Питання щодо зберігання даних звільнених військовозобов'язаних у документації

Персональний військовий облік ведемо на основі списків військовозобов’язаних та резервістів за 4 групами.
До кожної групи формують окрему справу з копіями ВОД. Копії ВОД виключених з військового обліку військовозобов’язаних до 18 травня поточного року і знятих з військового обліку з 18.05.2024 зберігають в окремій справі.
Після закінчення року справи необхідно переглянути та вилучити документи, які вже не мають практичного значення. Архівування здійснюють відповідно до строків зберігання, що визначає підприємство.

Після закінчення року слід вдатися до переформатування справ. Зокрема:

1. Вилучення копій ВОД:

звільнених з роботи;
виключених з військового обліку: непридатних до військової служби, тих, які досягли граничного віку перебування в запасі, через призов або прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
знятих з військового обліку через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).

2.Формування з копій ВОД окремої поточної справи:

виключених з в. о.: визнаних непридатними до військової служби або через призов чи прийняття на військову службу (до 18.05.2024);
знятих з в. о. через призов або прийняття на військову службу (з 18.05.2024 і пізніше).

3.Формування архівної справи: копії ВОД звільнених працівників або виключених з в. о. у зв’язку з досягненням граничного віку перебування в запасі переміщуються до архівної справи зі строком зберігання «доки є потреба».

Підприємства самостійно встановлюють строк зберігання, але не менше одного року!

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в становах і організаціях від 18.05.2015 № 1000/5 строк зберігання документів обчислюється з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи.

Архівні справи, які зберігають в структурному підрозділі, підлягають вилученню та знищенню після закінчення строку зберігання. Під час знищення оформлюють акт, що містить зведені дані про вилучення документів, не віднесених до Національного архівного фонду.

https://www.youtube.com/watch?v=D2ZQvG-Dc6Q&t=1s

Раді допомогти, звертайтесь ще!