
Трудова книжка
11.05.2026
Як працювати з трудовими книжками після оцифрування
Після оцифрування трудових книжок саме електронний реєстр ПФУ стає основним джерелом даних про трудову діяльність працівника. У Дніпровській міськраді пояснили, які кадрові записи потрібно перевірити після цифровізації та що робити, якщо в електронному стажі бракує даних про переведення, нагородження чи роботу до 2004 року

Після оцифрування – електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання – роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування.
Обов’язки роботодавця після оцифрування:
По-перше, роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період).
Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП або через портал електронних послуг.
Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи.
По-друге, після оцінки всіх даних роботодавець має:
- Перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр.
- Забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року – важливо для пенсійних прав).
По-третє, попри перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після – обліковуватися в Реєстрі):
1. Переведення на іншу посаду
Внесення такого запису в трудову книжку (за бажанням працівника) здійснюється на підставі наказу про переведення, з точною назвою посади згідно з Класифікатором професій та формулюванням згідно з документом.
В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії
Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.
Такий факт оформлюється наказом, і він може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно з наказом. Юридично запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію – важливо подати відповідні документи до ПФУ або у кадрові документи роботодавця.
3. Нагородження та заохочення
Порядок внесення записів про державні нагороди та заохочення у паперову книжку визначався п. 2.2 – 2.25 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).
За Інструкцією №58 в окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» — заохочення за успіхи у праці.
В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди – вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних.
Практичні рекомендації:
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Статті на тему:
Виправлення записів у електронній і паперовій трудовій книжці
✨ Новинка! Представляємо новий сервіс – перший кадровий АІ-Консультант. Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://kadroland.com можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Дія
14.08.2026
Електронний виконавчий документ у «Дії»: як отримати онлайн і подати виконавцю
Відтепер виконавчий документ суду можна отримати онлайн у застосунку «Дія» та одразу подати державному або приватному виконавцю. Дані у заяві заповнюються автоматично, а статус її розгляду можна відстежувати у смартфоні – розповідаємо, як скористатися новою послугою

Класифікатор професій
14.08.2026
Класифікатор професій в Україні оновлять: які зміни чекають роботодавців
Національне агентство кваліфікацій винесло на громадське обговорення проєкт оновленого Класифікатора професій. Документ передбачає об'єднання дубльованих професій, вилучення назв посад із реєстру та приведення КП у відповідність до міжнародних стандартів. Обговорення триватиме до 30.09.2026

Військовий облік
14.08.2026
Щорічна звірка з військового обліку: як зафіксувати відомості персонального обліку через «Дію»
Фіксація відомостей персонального обліку – фінальний крок щорічної звірки військового обліку працівників. З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть пройти її онлайн через «Дію». Як це зробити та відповіді на питання – далі

Військовий облік
14.08.2026
Як додати, змінити або видалити дані працівника в Реєстрі «Оберіг» через «Дію»
Роботодавці отримали можливість актуалізувати відомості персонального обліку працівників у Реєстрі військовозобов’язаних: додати працівника, виправити персональні дані або видалити інформацію про працевлаштування після звільнення. Які дані можна змінити, скільки часу опрацьовують заяву та коли потрібно звертатися до ТЦК та СП – у матеріалі

Військовий облік
14.08.2026
Відомості персонального обліку військовозобов’язаних: як отримати дані про працівників із Реєстру «Оберіг»
З 13 серпня 2026 року роботодавці можуть отримувати з Реєстру військовозобов’язаних перелік працівників та відомості їх персонального обліку. Як подати заяву, хто може скористатися послугою та що робити, якщо система не знаходить працівників або дані виявилися неактуальними – розповідаємо далі

Колдоговір
14.08.2026
Зразок Журналу ознайомлення працівників з колективним договором
Журнал ознайомлення з колективним договором допоможе роботодавцю документально підтвердити виконання обов’язку щодо ознайомлення працівників із колективним договором та змінами до нього. Дізнайтеся, як правильно оформити такий журнал і які реквізити в ньому передбачити

Соціальне страхування / Пенсії
14.08.2026
Однаковий стаж – різна пенсія: чому виплати можуть відрізнятися на 75%
Люди з однаковим стажем і зарплатою можуть отримати різні пенсії залежно від року виходу на заслужений відпочинок. Нардеп пояснив причину та розповів про можливу зміну формули під час пенсійної реформи

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Кабмін вніс зміни до Постанови №1298: що змінилося в оплаті праці
Уряд оновив умови оплати праці для окремих працівників бюджетної сфери. Відповідні зміни внесено до Постанови №1298: підвищено окремі тарифні розряди та запроваджено додатковий коефіцієнт підвищення посадових окладів

Звільнення
14.08.2026
Вихідна допомога при звільненні: чи можна виплатити її, якщо підстави немає у ст. 44 КЗпП
Чи може роботодавець виплатити працівникові кошти при звільненні, якщо конкретної підстави для виплати немає у ст. 44 КЗпП? Важливо розрізняти вихідну допомогу та одноразову грошову допомогу – для них діють різні правила

Держслужба, ОМС
14.08.2026
Довідка з місця роботи вже в «Дії»: як отримати онлайн
Уряд запустив цифрову альтернативу паперовим довідкам: із серпня 2026 року працівники можуть отримувати довідку з місця роботи онлайн через «Дію» у форматі PDF. Кого стосуються зміни та як отримати довідку онлайн – у матеріалі

Відповідальність / Перевірки
14.08.2026
Перевірки військового обліку на підприємствах: кого перевіряють щороку, а кого – раз на 4 роки
Підприємство можуть перевірити щодо стану військового обліку. Але частота таких перевірок залежить від того, чи є на ньому заброньовані працівники або військовозобов’язані з мобілізаційними розпорядженнями. Які перевірки бувають – в інфографіці

Бронювання
14.08.2026
Отримали підтвердження або нову критичність: коли переброньовувати працівників і чи треба анульовувати бронювання
Багато критично важливих підприємств завмерли в очікуванні рішення щодо підтвердження критичності. Водночас деякі підприємства вже отримали свої «листи щастя»: одним повідомили про продовження чинного статусу, іншим видали нове рішення про критичність. І відразу постало практичне запитання: чи потрібно заново бронювати працівників, коли це робити та чи треба перед цим анульовувати чинне бронювання? Розбираємося у статті

Ранковий кадровик
14.08.2026
Про додаток 4 в «Дії». Сумісників з 01.09. Штраф 25 000 за ВО. Ігнор запитів ТЦК. МЗП 11 000. Відпрошування з роботи 🙋♀️ Ранковий кадровик від 14.08.2026
Коротко, структурно, зрозуміло розповідаємо про головні новини. Радимо кращі статті дня та даємо зразки документів. І трохи професійного гумору

Інше
13.08.2026
Обирайте теми майбутніх вебінарів! Ваші пропозиції – наша дія
Ваші професійні виклики – наш пріоритет! Ми хочемо, щоб наші безкоштовні вебінари приносили максимум користі. Пройдіть опитування, поділіться своїми побажаннями – і ми створимо заходи, які точно відповідатимуть вашим запитам! Пройдіть опитування на Telegram-каналі Kadroland Live за хвилину – отримаєте користь на роки

Бронювання
13.08.2026
Нова формула розрахунку середньої зарплати для критичності: зміни від Мінекономіки
Мінекономіки надало нове роз’яснення щодо розрахунку середньої зарплати, яку підприємства використовують для підтвердження критичності. Через затвердження нової форми Податкового розрахунку міністерство рекомендує застосовувати іншу формулу та конкретні показники звітності








