
Трудова книжка
11.05.2026
Як працювати з трудовими книжками після оцифрування
Після оцифрування трудових книжок саме електронний реєстр ПФУ стає основним джерелом даних про трудову діяльність працівника. У Дніпровській міськраді пояснили, які кадрові записи потрібно перевірити після цифровізації та що робити, якщо в електронному стажі бракує даних про переведення, нагородження чи роботу до 2004 року

Після оцифрування – електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання – роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування.
Обов’язки роботодавця після оцифрування:
По-перше, роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період).
Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП або через портал електронних послуг.
Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи.
По-друге, після оцінки всіх даних роботодавець має:
- Перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр.
- Забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року – важливо для пенсійних прав).
По-третє, попри перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після – обліковуватися в Реєстрі):
1. Переведення на іншу посаду
Внесення такого запису в трудову книжку (за бажанням працівника) здійснюється на підставі наказу про переведення, з точною назвою посади згідно з Класифікатором професій та формулюванням згідно з документом.
В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії
Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.
Такий факт оформлюється наказом, і він може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно з наказом. Юридично запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію – важливо подати відповідні документи до ПФУ або у кадрові документи роботодавця.
3. Нагородження та заохочення
Порядок внесення записів про державні нагороди та заохочення у паперову книжку визначався п. 2.2 – 2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).
За Інструкцією №58 в окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» — заохочення за успіхи у праці.
В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди – вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних.
Практичні рекомендації:
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Статті на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Воєнний стан
13.11.2026
Мобілізація з 18 років: чи планують знижувати призовний вік в Україні
У Telegram-каналах з’являються повідомлення про можливе зниження мобілізаційного віку до 18 років. У Комітеті ВРУ прокоментували ці чутки та пояснили, чи розглядають у Верховній Раді відповідні законодавчі ініціативи

Бронювання
13.11.2026
Збільшений ліміт бронювання закінчується 08.12.2026: який строк для анулювання відстрочок
8 грудня 2026 року закінчується строк дії рішення про збільшення ліміту бронювання нашого підприємства. Якщо нового рішення не буде, коли потрібно анулювати бронювання працівників? Критичність підприємства діє до липня 2027 року.

Особливі працівники
13.11.2026
Помилково сплатили внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю: як пропонують повертати кошти
ДПС оприлюднила проєкт наказу Мінфіну, який визначає порядок повернення помилково та / або надміру сплаченого внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Заяву пропонують подавати виключно в електронній формі через Електронний кабінет

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
Плани перевірок на 2027 рік: які держоргани вже оприлюднили графіки
Держоргани почали оприлюднювати плани перевірок на 2027 рік. У таблиці збираємо наявні плани перевірок на 2027 рік – є плани перевірок вже від трьох структур. До 1 грудня буде затверджена більшість з них, а план-графік перевірок ДПС очікуємо до 25 грудня

Відповідальність / Перевірки
13.11.2026
ДРС затвердила план комплексних перевірок на 2027 рік: у списку понад 17 тисяч підприємств
Державна регуляторна служба затвердила План комплексних заходів державного нагляду (контролю) на 2027 рік. До нього включено 17 722 суб’єкти господарювання. Водночас під час воєнного стану діють обмеження на проведення планових і позапланових перевірок, установлені постановою КМУ №303. Що означає затвердження плану для роботодавців і чи означає це, що бізнес перевірятимуть у 2027 році

Соціальне страхування / Пенсії
13.11.2026
Навчання до 2004 року та розбіжності у прізвищі: коли ПФУ зобов’язаний зарахувати стаж
Чи втрачає людина трудовий стаж, якщо прізвище в трудовій книжці написане російською, а в паспорті – українською? Чи зарахують до стажу навчання до 2004 року та чи підтверджує форма ОК-5 роботу за Списком №2? Суд пояснив, за яких умов ПФУ не має права відмовляти у врахуванні таких періодів під час призначення пенсії

Мобілізовані / Добровольці ТРО
13.11.2026
Відпускний стаж мобілізованого: які періоди військової служби зараховувати до щорічної відпустки
Чи накопичуються дні щорічної основної відпустки, поки працівник проходить військову службу за мобілізацією? Які норми закону застосовувати кадровику та як правильно обчислити відпускний стаж мобілізованого працівника – у роз'ясненні ФПУ

Умови праці
13.11.2026
Дистанційна робота за потреби: чи може працівник періодично працювати з дому
Чи можливо надати можливість періодично працювати працівнику в бюджетній організації дистанційно за його бажанням при виникненні екстрених обставин строком на декілька днів, попередивши роботодавця заздалегідь. Як оформити документально?

Бронювання
13.11.2026
100% бронювання для підприємств на територіях бойових дій: що змінилося після Постанови №1328
Підприємства, розташовані на територіях можливих або активних бойових дій, і надалі можуть бронювати до 100% військовозобов’язаних працівників. Мінекономіки пояснило, чи вплинуло створення Координаційного центру на процедуру збільшення ліміту та до яких органів має звернутися роботодавець

Воєнний стан
13.11.2026
Перелік територій бойових дій та окупованих територій: швидкий пошук населених пунктів і всі зміни 2026 року
13.11.2026 наказ Мінрозвитку від 24.10.2026 №2291 набрав чинності. Отже, вже офіційно оновлено Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або які тимчасово окуповані рф. Щоб кадровикам та бухгалтерам не довелося шукати інформацію серед понад 11 047 населених пунктів, ми створили зручний сервіс пошуку. А також постійно відстежуємо всі зміни та збираємо їх в окремій таблиці із зазначенням дат, номерів наказів і територій, яких вони стосуються

Соціальне страхування / Пенсії
13.11.2026
Допомога «єЯсла»: з 13 листопада потрібна копія наказу про відпустку до 3 років, але не всім
З 13 листопада 2026 року діють нові вимоги для отримання допомоги «єЯсла», якщо заяву подає батько дитини. Тепер до документів потрібно додати копію або витяг із наказу роботодавця про надання відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Визначено також винятки, коли такий наказ не потрібен, і уточнено, у якому випадку допомогу не виплачуватимуть. Розповідаємо, що змінила Постанова №1403

Умови праці
13.11.2026
Немає світла на роботі: простій, дистанційна робота чи відпустка «за власний рахунок» – що обрати роботодавцю
Через відключення електроенергії обладнання зупинилося, але частина працівників може продовжувати роботу дистанційно. Як роботодавцю оформити простій на кілька годин, відобразити його в табелі та оплатити? Кого можна перевести на дистанційну роботу і чи має право роботодавець вимагати від усіх заяви на відпустку «за власний рахунок»? Алгоритм дій за КЗпП

Бронювання
13.11.2026
Визначення критичних підприємств призупинено: коли Мінагрополітики повернеться до розгляду заявок
Мінагрополітики тимчасово не ухвалює рішень про визначення аграрних підприємств критично важливими. Причина – перегляд галузевих критеріїв Координаційним центром. Коли міністерство відновить розгляд заявок, що буде з уже поданими документами та заявками через ДАР?

Військовий облік
13.11.2026
Відстрочка та звільнення з військової служби: які зміни обговорили у Верховній Раді 12 листопада
У Верховній Раді обговорили можливе оновлення підстав для відстрочки від мобілізації та звільнення з військової служби. Серед пропозицій – нові умови для опікунів недієздатних осіб, осіб, які доглядають за хворими родичами, та розширення права на звільнення для батьків дітей з інвалідністю. Які рішення ухвалили та коли чекати змін?

Умови праці
13.11.2026
Переведення чи переміщення працівника: у чому різниця, коли потрібна згода та який наказ видати
Переведення і переміщення працівника мають різні правила оформлення. У першому випадку згода працівника за загальним правилом обов’язкова, у другому – роботодавець може діяти без неї, але лише в межах, визначених КЗпП. Інспектор праці пояснила, у яких випадках змінюється трудова функція, коли достатньо наказу про переміщення та чи потрібно вносити записи до трудової книжки







