Оптимізація військового обліку: заголовок справи для списків персоналу

Законодавством передбачено внесення змін до чинної номенклатури справ протягом поточного діловодного року у разі необхідності. Така необхідність може бути спричинена як нововведеннями або змінами у законодавстві, так і потребами самого підприємства. Зокрема у п. 19 гл. 1 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06 2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), зазначено:

Протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури

Відзначимо, що законодавством не передбачено внесення змін до номенклатури справ на підставі наказу керівника підприємства. Зокрема, у Правилах № 1000/5 не сформульовано алгоритм внесення змін до номенклатури, окрім поради щодо застосування резервних рядків для внесення нових справ.

Проте видання такого наказу і не заборонене. Отже, керівництво підприємства може самостійно прийняти рішення про необхідність видати наказ про внесення змін до номенклатури справ, затвердженої на 2025 рік.

Цей наказ відносимо до категорії наказів з адміністративно-господарських питань.

Якщо зміни та відповідні правки у номенклатурі справ незначні, можна обійтися без видання наказу. У такому разі достатньо у робочий примірник номенклатури справ унести виправлення олівцем або кульковою ручкою.

Враховуючи викладене, пропонуємо вибрати свій алгоритм дій.

Раді допомогти, звертайтесь ще!