
👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Радимо, не використовувати такі ручки.
У нормативно-правових актах немає прямої заборони щодо застосування ручок-стирачок при заповненні документів, що долучаються до особової справи, але все ж таки використовувати їх небажано.
Річ у тому, що особові справи працівників мають тривалий строк зберігання – 75 років згідно з пунктом «в» статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Через два роки після звільнення працівника вони передаються на зберігання до архіву юридичної особи.
Своєю чергою, ручка-стирачка – це кулькова або гелево-кулькова ручка з термочутливим (термостиральним) чорнилом, і текст, написаний такою ручкою при певних умовах (з часом; від підвищеної температури; при терті або іншому механічному впливі) має властивість зникати. Таким чином виникає ризик втрати інформації документа при його тривалому зберіганні.
Застереження щодо використання певних чорнил міститься лише в абз. 8 п. 9 гл. 2 розд. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5:
Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою
Зокрема, це стосується й обкладинок особових справ, оскільки ці справи тривалого зберігання.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Внутрішній опис зведеної особової справи
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Чи нумерувати аркуші особової справи під час її формування
Як формувати особову справу працівника: порядок документів
Зберігання заяви та наказу про дострокове припинення відпустки по догляду за дитиною до 3 років
Чи зберігати заяву та наказ на відпустку без збереження зарплати в особовій справі
Якою ручкою і чорнилом писати заяви та підписувати документи




















