток, що накопичені по дату початку служби;
5. за заявою працівника, яку він має подати не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу. Щодо цього моменту уточнимо: скоріш за все отримувати таку заяву доведеться із використанням альтернативних засобів комунікації. Тож про це слід подбати завчасно і видати відповідний наказ (розпорядження), якщо його ще немає.

Пам’ятайте про відлуння змін до Порядку № 100

Нагадаємо, що 12 вересня 2023 року набули чинності зміни до Порядку № 100. І хоча новації суто бухгалтерські та стосуються обрахунку середньої, кадровиків теж «зачепило». Так, до змін при звільненні працівника ми передавали бухгалтерії загальну кількість днів невикористаної щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей, що підлягають компенсації.

А от з 1 січня 2024 року у разі звільнення працівника доведеться розмежовувати накопичені відпустки та показувати окремо дні щорічних відпусток, право на які виникло у працівника до 31 грудня 2023 року та після.

І ще це стосується тільки компенсації щорічних відпусток. Для соцвідпустка на дітей рубіжна дата 31 грудня 2023 року ролі не грає.

Базові правила виплати компенсації

Щоб правильно компенсувати невикористані відпустки, дотримуйтеся таких правил.

Правило 1. Грошовій компенсації за всіма трьома підставами (при звільненні, без звільнення, мобілізації) підлягає щорічна відпустка, а саме:

1. щорічна основна відпустка;
2. щорічна додаткова відпустка за роботу зі шкідливими і важкими умовами праці;
3. щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (навіть і за ненормований робочий день, за роботу з комп’ютером);
4. інші щорічні додаткові відпустки, передбачені законодавством (зокрема, щорічна додаткова відпустка за стаж держслужби, щорічна додаткова відпустка за стаж служби в органах місцевого самоврядування).

Водночас зауважимо такі моменти:

1. При звільненні підлягає компенсації щорічна відпустка і соцвідпустка на дітей;
2. Без звільнення компенсується тільки щорічна відпустка після використання не менше ніж 24 календарних днів саме щорічної відпустки (у рамках кожного робочого року);
3. При мобілізації працівникам (в інших випадках призову на військову службу, визначені у ст. 24 Закону про відпустки) працівнику за бажанням компенсується щорічна відпустка і соцвідпустка на дітей.

Приклад . Працівниця має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дніта соцвідпустку на дітей тривалістю 10 календарних днів як мати двох дітей віком до 15 років.

Тривалість щорічної відпустки працівниці за робочий рік становить 24 календарні дні. Водночас соцвідпустка на дітей не належить до щорічних відпусток, а тому не враховується при визначенні права працівниці на грошову компенсацію щорічної відпустки без звільнення. Отже, працівниця не має права на компенсацію щорічної відпустки без звільнення, оскільки тривалість щорічної відпустки для неї становить тільки 24 календарні дні.

Соцвідпустка на дітей компенсується або при звільненні, або у разі призову працівника за його бажанням. Заборонено заміняти соцвідпустку на дітей грошима під час трудових відносин.

Інші види відпусток (наприклад, бойову) не компенсують.

Правило 2. Під час трудових відносин виплата компенсації не може бути раніше, ніж надання днів відпочинку. До такого висновку підштовхує лист Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16: «На підставі відповідної заяви працівника в наказі про надання 24 календарних днів щорічної відпустки може бути також передбачено виплату грошової компенсації за решту днів цієї відпустки, одночасно з оплатою наданих днів, або відразу після їх використання».

Щодо одного наказу про надання відпустки та виплати компенсації зазначимо, така ситуація характерна виключно щодо наказів про щорічну відпустку, які мають тимчасовий строк зберігання. А от передбачити в одному наказі надання щорічної основної відпустки та виплату компенсації за дні невикористаної щорічної додаткової відпустки «за шкідливість» не можна, бо такі накази мають різний термін зберігання.

Правило 3. Заява працівника потрібна тільки в тому випадку, коли компенсація виплачується за бажанням працівника, а це компенсація частини щорічної відпустки без звільнення та у разі призову працівника. Роботодавець на підставі такої заяви видає наказ про виплату компенсації за частину невикористаної щорічної відпустки (без звільнення).

А от при звільненні компенсація виплачується без подання заяви працівником, тобто «за замовчуванням» – це вимога законодавства.

Правило 4. У ст. 10 Закону про відпустки визначено, що роботодавець зобов'язаний вести облік відпусток, що надаються працівникам. Облік відпусток ведеться у розд. V особової картки працівника за типовою формою № П-2. Тож у цьому розділі має бути відображена і заміна грошовою компенсацією частини щорічної відпустки без звільнення.

Правило 5. У разі звільнення працівника у порядку переведення на інше підприємство (п. 5 ст. 36 КЗпП) йому виплачується грошова компенсація за невикористані дні щорічної відпустки і соцвідпустки на дітей за загальними правилами. «Переводити» таку компенсацію услід за працівником не можна з 19 липня 2022 року.

Висновки

1. При звільненні компенсують всі накопичені дні невикористаної щорічної відпустки та соцвідпустки на дітей.
2. Під час трудових відносин замінювати грошима соцвідпустку на дітей заборонено.
3. Компенсація мобілізованим виплачується тільки за їх бажанням.

Нормативно-правові акти

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон про відпустки – Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки».

Закон № 2136 – Закон України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Закон № 3494 – Закон України від 22.11.2023 № 3494-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо впорядкування надання та використання відпусток, а також інших питань».

Порядок № 100 – Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку