Сканування трудових книжок: важливі кроки для нового працівника

У роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1, далі — Порядок № 11-1):

• працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;


• працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;


• страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження. Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.

Якщо Ви вирішили передати скан-копії трудових книжок, які зберігаєте на підприємстві, тоді повністю їх відскануйте з усією інформацією і передайте до ПФУ.

Працівники, працевлаштовані після 10.06.2021 зберігають свої ТК вдома, роботодавець може допомогти працівникам і відсканувати їх ТК та відправити до ПФУ, якщо працівник принесе і попросить це зробити.

У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Тобто якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо. У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10 червня 2021 року).

Відомості про звільнення потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли наприкінці кварталу буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

Але роботодавець також може наповнювати електронну трудову книжку працівників, подати відомості до ПФУ про працівника, або у вигляді хml-файлу додавши скан відповідного наказу або через конопку «Додати запис» і також додати скан-копію наказу. Третій варіант, таку інформацію подасть бухгалтерія через об’єднану бухгалтерську звітність.

Вам допоможе докладний відеокурс - https://kadroland.com/events/1105/2928

Раді допомогти, звертайтесь ще!