Чи потрібні журнали реєстрації при електронному кадровому обліку

Можете реєструвати в електронному вигляді але не рекомендується, оскільки є висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

Ураховуючи, що накази з кадрових питань належать до категорії значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію таких наказів в електронній формі не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздруковано, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Після останнього запису робиться підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів у діловодному році, який засвідчується підписом керівника кадрової служби або особи, відповідальної за ведення цього журналу (з проставлянням дати).

Ведення журналів реєстрації в електронному вигляді підприємство повинно передбачити в інструкції з діловодства .

Раді допомогти, звертайтесь ще!