
Діловодство
19.02.2026
Чи можна використовувати ручки-стирачки
Чи можна особову справу заповнювати ручкою-стирачкою?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Радимо, не використовувати такі ручки.
У нормативно-правових актах немає прямої заборони щодо застосування ручок-стирачок при заповненні документів, що долучаються до особової справи, але все ж таки використовувати їх небажано.
Річ у тому, що особові справи працівників мають тривалий строк зберігання – 75 років згідно з пунктом «в» статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5. Через два роки після звільнення працівника вони передаються на зберігання до архіву юридичної особи.
Своєю чергою, ручка-стирачка – це кулькова або гелево-кулькова ручка з термочутливим (термостиральним) чорнилом, і текст, написаний такою ручкою при певних умовах (з часом; від підвищеної температури; при терті або іншому механічному впливі) має властивість зникати. Таким чином виникає ризик втрати інформації документа при його тривалому зберіганні.
Застереження щодо використання певних чорнил міститься лише в абз. 8 п. 9 гл. 2 розд. VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5:
Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою
Зокрема, це стосується й обкладинок особових справ, оскільки ці справи тривалого зберігання.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Внутрішній опис документів справи
Внутрішній опис зведеної особової справи
Статті та консультації на тему:
Особова справа: як вести та зберігати
Чи нумерувати аркуші особової справи під час її формування
Як формувати особову справу працівника: порядок документів
Зберігання заяви та наказу про дострокове припинення відпустки по догляду за дитиною до 3 років
Чи зберігати заяву та наказ на відпустку без збереження зарплати в особовій справі
Якою ручкою і чорнилом писати заяви та підписувати документи
Відповідальність / Перевірки
06.10.2026
Від 8 500 до 51 000 грн: в Україні пропонують нові штрафи
Кабінет Міністрів схвалив законопроєкт, який запроваджує адміністративну відповідальність за самовільне проникнення на військові об’єкти. Розмір штрафу залежатиме від обставин порушення та може сягати 51 000 грн

Військовий облік
06.10.2026
Старе приписне: викидати чи зберігати – що радять у ТЦК
З переходом військового обліку в електронний формат у багатьох виникає питання щодо старого паперового приписного. Чи потрібно його носити із собою, що робити з документом після зміни військово-облікового статусу та на що звернути увагу, якщо його дані відрізняються від інформації в реєстрі «Оберіг»

Робочий час
06.10.2026
Простій під час тривоги у 2026 році: як оформити перерви в роботі в укритті на 40 хвилин чи кілька годин
Як можна оформити простій ( під час перебування працівників в укритті, під час тривоги). Тобто це проміжки часу впродовж робочого дня ( по 40 хвилин, по годині, по 2-3 години)?

Держслужба, ОМС
06.10.2026
Конкурси на посади повертають: нові правила призначення і звільнення готують до ухвалення
Комітет ВРУ рекомендував парламенту прийняти в другому читанні та в цілому законопроєкт №13478-1. Документ передбачає відновлення відкритих конкурсів на посади державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, а також зміни до процедур призначення, проходження і припинення держслужби

Соціальне страхування / Пенсії
06.10.2026
Дитячі виплати в «Дії» призначатимуть автоматично: які допомоги невдовзі запрацюють
У «Дії» розпочали пілотне бета-тестування нового механізму призначення двох дитячих виплат. Система автоматично збиратиме дані з державних реєстрів і формуватиме проєкт рішення, а працівнику ПФУ залишиться його перевірити та погодити

Оплата праці
06.10.2026
12 000 грн мінзарплати, мінімальна пенсія – 6500 грн та нові розміри виплат сім’ям із дітьми: пропозиції до бюджету-2027
Якими можуть бути соціальні стандарти та виплати у 2027 році? Серед пропозицій до бюджету – мінімальна зарплата 12 000 грн, мінімальна пенсія за віком 6500 грн і прожитковий мінімум 7200 грн. Також пропонують нові розміри допомоги сім’ям із дітьми, зокрема виплат на догляд за дитиною, «єЯсла» та «Пакунок школяра»

Класифікатор професій
06.10.2026
У жовтні 2026 року оновлено ДКХПП. Випуск 78: кого стосуються зміни
МОЗ внесло зміни до Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 78 «Охорона здоров’я». Зміни стосуються, зокрема, кваліфікаційних вимог до керівників закладів охорони здоров’я та передбачають окремий виняток для керівників державних спеціалізованих установ, які здійснюють судово-експертну діяльність

Охорона праці
06.10.2026
Повітряна тривога: коли підприємство може продовжувати роботу та що має зробити роботодавець
Коли під час «жовтого» рівня загрози можна продовжувати роботу, що робити за відсутності укриття та коли потрібна згода трудового колективу? Роз’яснення норм Постанови №1092 – в інфографіці від МВС

Мобілізовані / Добровольці ТРО
06.10.2026
Мобілізація працівника: зразок наказу про увільнення від роботи
Як оформити увільнення працівника від роботи у зв’язку з мобілізацією, які документи є підставою для видання наказу та які трудові гарантії зберігаються за працівником. Розглянуто також позначення періоду увільнення в Табелі обліку використання робочого часу.

Звітність
06.10.2026
Звіт про норматив 4%: що робити, якщо граничний строк – вихідний
До 9 листопада 2026 року роботодавці мають відзвітувати про внесок на працевлаштування осіб з інвалідністю одразу за три квартали 2026 року. А чи переноситься термін подання звіту, якщо останній день строку подання припадає на вихідний або святковий день? У роз’ясненні ДПС

Прийняття
06.10.2026
Прийняття на роботу: 10 речей, про які роботодавець має повідомити працівника у 2026 році
Працівник має знати умови своєї роботи ще до того, як розпочне виконання трудових обов’язків. Законодавство зобов’язує роботодавця надати цю інформацію до початку роботи за укладеним трудовим договором. Йдеться не лише про назву посади та розмір заробітної плати. Працівник має отримати чітке уявлення про те, де, коли, за яких умов і за яку оплату він працюватиме, а також які права та обов’язки матиме

Воєнний стан
06.10.2026
Збережіть собі правила: що можуть і чого не можуть робити працівники ТЦК
Чи можуть працівники ТЦК та СП забрати телефон, документи чи особисті речі та застосувати фізичну силу? Омбудсман Дмитро Лубінець роз’яснив, які дії працівників ТЦК входять до їхніх повноважень, а що їм заборонено

Лікарняні / Страховий стаж
06.10.2026
Лікарняний після звільнення у 2026 році: чи потрібно оформлювати рішення про відмову у виплаті
Якщо працівника звільнено, а через два тижні після звільнення йому відкрито лікарняний. Лікарняний відображається в електронному кабінеті підприємства. Чи потрібно оформлювати рішення про відмову у виплаті?

Звільнення
06.10.2026
Чи можна не приймати заяву про звільнення: Держпраці дала однозначну відповідь
Що робити, якщо працівник вирішив звільнитися за власним бажанням, але роботодавець не приймає заяву? Держпраці роз’яснила правила подання такого документа та способи зафіксувати його вручення роботодавцю









