Штрафи за ведення кадрових наказів в одному журналі: питання

Штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати.

Відповідно до п. 2 гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319), окремо реєструються: розпорядчі документи з основних питань діяльності установи; розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань; розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) відповідно до їх видів та строків зберігання.

Тож при виявленні загальної реєстрації кадрових наказів і тимчасового, і тривалого строку зберігання, інспектор може вказати на порушення в частині «інших вимог законодавства про працю», за що передбачена фінансова відповідальність у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати (наразі це 8 000 грн) відповідно до абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422).

Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація завжди має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання – «к/тр», а тимчасового – «к/тм». Тож якщо Ви вказували різні індекси, але реєстрували це в одному журналі, то можете зробити перереєстрацію (принаймні, починаючи з 2025 року). Якщо ж і буквені індекси використовували однакові, то тоді доведеться чекати закінчення 2025 року й з початку 2026 присвоювати індекси та реєструвати вже за правилами – різні індекси та у різних журналах для наказів тривалого строку зберігання та тимчасового.

Раді допомогти, звертайтесь ще!