Алгоритм дій кадровика для затвердження номенклатури справ

Під час розробки та затвердження номенклатури справ підприємству слід дотримуватися таких етапів:

Етап 1. Складання номенклатури справ структурних підрозділів.

Етап 2. Складання на підставі номенклатур справ структурних підрозділів зведеної номенклатури справ підприємства (п. 12 гл. І розд. IV Правил № 1000/5).

Етап 3. Підписання номенклатури справ керівником служби діловодства підприємства.

Етап 4. Візування номенклатури справ підприємства керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

Етап 5. Схвалення номенклатури справ підприємства експертною комісією (далі – ЕК).

Номенклатура справ підприємства підлягає схваленню ЕК підприємства. ЕК утворюється на підприємстві відповідно правил, установлених Порядком № 1004.

Етап 6. Погодження номенклатури підприємства з держархівом, схвалення органом вищого рівня.

Номенклатура справ підприємства підлягає погодженню з відповідним держархівом або схваленню органом вищого рівня один раз на 5 років (п. 15 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Окрім того, новостворені підприємства незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК підприємства номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії (далі – ЕПК) або ЕК відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду (далі – НАФ), відповідно до п. 14 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5.

Надалі підприємства, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають свою номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірної комісії або ЕК відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають. А підприємства, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ ЕК органу вищого рівня (за наявності). Коли ж відсутня установа вищого рівня, номенклатуру справ схвалює власна ЕК.

Етап 7. Затвердження номенклатури справ керівником підприємства.

Погоджену ЕПК відповідного держархіву номенклатуру справ затверджує керівник підприємства (п. 16 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Під час складання номенклатур справ дотримуйтесь правил, встановлених п. 13 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5.

Рекомендуємо https://kadroland.com/news/2933-do-15-listopada-slid-zatverditi-nomenklaturu-sprav-pidprijemstva та Навігатор кадровика «Ексклюзивний зразок. Номенклатура справ – 2024» Навігатор кадровика «Ексклюзивний зразок. Номенклатура справ – 2024».

Раді допомогти, звертайтесь ще!