Оцифрування трудових книжок: важливі нюанси та підводні камені

Офіційно відсканувати чи оцифрувати паперові трудові книжки треба до 10.06.2026р.

Водночас з’явився законопроєкт від 27.11.2025 №14257 «Про внесення змін до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». який пропонує продовжити строк оцифрування трудових книжок на період дії воєнного стану плюс три роки після його припинення чи скасування. Отже, якщо проєкт стане Законом, то матимемо відкриту дату оцифрування паперових трудових книжок.

Оцифрування трудових книжок.

Для початку вам потрібно провести аудит трудової книжки та виправити помилки відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юст, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text через які ПФУ може відхилити оцифрування трудових книжок.

Потім зробити сканкопії сторінок трудової книжки у відповідному форматі;

увійти до кабінету страхувальника з КЕПом на вебпорталі електронних послуг ПФУ;
обрати в розділі «Комунікації з ПФУ» підрозділ «Відомості про трудові відносини працівника»;
заповнити дані про працівника, прикріпити кольорову скан-копію трудової книжки, підписати;
натиснути «Відправити до ПФУ».

Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:

повинні бути кольорові;
назви файлів мають відповідати виду відсканованого документа;
документи, що містять більше однієї сторінки, потрібно відсканувати повністю та прикріпити одним файлом;
скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа;
формат зображення має бути Jpg або pdf;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1Мб.

Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі затверджено Постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text

Раді допомогти, звертайтесь ще!